Brug af en afsluttende adgangskode i QuickBooks 2016

QuickBooks kræver ikke, at du eller endda lader dig "lukke" måneder og år, som gamle manuelle regnskabssystemer gjorde. (Når du "lukkede" en gammel regnskabsperiode, nulstillede du faktisk indtægts- og udgiftskontiene og overførte nettobeløbet til ejerens egenkapitalkonti.)

QuickBooks lader dig dog bruge en lukkedato og adgangskode. Slutdatoen forhindrer nogen i at indtaste transaktioner tidligere end den angivne dato. Hvis du f.eks. angiver en afsluttende adgangskode, skal nogen angive denne adgangskode, før de indtaster en transaktion eller ændrer en transaktion, der er dateret før lukkedatoen.

Hvis du ikke angiver en afsluttende adgangskode, bliver nogen, der forsøger at indtaste eller ændre en transaktion, der er dateret før lukkedatoen, advaret, men denne person kan stadig oprette eller ændre posten.

For at indstille en lukkedato skal du vælge Rediger → Indstillinger, klikke på ikonet Regnskab, klikke på fanen Firmaindstillinger og derefter klikke på knappen Indstil dato/adgangskode, så QuickBooks viser dialogboksen Indstil lukkedato og adgangskode. Du indtaster lukkedatoen (sandsynligvis slutningen af ​​det senest afsluttede år) i tekstboksen Closing Date og indtaster derefter adgangskoden (to gange), én gang i tekstboksene Closing Date Password og Confirm Password.

Marker afkrydsningsfeltet Ekskluder estimater, salgsordrer og indkøbsordrer fra lukkedatobegrænsninger for ikke at miste adgangen til disse transaktioner som en del af lukningen.

Dialogboksen Indstil lukkedato og adgangskode.

Indstil ikke en slutdato og adgangskode på en QuickBooks-fil, du vil sende til din revisor, så han eller hun kan udarbejde din selvangivelse. Din skattebogholder bliver sandsynligvis nødt til at foretage ændringer i din QuickBooks-fil for at synkronisere tingene mellem dine poster og din selvangivelse. Du vil derfor først "låse" det foregående år, når din selvangivelse er færdig.