Forbedre din pengestrøm med QuickBooks 2019

Du skal vide, hvordan du overvåger, hvad dine kunder skylder dig, og hvordan du vurderer finansieringsomkostninger. Bare rolig. Du kan spore, hvad en kunde skylder på et par måder. Den enkleste metode er nok at få vist kundecenteret ved at vælge Kunde → Kundecenter.

Vælg derefter kunden fra listen over kunder og job (som vises langs venstre kant af vinduet). QuickBooks opretter en side, der viser transaktioner for kunden. Det viser også kundens kontaktoplysninger. Denne figur viser kundecenteroplysningerne for en kunde.

Vinduet Kundecenter

Du skal også være opmærksom på, at QuickBooks tilbyder adskillige smarte debitorrapporter (A/R). Du kommer til disse rapporter ved at klikke på Rapporter-ikonet og vælge Kunder og tilgodehavender. Eller du kan vælge Rapporter → Kunder og tilgodehavender. QuickBooks viser derefter en undermenu med omkring et halvt dusin rapporter, der beskriver, hvor mange penge kunder skylder dig. Nogle rapporter organiserer for eksempel åbne fakturaer i forskellige grupper ud fra, hvor gamle fakturaerne er. (Disse rapporter kaldes aldring. ) Nogle rapporter opsummerer kun fakturaer eller betalinger. Og nogle rapporter viser hver kundes åbne eller ubetalte saldo.

Du kan udskrive en erklæring, der skal sendes til en kunde ved at vælge Kunder→Opret kontoudtog. Brug dialogboksen Opret opgørelser til at beskrive, hvilke kunder du vil udskrive opgørelser for, og de datointervaller, du ønsker, at opgørelserne skal vise; klik derefter på Udskriv eller E-mail for at udskrive eller e-maile opgørelserne. Erklæringer er praktiske måder at minde glemsomme kunder eller klienter om forfaldne beløb. I øvrigt behøver du ikke sende opgørelser til alle for hver måned. I min CPA-praksis udsender jeg opgørelser et par gange om året til kunder med forfaldne konti. Denne venlige påmindelse producerer altid en håndfuld hurtige betalinger og akavede undskyldninger.

Sådan vurderes finansieringsomkostninger i QuickBooks 2019

QuickBooks vurderer finansieringsgebyrer på ubetalte åbne fakturaer uden at tage hensyn til eventuelle uanvendte betalinger. Derfor skal du sørge for, at du anvender alle betalinger og kreditnotaer på åbne fakturaer, før du vurderer finansieringsomkostninger.

Følg disse trin for at vurdere finansieringsomkostninger:

1. Vælg Rediger → Præferencer, klik på ikonet Finance Charge på listen til venstre, og klik derefter på fanen Firmapræferencer.

For at kunne vurdere finansieringsomkostninger skal du først oprette dem.

Det er kun QuickBooks-administratoren, der kan ændre indstillingerne for virksomhedens økonomigebyr, og han eller hun kan kun gøre det i enkeltbrugertilstand.

QuickBooks viser dialogboksen Præferencer, som vist. (Hvis du har vurderet finansieringsgebyrer før, viser QuickBooks vinduet Vurder finansieringsgebyrer. Du kan vise dialogboksen Præferencer og kontrollere eller redigere dine indstillinger for finansieringsgebyrer ved at klikke på knappen Indstillinger i vinduet Vurder finansgebyrer.)

Dialogboksen Præferencer for finansieringsomkostninger

2. Indtast den årlige rente, som du vil bruge til at beregne finansieringsomkostninger.

Flyt markøren til tekstboksen Årlig rentesats (%), og indtast den årlige rentesats.

3. (Valgfrit) Indtast minimumsfinansieringsomkostningen, hvis der findes en.

Flyt markøren til tekstboksen Minimumsfinansieringsgebyr, og indtast minimumsafgiften. Hvis du altid opkræver mindst 25 USD på en forfalden faktura, for eksempel, skal du indtaste 25.

4. Indtast antallet af nådedage, du giver.

Nådens dage. Det lyder lidt som en kunstnerisk film eller seriøs roman, ikke? Dybest set er dette tal, hvor mange dages slaphed du er villig til at skære folk ned. Hvis du indtaster 30 i tekstfeltet Henstandsperiode (dage), begynder QuickBooks ikke at vurdere finansieringsomkostninger før 30 dage efter, at fakturaen er forfalden.

5. Angiv, hvilken konto du vil bruge til at spore finansieringsomkostningerne.

Aktiver rullemenuen Finance Charge Account, og vælg en indkomst- eller anden indkomstkonto.

6. Angiv, om du vil opkræve finansieringsgebyrer på finansieringsgebyrer.

Giver denne udtalelse mening? Hvis du opkræver en finansiel afgift fra nogen, og han eller hun ikke betaler finansieringsafgiften, forfalder afgiften i sidste ende også. Så hvad gør du så næste gang du vurderer finansieringsomkostninger? Beregner du et finansieringsgebyr på finansieringsafgiften? Hvis du ønsker at gøre dette - og hvis statslige og lokale love tillader dig det - skal du markere afkrydsningsfeltet Vurder finansieringsgebyrer på forfaldne finansieringsgebyrer.

