Brug af QuickBooks til at administrere lager i en produktionsvirksomhed

Det er vanskeligere at spore lagerbeholdninger i en produktionsvirksomhed end i andre typer virksomheder. Når du koger alt ned til dets essens i QuickBooks, stammer problemet fra et par vanskelige regnskabskrav:

• I et produktionsmiljø kombinerer producenten råvareemner til færdigvarer. Det betyder - og det er den udfordrende del - at fremstillingsprocessen reducerer lagerantallet og værdien for nogle varer (råvarerne eller komponenterne) og samtidig øger antallet og værdien af ​​de andre færdigvarer.
• I et produktionsmiljø siger reglerne, at man ikke kun tæller værdien af ​​varer med i lagerværdierne for færdigvarer. Du tæller også omkostningerne til arbejdskraft og fabriksomkostninger, der bruges til at fremstille varerne.

QuickBooks løser det første problem relateret til fremstilling af lagerbeholdning, men det løser eller løser ikke det andet problem. Heldigvis, så længe du er en lille producent, behøver du sandsynligvis ikke bekymre dig for meget om det andet problem. Du bør spørge din CPA om dette. Men bare rolig - Kongressen og Internal Revenue Service har sørget for en masse smuthuller, der gør regnskabet lettere for de små fyre.

Håndtering af fremstillet inventar på den enkle måde

Hvis du bruger QuickBooks Pro eller nogle tidligere versioner af QuickBooks Premier, har du ikke mulighed for at redegøre for fremstillingen af ​​inventar i QuickBooks. Det bedste du kan gøre er at gruppere varer for at kombinere dem til individuelle varer i en kundes faktura.

Denne tilgang lyder sjusket, men den er ikke helt så slem, som du måske tror ved første rødme. Du kan vælge kun at vise gruppevaren på en kundefaktura. Det betyder - for at vende tilbage til eksemplet med blomsterhandleren, der sælger røde roser og vaser - at blomsterhandleren kan "fremstille" en krystalvase med et dusin røde roser og derefter vise den fremstillede vare som en gruppevare på kundens faktura.

Den ene ting, der er problematisk ved "brug bare en gruppevare"-tilgangen, er, at den ikke giver dig mulighed for at spore de færdige varers lagerværdier.

Udførelse af lagerregnskab i QuickBooks

For at tage højde for fremstillingen af ​​inventar i QuickBooks Premier eller QuickBooks Enterprise Solutions, tilføjer du lagersamlingsartikler til varelisten for de varer, du fremstiller. Du registrerer også fremstillingen af ​​genstande, mens du … ja, fremstiller dem.

Antag, at Pine Lake Porcelain for det meste bare køber og videresælger kaffekrus og andre porcelænsdoodads. Men antag også, at Pine Lake Porcelain en gang om året samler en samling røde kaffekrus til et gavesæt til St. Valentinsdag i æske. I dette tilfælde kan QuickBooks optage samlingen af ​​et gavesæt i æske, der f.eks. kombinerer fire røde kaffekrus, en papæske og noget silkepapir.

Tilføjelse af lagersamlingsartikler

Følg disse trin for at beskrive fremstillede varer:

Vælg Lister → Vareliste.\

QuickBooks viser vinduet med vareliste.

Klik på knappen Vare i vinduet Vareliste, og vælg Ny fra rullelisten.

QuickBooks viser vinduet Nyt element.

Vælg elementet Inventory Assembly fra rullelisten Type.

QuickBooks viser Inventory Assembly-versionen af ​​vinduet New Item.

Angiv den konto, der skal bruges til at spore denne vares omkostninger, når du sælger den.

QuickBooks foreslår Cost of Goods-kontoen. Hvis du har oprettet andre konti til dine COGS, skal du dog vælge den anden relevante konto.

Beskriv den fremstillede vare.

Indtast en beskrivelse af den vare, du ønsker skal vises i dokumenter, som dine kunder ser, såsom fakturaer. (QuickBooks foreslår den samme beskrivelse, som du brugte i tekstboksen Beskrivelse ved købstransaktioner som standard).

Indtast det beløb, du opkræver for varen, i feltet Salgspris.

