Dokumentopbevaring i QuickBooks

Hvor længe skal du opbevare gamle rapporter, kopier af fakturaer og andre dele af regnskabsoplysninger? Desværre er der ikke et entydigt svar på disse spørgsmål. Her er dog nogle ting at tænke over:

• Overvej, om den anden part i en transaktion nogensinde vil have oplysningerne. For eksempel, hvis du kronisk skændes med en leverandør om, hvorvidt du har betalt en regning, giver det mening at hænge på disse leverandørregninger og eventuelle registreringer af din betaling, så længe argumentet kan fortsætte.

  Det betyder, at ethvert papirarbejde, der dokumenterer leverandørens regninger og betalinger, ikke nødvendigvis skal opbevares, hvis du ikke har et problem.

• Overvej skatteregnskabskrav. Ved lov (mange mennesker er ikke klar over dette), er en virksomhed forpligtet til at føre regnskabsoptegnelser for at rapportere sine overskud, tab, indkomst og fradrag til Internal Revenue Service. Det betyder, at alt, hvad du har brug for for at beregne dit overskud eller underbygge elementer i dine beregninger, skal opretholdes.

  Der eksisterer dog en forældelsesfrist, der typisk løber tre år fra den dato, du sidst indgav angivelsen. Det betyder, at du i de fleste tilfælde ikke behøver at opbevare papirer, der er ældre end tre år efter det afkast, det vedrører. Med andre ord, hvis du har data fra år 2009, og du indgav selvangivelsen for år 2009 den 15. marts 2010 senest den 16. marts 2013, skulle du (i de fleste tilfælde) ikke have behov for at beholde alt det gamle papirarbejde.

  Forældelsesfristen tilsiger, at du skal kunne kassere de gamle ting. En advarsel er på sin plads, fordi der findes en håndfuld undtagelser fra denne treårige forældelsesfrist:

  • Hvis du har været rigtig sjusket og gennem dit sjusk udeladt en bruttoindkomst på over 25 procent af, hvad dit afkast viser, svarer forældelsesfristen til seks år.

  • Hvis der ikke indgives retur, eller der indgives en svigagtig returnering, eksisterer der ingen forældelsesfrist.

  • Stater uden indkomstskat (som staten Washington) bruger et andet sæt regler og kan bruge en længere forældelsesfrist. Staten Washington siger for eksempel, at forældelsesfristen løber fire år, ikke tre.

• Overvej de gamle optegnelser, som du kan få brug for i fremtiden for at beregne en vare til din selvangivelse. Disse optegnelser skal opbevares. For eksempel, hvis du købte en fabrik for 30 år siden, skal du opbevare disse købsoptegnelser indtil 3 (eller 6) år efter, du har solgt fabrikken.

• Overvej, at der i nogle brancher findes andre regler eller regler for opbevaring af dokumenter. For eksempel, hvis du er en læge, opbevarer du dine gamle patientjournaler - og dette kan omfatte patientregnskabsoplysninger - i mere end blot tre år. Disse andre regler for opbevaring af dokumenter varierer fra branche til branche. Find ud af, hvad reglerne er for din branche.

• Overvej risikoen ved at opbevare fortrolige oplysninger for længe. Til sidst, selvom du måske overvejer alle de foregående punkter og konkluderer, at du bør opbevare dine økonomiske optegnelser i evighed, skal du være opmærksom på, at denne tilgang også skaber risici. Jo mere økonomisk dokumentation du arkiverer, jo lettere kan det i nogle tilfælde være for disse oplysninger at blive væk eller stjålet.

  Du ønsker for eksempel ikke at beholde så mange års data, at du er nødt til at leje et lager i en dårlig del af byen bare for at opbevare tingene.

Sammenfattende, hvordan forstår du disse vage forslag? Kom med et groft gæt på, hvor længe du synes, du skal hænge på tingene.

Hvis du ikke laver noget kriminelt, svigagtigt eller sjusket, så smid alt, der er over fem år gammelt. Opdel dokumenter, du kan smide ud efter år i kasser. Mærk kasserne med årstal. Mærk også kasserne med en seddel som "Smid i 2016", bare så du ved, hvornår du kan smide de ting ud.

Du vil måske overveje to gange om blot at smide økonomiske optegnelser ud. Må ikke smide dine personlige optegnelser eller, naturligvis, enhver klient optegnelser: makulere dokumenterne først.

Nogle store kassebutikker tilbyder i øvrigt makuleringstjenester i butikken til rimelige priser.