Brug af periodiske lagersystemer i QuickBooks 2017

Du kan bruge en simpel tilgang til lagerregnskab med QuickBooks 2017. I stedet for at holde styr på individuelle lagervarer ved at bruge et evigt lagersystem — hvilket simpelthen betyder, at du sporer hver vare, når den flytter ind i din virksomhed og ud i en kundes bil eller minivan — du kan bruge et simpelt periodisk system. Du skal vide, hvordan et periodisk lagersystem fungerer i QuickBooks. Det er også godt at vide, hvad der er dårligt, og hvad der er godt ved at bruge et periodisk lagersystem.

Sådan fungerer periodiske lagersystemer i QuickBooks

Hvis du bruger et periodisk beholdningssystem, opretter du en konto af typen Andet omsætningsaktiv kaldet Beholdning. Derefter, når du køber lager, kategoriserer du lagerkøbet som værende på denne falske lagerkonto. (Kontoen kaldes en "falsk" lagerkonto, fordi det ikke er en rigtig lagerkonto for QuickBooks.)

For at registrere dine omkostninger for solgte varer hver måned, bruger du en journalpostering til at flytte en passende del ud af den falske lagerkonto og ind på din vareomkostningskonto. Hvordan ved du, hvilken del du skal flytte? Godt spørgsmål. I en nøddeskal, gætter du baseret på din historiske omkostning for solgte varer.

Her er et eksempel på, hvordan dette fungerer: Antag, at dine omkostninger ved solgte varer siden umindelige tider har kørt 45 procent af din salgsindtægt, og at du i sidste måned solgte ting for $10.000. I dette tilfælde ville du regne med, at 45 procent af $10.000 ($4.500) svarer til prisen på den beholdning, du solgte. I overensstemmelse hermed ville du flytte $4.500 ud af den falske lagerkonto og ind i prisen på solgte varer.

Forudsigeligt betyder denne rå-og-klare tilgang, at din beholdning og pris for solgte varer vil være forkerte. Så i slutningen af ​​året udfører du stadig en fysisk beholdningsoptælling for at finde ud af præcis, hvad du virkelig har i beholdningen. På det tidspunkt skulle du justere saldi af beholdning og vareomkostninger, så de matcher, hvad din fysiske beholdning viser.

Det kan være, at dit groft tal på 45 procent i løbet af året har betydet, at du flyttede 5.000 $ for meget fra lagerbeholdning til vareomkostninger. I dette tilfælde ville du flytte 5.000 USD ud af omkostningerne ved solgte varer og tilbage til lageret. Eller du kan opleve, at du har flyttet 5.000 USD for lidt fra lagerbeholdning til vareomkostninger. For at løse dette problem flytter du yderligere 5.000 USD fra lager til vareomkostninger.

Et sidste hurtigt punkt om brug af en periodisk opgørelse: Du bruger ikke lagervarer, hvis du bruger en periodisk opgørelse. Så det, du sætter på fakturaer eller salgskvitteringer, er blot en generisk del, der ikke er på lager.

Det gode og det dårlige ved en periodisk opgørelse

Et periodisk opgørelsessystem er godt for nogle typer virksomheder. Hvis du for eksempel har for mange varer at spore med QuickBooks-varelisten, kan den her beskrevne fremgangsmåde være en livredder.

Periodiske lagersystemer skaber dog nogle problemer. Her er de fire største og værste problemer:

• Du vil ikke rigtig vide, hvilke varer der sælger godt, og hvilke der ikke er, fordi du ikke vil spore salg efter lagervarer. Det betyder, at du ikke kan have flere af de hot-sælgende ting på lager og mindre af ting, der ikke sælger.
• Du vil ikke vide, hvad du virkelig har i din beholdning, undtagen når du tager den fysiske beholdning ved årets udgang. (Du ved ikke, hvor mange dollars beholdning du har, eller hvilke varemængder du har.)
• Fordi du ikke vil foretage justeringer på vareniveau baseret på din fysiske beholdning, vil du ikke vide, hvilke varer der er tilbøjelige til at krympe på grund af problemer som tyveri, brud og fordærv.
• Du bliver nødt til at lave journalposter, der registrerer de dollars, der flytter ud af lagerbeholdningen og ind i prisen på solgte varer. Disse journalposter er ikke voldsomt svære, men de kan være en smule vanskelige at finde ud af de første par gange.

Du skal beslutte dig for, om du ønsker eller skal gå med et enklere periodisk lagersystem på trods af de problemer et sådant system giver. En sidste tanke: Mange små virksomheder, især små detailhandlere, bruger med succes periodiske lagersystemer.