Formålet med regnskab for at arbejde med QuickBooks 2012

Den vigtigste ting at forstå om regnskab for at få mest muligt ud af dit arbejde i QuickBooks 2012 er, at det giver finansielle oplysninger til interessenter. Hver regnskabsfunktion beskrevet her udføres dygtigt af hver af versionerne af QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier og QuickBooks Enterprise.

Interessenter er de mennesker, der gør forretninger med eller interagerer med en virksomhed; de omfatter ledere, medarbejdere, investorer, banker, sælgere, offentlige myndigheder og agenturer, der kan beskatte et firma. Disse interessenters informationsbehov bestemmer, hvad et regnskabssystem skal gøre.

Informationsbehov hos ledere, investorer og iværksættere

Den første kategori af interessenter omfatter virksomhedens ledere, investorer og iværksættere. Denne gruppe har brug for finansielle oplysninger for at afgøre, om en virksomhed tjener penge. Denne gruppe ønsker også enhver information, der giver indsigt i, om en virksomhed vokser eller trækker sig sammen, og hvor sund eller syg den er.

For at opfylde sine forpligtelser og pligter har denne gruppe ofte brug for detaljerede oplysninger. For eksempel kan en leder eller iværksætter gerne vide, hvilke kunder der er særligt rentable - eller urentable. En aktiv investor ønsker måske at vide, hvilke produktlinjer der vokser eller trækker sig sammen.

Et relateret sæt af informationskrav vedrører registrering af aktiver og forpligtelser. Et aktiv er noget, som virksomheden ejer, såsom kontanter, inventar eller udstyr. En forpligtelse er en gæld eller forpligtelse, som virksomheden skylder, såsom banklån og kreditorer.

Det er klart, at en person i et firma - måske en leder, bogholder eller revisor - skal have meget detaljerede optegnelser over mængden af ​​kontanter, som virksomheden har på sine bankkonti, den beholdning, som virksomheden har på sit lager eller på sine hylder, og det udstyr, som virksomheden ejer og bruger i sin drift.

En person, der arbejder i en virksomhed, leder en virksomhed eller aktivt investerer i en virksomhed, har brug for god generel information om virksomhedens økonomiske forhold og i mange tilfælde meget detaljerede oplysninger om vigtige aktiver (såsom kontanter) og passiver (som f.eks. banklån).

Oplysningsbehov hos eksterne kreditorer

En anden kategori af interessenter omfatter eksterne firmaer, der låner penge til en virksomhed, og kreditoplysningsbureauer, der leverer oplysninger til disse långivere. For eksempel ønsker banker at vide om et firmas økonomiske forhold og økonomiske forhold, før de låner penge ud. Regnskabssystemet skal producere de økonomiske oplysninger, som en bank kræver for at kunne overveje en låneanmodning.

Hvilken information ønsker långivere? Långivere vil gerne vide, at en virksomhed er rentabel og nyder godt af et positivt cash flow. Overskud og positive pengestrømme giver en virksomhed mulighed for nemt at tilbagebetale gæld. En bank eller anden långiver ønsker også at se aktiver, der i værste fald kan likvideres for at betale et lån - og også anden gæld, der kan repræsentere et krav på virksomhedens aktiver.

Sælgere kræver typisk også finansielle oplysninger fra et firma. En sælger låner ofte penge til en virksomhed ved at forlænge handelskredit. Det, der er bemærkelsesværdigt ved dette, er, at leverandører nogle gange kræver et særligt regnskab.

For eksempel er en af ​​de kategorier af leverandører, som en virksomhed som Wiley Publishing, Inc., beskæftiger sig med, forfattere. For at betale en forfatter den royalty, som han eller hun er berettiget til, lægger Wiley en del arbejde i at beregne royalty-per-enhedsbeløb og rapporterer og overfører derefter disse beløb til forfatterne.

Andre firmaer har nogle gange lignende krav til finansiel rapportering for leverandører. Franchisetagere (såsom manden eller kvinden, der ejer og driver den lokale McDonald's) betaler et franchisegebyr baseret på indtægter. Detailhandlere kan udføre særlig regnskab og rapportering for at nyde godt af rabatter og incitamenter fra producenterne af de produkter, de sælger.

Informationsbehov hos offentlige myndigheder

Forudsigelige interessenter, der kræver finansielle oplysninger fra en virksomhed, er de føderale og statslige myndigheder med jurisdiktion over firmaet. For eksempel skal enhver virksomhed i USA rapportere om sine indtægter, udgifter og overskud, så virksomheden korrekt kan beregne indkomstskat, der skal betales til den føderale regering, og derefter betale denne skat.

Virksomheder med ansatte skal også rapportere til den føderale og delstatslige regering om løn udbetalt til disse ansatte - og betale lønskat baseret på målinger, såsom antal ansatte, løn udbetalt til ansatte og arbejdsløshedsunderstøttelse, som tidligere ansatte krævede.

At give denne form for finansiel information til offentlige myndigheder repræsenterer en nøglepligt for et firmas regnskabssystem.

Informationsbehov for generering af forretningsformularer

Ud over den finansielle rapportering beskrevet i de foregående afsnit udfører regnskabssystemer typisk en anden nøgleopgave for virksomheder: at producere virksomhedsformularer. For eksempel producerer et regnskabssystem næsten altid de checks, der er nødvendige for at betale leverandører.

Derudover udarbejder et regnskabssystem fakturaerne og løntjek. Mere sofistikerede regnskabssystemer, såsom dem, der bruges af store virksomheder, udarbejder mange andre forretningsformer, herunder indkøbsordrer, månedlige kundeudtog, kreditnotaer til kunder, salgskvitteringer og så videre.