Brug af erstatningssedler i Sage Timeslips

Alle Sage Timeslips faktureringsarrangementer viser sedler på regninger, hvilket giver mange detaljer på regningen (se følgende figur). I nogle tilfælde ønsker du måske ikke at vise sådanne detaljer. I så fald kan du overveje at bruge erstatningssedler.

En typisk regning viser detaljerne for alle sedler.

En erstatningsseddel erstatter en gruppe af sedler på en kundes regning med én indtastning. Du kan bruge erstatningssedler til at erstatte tids- eller udgiftssedler eller til at erstatte sedler, der bruger en bestemt opgave, udgift eller reference.

Hvis du bruger kategorier, kan du definere erstatningssedler for kategori, så erstatningssedlen erstatter flere forskellige opgaver samtidigt. For at bruge erstatningssedler angiver du den kunde, på hvis regning du ønsker at erstatte detaljer med en erstatningsseddel. Derefter opretter du erstatningssedlen, og opstiller samtidig de regler, som Timeslips skal bruge til at erstatte en erstatningsseddel med en gruppe af sedler.

Regler, som du opstiller for én klient, er specifikke for den pågældende klient og påvirker ikke andre klienter.

Følg disse trin for at oprette en erstatningsseddel:

Vælg Slips → Replacement Slips for at få vist dialogboksen Replacement Slip List vist i følgende figur.

Erstatningssedler, du har oprettet for den valgte klient.

Åbn rullelisten Klient, og vælg en klient.

For at gøre en erstatningsseddel tilgængelig for flere kunder, kan du tildele erstatningssedlen til en skabelonklient. Højreklik på feltet Klient, og vælg Skabelon i genvejsmenuen. Vælg derefter den skabelonklient, som du vil oprette en erstatningsseddel for. Hvis du ombestemmer dig og vil skifte tilbage til en bestemt klient, skal du højreklikke på feltet Klient og vælge Åbn.

Klik på knappen Ny.

Dialogboksen Detaljeret udskiftning af slip vises som vist i følgende figur.

Definer parametrene for den regel, som Timeslips skal bruge, når erstatningssedlen erstattes med en gruppe af sedler.

Brug sektionen Slips That Match til at identificere de slips, som Timeslips skal erstatte.

• For at erstatte alle tidssedler eller alle udgiftssedler skal du indstille Seddeltype til Tid eller Udgift, indstille rullelisten under feltet Sliptype til Aktivitet og derefter indstille værdien af ​​rullelistefeltet ved siden af ​​Aktivitet til . I figuren ovenfor vil reglen erstatte alle tidssedler med erstatningssedler.

• For at erstatte alle sedler for en bestemt opgave eller udgift skal du indstille Slip Type til Tid eller Udgift. Indstil derefter rullelisten under feltet Sliptype til Aktivitet. Åbn derefter rullelisten ved siden af ​​Aktivitet og vælg opgaven eller udgiften fra listen.

• For at erstatte alle tidssedler for en bestemt kategori skal du indstille Sliptype til Tid, indstille rullelisten under feltet Sliptype til Kategori og åbne rullelisten ved siden af ​​Kategori og vælge et kategorinavn.

• For at erstatte al tid eller udgifter for en bestemt reference, skal du åbne rullelisten Reference og vælge referencen.

I feltet Vil blive erstattet af én seddel med denne beskrivelse skal du indtaste den beskrivelse, du ønsker, at Timeslips skal vise på kundens faktura i stedet for de individuelle sedlers beskrivelser.

I afsnittet Datoer skal du angive de datoer, der vil fremgå af regningen.

Du kan vælge:

• Tidligste startdato for at bruge den tidligste startdato fra sedlerne. Tidslips erstattes med erstatningssedler

• Seneste startdato for at bruge den seneste startdato fra sedlerne. Tidssedler erstatter med erstatningssedlen

• Tidligste slutdato for at bruge den tidligste slutdato fra sedlerne. Tidslips erstatter med erstatningssedlen.

• Seneste slutdato for at bruge den tidligste slutdato fra de sedler, som Timeslips erstatter med erstatningssedlen

• Billedato for at bruge den dato, du angiver, når du udarbejder regninger

• Dagens dato for at bruge din computers dato

Marker afkrydsningsfeltet Aktiveret til udskrivning på regninger for at bruge erstatningssedlen på regninger, når du udskriver dem.

Hvis du fravælger dette afkrydsningsfelt, efterlades erstatningssedlen tilgængelig, men beder Timeslips om at ignorere den.

Du kan slette en erstatningsseddel helt fra dialogboksen Erstatningsseddelliste. For at gøre det skal du vælge sedlen på listen og derefter klikke på knappen Slet.

Klik på OK for at gemme erstatningssedlen og få vist dialogboksen Replacement Slip List igen.

Alternativt kan du bruge knapperne Ny, Første, Forrige, Næste og Sidste til at oprette yderligere erstatningssedler og navigere gennem eksisterende erstatningssedler for den valgte klient. Når du er færdig med at oprette erstatningssedler, skal du klikke på OK.

Klik på Udført for at lukke dialogboksen Replacement Slip List.

Når du udarbejder en regning for en klient med en aktiv erstatningsseddel, erstatter Timeslips erstatningssedlen med de sedler, du identificerede, da du oprettede erstatningssedlen. Følgende figur viser den samme regning, som du så i begyndelsen af ​​denne artikel, bortset fra at denne figur bruger en erstatningsseddel for alle tidssedler, uanset opgaven, der er tildelt tidssedlen.

En regning med en erstatningsseddel.

Hvis du viser timeprisen på regningen, tager Timeslips gennemsnittet af prisen. I figuren er timeprisen blevet skjult for at undgå forvirring.

Nogle bemærkninger om erstatningssedler:

• Når du slår tids- og udgiftsgebyrer sammen på en regning og bruger en erstatningsseddel, leder Timeslips først efter en erstatningsseddel. Hvis der ikke findes en erstatningsseddel, leder Timeslips efter en erstatningsseddel.

• Selvom du bruger en erstatningsseddel på en regning, hvis der findes en tilsidesættelsesseddel for kunden, viser Timeslips tilsidesættelsessedlen på regningen sammen med erstatningssedlen. Timeslips inkluderer ikke tilsidesættelsessedlen i de sedler, som den erstatter.

• Når du godkender en regning, der bruger erstatningssedler, markerer Timeslips de sedler, som den erstattede, som faktureret.