Et par ord om, hvordan QuickBooks 2012 fungerer

QuickBooks 2012 laver de fleste journalposter for dig. For eksempel, når du bruger QuickBooks til at registrere en check på $1.000, der betaler Acme Supplies for nogle papirprodukter, du har købt, debiterer QuickBooks automatisk forbrugsudgifter (så længe du angiver, at checken er for forsyninger) og krediterer derefter kontanter.

På samme måde, når du producerer en faktura, der registrerer et salg, laver QuickBooks disse journalposter for dig. For eksempel, hvis du solgte 13.000 USD af hotdogs og boller, og disse hotdogs og boller faktisk koster dig 3.000 USD, debiterer QuickBooks kontanter for 13.000 USD, krediterer salgsindtægter for 13.000 USD, debiterer omkostninger for varer solgt for 3.000 USD og krediterer lagerbeholdning for 3.000 USD.

Med andre ord, for de fleste af dine rutinetransaktioner håndterer QuickBooks journalposterne for dig bag kulisserne.

Det betyder dog ikke, at du altid kan undgå at arbejde med journalposter. Enhver transaktion, der ikke kan håndteres gennem en standard QuickBooks-formular - såsom fakturaformularen eller skrivekontrolformularen - skal registreres ved hjælp af en journalpost.

For eksempel, hvis du køber et anlægsaktiv ved at skrive en check, bliver købet af anlægsaktivet registreret automatisk af QuickBooks. Dog skal afskrivningen, der vil blive brugt til at udgiftsføre aktivet over dets estimerede økonomiske levetid, registreres med journalposteringer, som du selv konstruerer og indtaster på en anden måde.

Et andet virkelig vigtigt punkt: Prøvebalanceoplysningerne giver de rådata, du har brug for til at udarbejde dit regnskab. Du behøver faktisk ikke tage denne form for rådata og udarbejde dit regnskab. Forudsigeligt opbygger QuickBooks nemt, hurtigt og ubesværet dit regnskab ved at bruge disse oplysninger om prøvebalancen.

QuickBooks opretter automatisk de fleste journalposter for dig, opbygger en prøvebalance ved at bruge journaloplysninger og - når du bliver spurgt - producerer regnskaber. Det meste af arbejdet med dobbelt bogholderi foregår altså bag kulisserne. Du bekymrer dig ikke om mange journalposter på daglig basis.

Og hvis du ikke nogensinde vil se en prøvebalance, behøver du ikke. Faktisk, hvis du bare bruger QuickBooks til at producere fakturaer og til at skrive checks, der betaler regningerne, bliver næsten al den information, du har brug for til at udarbejde dit regnskab, indsamlet automatisk. Så det er virkelig pænt.

Det er dog ikke alle de oplysninger, der er nødvendige for at producere gode, nøjagtige regnskaber, der bliver indsamlet automatisk. Du vil støde på en håndfuld vigtige sager, som bør håndteres på et særligt grundlag gennem journalposter, som enten du eller din CPA konstruerer og indtaster.