7. Fortæl QuickBooks, om det skal beregne finansieringsomkostninger fra forfaldsdatoen eller fakturadatoen.

Vælg enten indstillingsknappen Forfaldsdato eller Faktura/Faktureringsdato. Som du måske kan gætte, beregner du større finansieringsomkostninger, hvis du begynder at påløbe renter på fakturadatoen.

8. Fortæl QuickBooks, om det skal udskrive finansomkostningsfakturaer.

Marker afkrydsningsfeltet med titlen Marker finansgebyrfakturaer "Skal udskrives", hvis du ønsker at udskrive fakturaer senere for de finansieringsgebyrer, du beregner.

9. Klik på OK.

Når du har brugt dialogboksen Præferencer til at fortælle QuickBooks, hvordan finansieringsomkostningerne skal beregnes, skal du klikke på OK.

10. Vælg Kunder → Vurder finansieringsgebyrer, eller klik på ikonet Finansgebyrer på startskærmen.

Vinduet Vurder finansieringsgebyrer vises som vist. Dette vindue viser alle de finansielle omkostninger, som QuickBooks har beregnet, organiseret efter kunde.

Vinduet Vurder finansomkostninger

11. Indtast datoen for vurdering af finansieringsafgiften.

Flyt markøren til tekstboksen Vurderingsdato, og indtast datoen, hvor du vurderer finansieringsomkostningerne, som jeg er villig til at vædde på er den aktuelle dato. (Denne dato er også den fakturadato, der vil blive brugt i finans-debiteringsfakturaerne, hvis du opretter dem.)

12. Bekræft, hvilke kunder du ønsker skal vurderes finansieringsomkostninger.

QuickBooks markerer i første omgang alle finansieringsomkostninger, hvilket betyder, at den opretter en ny faktura for hver finansieringsafgift. (QuickBooks markerer finansieringsgebyrer med et lille flueben.) Hvis du vil fjerne markeringen af ​​(eller senere markere) en finansieringsafgift, skal du klikke på den. For at fjerne markeringen af ​​alle debiteringer skal du klikke på knappen Fjern markering af alle. For at markere alle debiteringerne skal du klikke på knappen Marker alle.

Du kan lave en opkrævningsrapport for enhver af de kunder eller job, der er angivet i vinduet Vurder finansomkostninger, ved at vælge kundenavnet og derefter klikke på knappen Opkrævningshistorik.

13. Klik på knappen Vurder gebyrer.

Når vinduet Vurder finansieringsgebyrer korrekt beskriver de finansieringsgebyrer, du vil vurdere, skal du klikke på Vurder gebyrer. Du er færdig med beregningerne og vurderingerne af finansieringsafgiften.

Sådan håndterer du indskud i QuickBooks

Mens jeg handler om at forbedre dit cash flow, så lad mig kort nævne en anden kraftfuld cashflow-teknik – og diskutere den bogføring, der kræves til denne teknik.

En nem måde at forbedre dit likviditetsflow på er at acceptere eller kræve indskud eller tilbagebetalinger fra kunder eller kunder, før du udfører det faktiske arbejde. Med andre ord, før du begynder at arbejde eller bestiller lagerbeholdning eller gør hvad der er det første skridt i din virksomhed for at gennemføre et salg, indsamler du kolde, hårde kontanter.

Desværre skaber disse kundeindskud, som de hedder, lidt bogføringsbesvær. Spørgsmålet bliver dybest set, hvordan registrerer du en check eller kontantindbetaling for ting, som du endnu ikke har gjort eller solgt? Du har to grundlæggende muligheder:

• Den nemme måde: Du kan registrere en salgskvittering for tjenesten eller produktet. På denne måde tæller du de kontanter, der kommer ind i din virksomhed, og du genkender omsætningen. Bemærk også, at hvis depositummet ikke kan refunderes - og af hensyn til likviditeten, bør depositummet være ikke-refunderbart - skal du tælle indtægten, når du modtager depositum, hvis du er en skatteyder på kontantbasis. (Du er sandsynligvis en skatteyder på kontantbasis, men spørg din skatterådgiver, hvis du ikke er sikker.)
• Den præcise måde: Du kan genkende indbetalingen som en ny forpligtelse. Det gør du ved at oprette en journalpostering, der registrerer stigningen på din kassekonto, og som registrerer stigningen på din Kundeindskud løbende passivkonto. Hvis depositummet kan refunderes, og du er en skatteyder på kontantbasis, eller hvis du er en skatteyder på basis af periodisering, bør du sandsynligvis bruge denne metode. Når dit salg er gennemført og senere faktureret, skal du bruge posten Kundeindskud som et minusbeløb på salgsfakturaen til at flytte beløbet fra passivkontoen og overføre det til den forfaldne fakturasaldo.