Angiv, om den fremstillede vare er momspligtig ved at bruge rullelisten Tax Code.

Brug rullelisten Indkomstkonto til at angive den konto, du ønsker, at QuickBooks skal bruge til at spore indkomsten fra salget af varen.

Identificer de komponenter, der indgår i det færdige emne.

Brug styklisten til at identificere de individuelle komponentelementer og de nødvendige mængder til at lave lagersamlingen. Hvert komponentelement går på en separat linje i listen. Ikke for at være for overflødig, men bemærk, at du identificerer både komponentelementet og antallet af nødvendige komponentelementer.

Identificer aktivkontoen.

Angiv den anden aktuelle aktivkonto, som du ønsker, at QuickBooks skal bruge til at spore denne beholdningsvares værdi.

Vælg et byggepunkt.

Brug Build Point-boksene til at angive den laveste lagermængde af denne vare, der kan være tilbage, før du fremstiller mere. Når lagerniveauet falder til denne mængde, tilføjer QuickBooks en påmindelse til påmindelseslisten, der giver dig besked om, at du skal gøre mere ud af varen.

Ignorer felterne On Hand og Total Value.

Kan du se den On Hand-kasse? Lad den stå på nul. At indtaste et nummer nu er at registrere en ukategoriseret transaktion, og det ønsker du ikke at gøre. Fortsæt og lad også feltet Samlet værdi stå på nul.

Lad feltet Som Af være tomt, eller indtast den aktuelle dato.

Det er lige meget.

Inventory Assembly-versionen af ​​vinduet Ny vare.

Registrering af fremstilling eller samling af emner

For at bygge en samling skal du vælge kommandoen Leverandører → Lageraktiviteter → Byg samlinger. QuickBooks viser vinduet Byg samlinger. Alt du skal gøre er at vælge den ting, du vil bygge, fra rullelisten Monteringselement og derefter indtaste den mængde, som du (eller en ulykkelig kollega) har bygget i boksen Antal, der skal bygges i nederste højre hjørne. Derefter klikker du enten på Byg & Luk eller Byg & Ny. (Klik på knappen Byg og ny, hvis du vil optage samlingen af ​​nogle andre elementer.)

Build Assemblies-versionen af ​​vinduet New Item.

Her er nogle ting, du skal huske om kommandoen Build Assemblys:

• I øverste højre hjørne af vinduet viser QuickBooks mængden af ​​samlingen, du har ved hånden, og antallet af kunder, der har afgivet ordrer. Det er ret nyttig information at have, så husk at den er der.
• En tabel i vinduet Byg samlinger viser dig, hvad der går ind i dit produkt. Ikke at du er ligeglad, men dette er en stykliste.
• Nederst på styklisten viser QuickBooks dig det maksimale antal samlinger, du kan lave, givet din nuværende lagerbeholdning.
• Når du bygger en vare, justerer QuickBooks antallet af varebeholdninger. Hvis du laver gavesæt i æske, hver med fire røde krus og to indpakningsservietter, reducerer QuickBooks vareantallet af røde krus og indpakningsservietter og øger antallet af varer i gavesættene i æske, når du optager bygningen af ​​samlingen.

Nogle af de komponenter, der bruges i en samling, er muligvis ikke lagervarer. Du kan bruge ikke-inventardele i en samling.

Håndtering af flere lagersteder

QuickBooks Enterprise Solutions giver dig mulighed for at håndtere journalføringsudfordringen med at opbevare inventar flere steder. For at aktivere denne funktion, kaldet Avanceret beholdningssporing, skal du vælge kommandoen Rediger → Indstillinger, klikke på Varer og beholdning, klikke på fanen Firmaindstillinger og derefter klikke på knappen Avancerede beholdningsindstillinger.

Hvis du bruger Enterprise Solutions-versionen af ​​QuickBooks, viser QuickBooks dialogbokse, der giver dig mulighed for at opbygge en liste over lagerwebsteder og tilføjer også felter til passende vinduer og dialogbokse, så du kan spore lagerelementer efter websted. Hvis du ikke bruger Enterprise Solutions-versionen af ​​QuickBooks, viser QuickBooks oplysninger om, hvordan du kan opgradere til Enterprise Solutions.