Forstå dokumentopbevaring med QuickBooks 2011

Selv med QuickBooks rundt omkring, spekulerer bogholdere ofte på, hvor længe de skal opbevare gamle rapporter, kopier af fakturaer og andre dele af regnskabsoplysninger. Der er ikke et ensartet svar på dette, men QuickBooks kan hjælpe dig med dokumentopbevaring. Der er dog et par ting at tænke over:

• Overvej, om den anden part i en transaktion nogensinde vil have oplysningerne. For eksempel, hvis du kronisk skændes med en leverandør om, hvorvidt du har betalt en regning, giver det mening at hænge på disse leverandørregninger og eventuelle registreringer af din betaling, så længe argumentet kan fortsætte. Det betyder, at ethvert papirarbejde, der dokumenterer leverandørens regninger og betalinger, ikke nødvendigvis skal opbevares, hvis du ikke har et problem.

• Overvej krav til skatteregnskab. Ved lov (mange mennesker er ikke klar over dette), er en virksomhed forpligtet til at føre regnskabsoptegnelser for at rapportere sine overskud, tab, indkomst og fradrag til Internal Revenue Service. Det betyder, at alt, hvad du har brug for for at beregne dit overskud eller underbygge elementer i dine beregninger, skal opretholdes. Der eksisterer dog en forældelsesfrist, der typisk løber tre år fra den dato, du sidst indgav angivelsen. Det betyder, at du i de fleste tilfælde ikke behøver at opbevare papirer, der er ældre end tre år efter det afkast, det vedrører. En advarsel er på sin plads, fordi der findes et par undtagelser fra denne treårige forældelsesfrist:

  • Hvis du har været rigtig sjusket og gennem dit sjusk udeladt en bruttoindkomst på over 25 procent af, hvad dit afkast viser, svarer forældelsesfristen til seks år.

  • Hvis der ikke indgives retur, eller der indgives en svigagtig returnering, eksisterer der ingen forældelsesfrist.

• Overvej de gamle optegnelser, som du kan få brug for i fremtiden for at beregne en vare til din selvangivelse. Disse skal bevares. Hvis du for eksempel købte en fabrik for 30 år siden, skal du opbevare disse købsoptegnelser, indtil du har solgt fabrikken.

• Overvej, at der i nogle brancher findes andre regler eller regler for opbevaring af dokumenter. For eksempel, hvis du er en læge, opbevarer du dine gamle patientjournaler - og dette kan omfatte patientregnskabsoplysninger - i mere end blot tre år. Disse andre regler for opbevaring af dokumenter varierer fra branche til branche. Find ud af, hvad reglerne er for din branche.

Du vil måske overveje to gange om blot at smide økonomiske optegnelser ud. Du må gerne rive dem i stykker. Nogle store kassebutikker tilbyder makuleringstjenester i butikken til rimelige priser.