Etablering af regler i QuickBooks Online for at acceptere transaktioner

QuickBooks Online forsøger at lære dine vaner at kende, mens du gennemgår downloadede transaktioner; du kan hjælpe processen ved at etablere regler, som QBO skal følge. Når du opsætter regler, fremskynder du gennemgangsprocessen, fordi du effektivt fortæller QBO på forhånd, hvordan man behandler visse typer transaktioner.

Hvordan regler fungerer

Antag for eksempel, at du køber gas til erhvervsbiler fra Shell-tankstationer, og du altid betaler med et kreditkort, du har tilsluttet til en finansiel institution i QBO. Faktisk ønsker du at kategorisere alle transaktioner på Shell-stationer til din brændstofudgiftskonto.

Du kan manuelt tildele kategorien til en af ​​disse transaktioner og vente på, at QBO "lærer" din præference, eller du kan opsætte en regel, som QBO skal følge. Når du opretter en regel, angiver du oplysninger såsom konti og typer af transaktioner (penge ind eller penge ud), som reglen skal gælde for.

Du kan oprette en regel, der påvirker alle konti, eller en regel, der påvirker specifikke konti.

Du identificerer derefter kriterier, som individuelle transaktioner skal opfylde, før QBO handler på transaktionerne. Til sidst angiver du de oplysninger, QBO skal tildele til transaktioner, der opfylder kriterierne. For eksempel kan du angive en transaktionstype og en kategori.

De regler, du opstiller, kan fungere på en af ​​to måder:

• QBO kan bruge din regel til at foreslå ændringer til downloadede transaktioner, som du derefter gennemgår og godkender. Eller
• Du kan vælge at få QBO til automatisk at anvende reglen på alle transaktioner, som den bestemmer matcher reglens betingelser og tilføje disse transaktioner til QBO.

Når du bruger den første tilgang, identificerer QBO på fanen Til gennemgang på siden Bank og kreditkort transaktioner, som den finder og forventer at anvende en regel for. Du kan identificere disse transaktioner, fordi de i kolonnen Kategori eller Match viser et regelikon.

QBO bruger forskellige ikoner til at identificere transaktioner, der matches af regler, men som endnu ikke er tilføjet til din virksomhed, og transaktioner tilføjet automatisk af regler.

Den anden tilgang kan virke risikabel, men det er den i virkeligheden ikke. Selvom QBO automatisk anvender reglen, kan du stadig foretage ændringer i transaktioner, som QBO automatisk accepterer.

Oprettelse af en regel

Du opsætter begge typer regel - den, der foreslår ændringer, og du skal gennemgå dem, og den, der automatisk tilføjer transaktioner baseret på en regel - ved at bruge de samme trin. Der er kun et trin, hvor du gør tingene anderledes.

Vælg Transaktioner → Bank.

Siden Bank og kreditkort vises.

I højre side af siden skal du klikke på pil ned ved siden af ​​knappen Opdater og vælge Administrer regler.

QBO viser siden Regler.

Klik på knappen Ny regel i øverste højre hjørne af siden Regler.

QBO viser dialogboksen Regel.

Tildel reglen et navn - et, der vil være meningsfuldt for dig.

Identificer, om reglen gælder for penge, der kommer ind i QBO, eller penge, der flyder ud af QuickBooks, og vælg de konti, som du ønsker, at reglen skal gælde for.

Brug afsnittet "Når en transaktion opfylder" til at angive kriterier, som QBO skal bruge, når de undersøger downloadede transaktioner for at afgøre, om reglen skal anvendes på dem.

Du kan indstille flere kriterier ved at bruge knappen Tilføj linje, og du kan angive, at en transaktion skal opfylde alle eller nogle af kriterierne. At angive "alle" er mere stringent, og QBO er mere selektiv med hensyn til at anvende reglen.

Den første liste i sektionen giver dig mulighed for at angive, om QBO skal sammenligne transaktionsbeskrivelsen, bankteksten eller transaktionsbeløbet med en betingelse, du har angivet. For de spørgende sind derude, henviser Beskrivelse (transaktionsbeskrivelsen) til teksten, der vises i kolonnen Beskrivelse på siden Bank og kreditkort. Banktekstmuligheden refererer til den bankdetaljebeskrivelse, som banken downloader; du kan se beskrivelsen af ​​bankdetaljerne, hvis du klikker på en downloadet transaktion. Beskrivelsen af ​​bankdetaljerne vises nederst til venstre for de transaktioner, der redigeres.

Nederst i dialogboksen Regel skal du angive de oplysninger, du ønsker, at QBO skal anvende på transaktioner, der opfylder reglens kriterier. Du kan vælge en eller flere af følgende:

• Vælg den transaktionstype, QBO skal tildele til transaktionen.
• Vælg betalingsmodtager og en eller flere kategorier, der skal anvendes på transaktioner, der opfylder reglens betingelser.
• Tilføj eventuelt et notat til hver transaktion, der opfylder reglens betingelser.
• Marker afkrydsningsfeltet Tilføj automatisk til mine bøger, hvis du ønsker, at QBO automatisk skal tilføje transaktioner, der opfylder reglens betingelser, til din virksomhed.

  Dette er det "anderledes" trin, end du finder i introduktionen til disse trin. Hvis du markerer dette felt, behøver du ikke at godkende transaktioner, som QBO anvender denne regel på. Men du kan altid foretage ændringer i automatisk tilføjede transaktioner.

Klik på Gem.

Når du har oprettet en regel, kan du bruge kolonnen Handlinger på siden Regler til at kopiere den (så du ikke behøver at oprette lignende regler fra bunden) og til at slette regler, du ikke længere ønsker. Og hvis du har brug for at redigere en regel, skal du klikke på knappen Rediger i kolonnen Handlinger for at genåbne dialogboksen Regel og foretage ændringer.

Revisorer, du kan hjælpe dine kunder og spare lidt tid, hvis du eksporterer og importerer regler mellem QBO-virksomheder.