Elektronisk fakturering i Sage Timeslips

Nogle virksomheder - primært advokater, der arbejder med forsikringsselskaber - skal indsende elektroniske regninger til revisionsfirmaer for udførte ydelser. Ved at bruge Sage Timeslips Electronic Billing-tilføjelsen, som understøtter en række elektroniske faktureringsformater, der bruges af de fleste af de store revisionsfirmaer, kan du spore din tid, forberede en regning i det korrekte elektroniske format og derefter eksportere den til revisionen firma.

Besøg Sage Timeslips hjemmeside for at læse om de elektroniske fakturaleveringsformater, som Timeslips kan understøtte.

Opsætning af elektronisk fakturering

For at bruge Sage Timeslips Electronic Billing-tilføjelsen skal du konfigurere den ved at følge instruktionerne, der følger med tilføjelsen. Så kan du fremstille regninger i det rigtige format til det revisionsfirma, du arbejder med. Husk, at hvert revisionsfirma har unikke indstillinger og filformater.

Derudover skal du identificere de kunder, som du bruger elektronisk levering til. Begynd med at vælge Navne→ Kundeoplysninger. I vinduet Client List, der vises, skal du dobbeltklikke på en klient, som elektronisk levering gælder for. Klik derefter på fanen Arrangement 2 i vinduet med klientoplysninger, og indstil feltet Elektronisk levering til det relevante revisionsfirma.

I de fleste tilfælde skal du også tilføje brugerdefinerede felter og tildele dem til de kunder, der bruger modtagerfirmaet.

Tilføjelsen elektronisk fakturering sparer dig tid og giver dig mulighed for at tilføje foruddefinerede sæt tilpassede felter, der er knyttet til specifikke revisionsfirmaer.

For nogle revisionsfirmaer skal du bruge American Bar Association (ABA) Task Litigation Code sæt eller Uniform Task-Based Management System til at identificere opgaver, udgifter og referencer. Hvis du har oprettet din Timeslips-database ved hjælp af databasestilen Legal with ABA Litigation Codes, findes disse koder allerede i din database. Hvis du brugte en anden skabelon til at oprette din Timeslips-database, skal du indtaste koderne for opgaver, udgifter og referencer i feltet Kaldenavn 2 for opgaven, udgiften og referencekaldenavnet, og bruge Kaldenavn 1-feltet til at indtaste en beskrivende navn, som du nemt kan genkende, når du opretter slips.

I American Bar Association Task Litigation Code-sæt og Uniform Task-Based Management System begynder koder med bogstaverne A, E eller L. Tildel koder, der starter med A til opgaver, koder, der starter med E til udgifter, og koder, der start med L til referencer.

Undersøgelse af den elektroniske faktureringsproces

Processen for elektronisk regningslevering i Sage Timeslips ligner processen for generering af andre regninger. Du placerer stadig dine regninger i bevisstadiet i første omgang, og gennemgår dem derefter og foretager ændringer. Men når du er klar til at sende regningerne, eksporterer du dem og sender filerne til et revisionsfirma til gennemgang.

Fra bunden af ​​menuen Regninger skal du vælge den relevante elektroniske fakturalevering eller revisionsfirma og derefter klikke på Eksporter. Timeslips beder dig om en mappe, hvor du kan gemme de eksporterede regninger. Når eksporten er afsluttet, kan du sende regningerne til revisionsfirmaet.

I de fleste tilfælde, når eksporten er afsluttet, flytter Sage Timeslips regningerne fra bevisstadiet til revisionsstadiet. For nogle revisionsfirmaer godkender Timeslips dog regningerne.

Timeslips behandler regninger i revisionsfasen på samme måde som den behandler regninger i bevisstadiet: Timeslips låser regningerne, mens revisionsfirmaet gennemgår dem. Når firmaet kontakter dig med deres vurdering, godkender du de regninger, der ikke kræver ændringer, og du sletter regninger, der kræver ændringer fra revisionsstadiet ved at bruge vinduet Bill Stages (vælg Regninger→Godkend eller Ryd reviderede regninger→Godkend eller Ryd regninger) og foretage de nødvendige ændringer. Så udskriver du regningerne igen og gentager processen.

Hvis Timeslips godkender de regninger, du sender til revisionsfirmaet, og revisionsfirmaet kræver ændringer, kan du slette udvalgte regninger fra fanen Undoable i vinduet Bill Stages, redigere dem, udskrive dem igen og gentage print- og elektronisk leveringsprocessen.

Det er muligt, at et revisionsfirma ikke vurderer din regning, før du er klar til at indsende en anden. I dette tilfælde skal du godkende den regning, du allerede har indsendt, og, hvis revisionsfirmaet kræver ændringer af den, prøv at fortryde den. Hvis du ikke kan fortryde regningen, skal du indtaste en kredittransaktion for debitorer for den oprindelige faktura, genindtaste de data, der stod på regningen, og generere en ny regning, der skal sendes til revisionsfirmaet.

Opdeling af elektroniske regninger

Hvis du bruger funktionen Split Bills i Timeslips, som giver dig mulighed for at etablere regler for at fordele eller opdele gebyrerne på en regning blandt tidtagere, skal du være opmærksom på, at forskellige revisionsfirmaer håndterer split fakturering på forskellige måder. Nogle tillader det, men ignorerer det, andre tillader det og bruger det, og atter andre støtter det ikke.