Brug af revisionsspor i QuickBooks

Hvis du beslutter dig for at give flere brugere adgang til QuickBooks datafil, vil du måske slå QuickBooks Audit Trail-funktionen til. Audit Trail-funktionen giver dig mulighed for at holde styr på, hvem der foretager hvilke ændringer i QuickBooks datafil. Hvis du har mere end én person, der ændrer oplysningerne i QuickBooks - med andre ord, du har flere brugere, der arbejder med QuickBooks-datafilen - skal du markere afkrydsningsfeltet Brug revisionsspor. Vær opmærksom på, at brug af Audit Trail bremser QuickBooks en smule. For denne forringelse af ydeevnen får du dog en permanent registrering af, hvem der gør hvad i QuickBooks.

Hvis du arkiverer en virksomhedsfil og angiver, at virksomhedsfilen skal komprimeres, rydder QuickBooks revisionssporet før datoen for "fjernede lukkede transaktioner på eller før". Med andre ord, i den periode, hvor QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaktioner, fjerner det også revisionssporet for disse transaktioner.

Følg disse trin for at aktivere QuickBooks Audit Trail-funktionen:

1. Vælg kommandoen Indstillinger i menuen Rediger.

QuickBooks viser dialogboksen Præferencer.

2. Angiv, at du ønsker at ændre en regnskabspræference for firmadatafilen.

For at angive, at du vil bruge regnskabspræferencerne, skal du bruge ikonlinjen ved venstre kant af dialogboksen Præferencer til at vælge det regnskabsmæssige sæt præferencer. (Ikonet Regnskabspræferencer vises helt øverst på listen.) Når du har gjort dette, skal du klikke på fanen Firmapræferencer.

3. Angiv, at du vil bruge et revisionsspor.

For at fortælle QuickBooks, at du vil bruge et revisionsspor, skal du markere afkrydsningsfeltet Use Audit Trail og klikke på OK. Fra det tidspunkt og frem holder QuickBooks en fortegnelse over, hvilke brugere der foretager ændringer i dit regnskab.

For at lave en revisionsspor-rapport skal du blot vælge kommandoen Bogholder og skatter i menuen Rapporter og derefter vælge kommandoen Revisionsspor i undermenuen.