Bogholderaktiviteter i QuickBooks Online Bogholder

Revisorer har ofte behov for at omklassificere transaktioner, undersøge annullerede og slettede transaktioner, afskrive fakturaer og udføre andre aktiviteter. QuickBooks Online Accountant (QBOA) indeholder værktøjer til at gøre det nemt at udføre disse aktiviteter.

For at se og bruge de værktøjer, QBOA stiller til rådighed for revisorer, skal du åbne et hvilket som helst QBO-kundefirma. Klik derefter på knappen Accountant Tools (den, der ligner en kuffert) på QBOA-værktøjslinjen. QBOA viser menuen Accountant Tools, vist her.

Menuen Accountant Tools indeholder kommandoer, der er specielt designet til at hjælpe revisoren.

Siden Forberedelse til skatter i QBOA

Du bruger Prep for Taxes-værktøjet til at justere og gennemgå konti, før du forbereder kundens skatter. Siden Forberedelse til skatter erstatter siden Prøvebalance. Siden er veldesignet til at hjælpe dig med at finde konti, der har brug for årsafslutningsjusteringer og nemt lave dem ved at give et link til journalposteringen.

Den side, du ser, præsenterer i første omgang en fungerende prøvebalance som den, der er vist her.

Fanen Gennemse og juster på siden Forberedelse til afgifter.

• Værdierne i kolonnen Ujusteret saldo er låst på siden for at beskytte dataenes integritet.Hvis du klikker på karaterne ved siden af ​​de forskellige overskrifter (det vil sige omsætningsaktiver, bankkonti osv.), vil du opdage, at du kan klikke på linket Foretag justering i kolonnen Handlinger ved siden af ​​en passende konto for at oprette justeringsjournalposter for den konto. Når du klikker på linket, åbner QBOA et journalindførselsvindue, hvor du kan registrere justeringen – og QBOA vælger automatisk feltet Justerer journalindførsel? afkrydsningsfeltet. Når du har gemt indtastningen, viser QBOA siden Forberedelse til skatter igen og angiver, at du har foretaget en ændring (se følgende figur). Hvis du accepterer ændringen, opdaterer QBOA siden Forberedelse til skatter for at inkorporere din justering; desuden ændrer QBOA kolonnen Justeret saldo for at afspejle din justering.

Siden Forbered til skatter, efter du har foretaget en justering, og før du accepterer indtastningen.

• Du kan klikke på en dollarværdi, der vises som et link, for at se en rapport over alle transaktioner, der udgør saldoen. Fra rapporten kan du bore ned til en bestemt transaktion og om nødvendigt ændre den. Når du har gemt transaktionen og vist rapporten igen, kan du klikke på linket Tilbage til Forberedelse til afgifter øverst på rapportsiden for at få vist siden Forberedelse til afgifter igen. Endnu en gang angiver QBOA, at du har foretaget en ændring, og, efter at du har accepteret ændringen, opdaterer siden Forberedelse til skatter for at inkorporere ændringen.
• Du kan bruge pil ned i kolonnen Handlinger til at tilføje noter og vedhæfte dokumenter til en bestemt linje. Dette hjælper dig med at huske, hvorfor du har foretaget en bestemt justering.

Hvis du bruger ProConnect Tax Online, Intuits skybaserede skatteforberedelsessoftware, til at udarbejde en kundes selvangivelse, så vil du gerne sikre dig, at din kundes konti er kortlagt korrekt til linjer på skatteformularer. Prep for Taxes-funktionen kortlægger automatisk de fleste kontosaldi til linjer på skatteformularer, du vil indsende for virksomheder, der bruger IRS Form 1120 (for virksomheder) eller 1120s, partnerskaber, der bruger IRS Form 1065, nonprofitorganisationer, der bruger IRS Form 990, og enkeltmandsvirksomheder, der bruger IRS Form 1040. For andre virksomhedsorganisationstyper kan du manuelt tildele konti til skatteformularlinjer. Du kan også manuelt tildele linjer på skatteformularer til konti, som værktøjet ikke genkender, og du kan ændre skattelinjetildelinger efter behov. Bemærk, at knappen Se selvangivelse vises utilgængelig, hvis du endnu ikke har valgt en skatteformular til QBO-kundevirksomheden.

Klik på fanen Tax Mapping på siden Forberedelse til skatter for at se den side, du bruger til at kortlægge sidste års kunde QBO-virksomhedsoplysninger direkte i skatteformularer.

Fanen Tax Mapping på siden Prøvsaldo.

Hvis du endnu ikke har valgt en skatteformular til QBO-virksomheden, bliver du bedt om at vælge en, første gang du vælger fanen Tax Mapping. Eller du kan klikke på knappen Rediger (blyanten) ved siden af ​​den valgte formular nederst til venstre på siden Forberedelse til skatter og vælge en skatteformular.

For at tildele en konto til en skatteformularlinje eller redigere den linje, som en konto er tildelt, skal du klikke på linket Tildel skattelinje. QBOA viser panelet Tildel skattelinje i højre side af skærmen, som indeholder en liste, hvorfra du vælger den relevante skatteformularlinje og derefter klikker på Gem.

Når du er færdig med at gennemgå siden Forberedelse til afgifter og foretage justeringer af posteringer, kan du klikke på knappen Vælg momsindstilling i øverste højre hjørne af siden og derefter klikke på Opret ny retur eller Opdater eksisterende retur (alt efter behov) for at overføre oplysningerne til ProConnect Tax Online og generer en selvangivelse. Du betaler ikke noget for at bruge funktionen Prep for Taxes; du betaler kun, når du udskriver eller E-filer en retur fra ProConnect Tax Online.

Hvis du ikke bruger ProConnect Tax Online, eller du ikke er skatteformidleren, har du mulighed for at eksportere justeringerne til en kommasepareret fil (CSV) (læselig af Excel), så du kan importere dem til en separat applikation . Vælg indstillingen Eksporter CSV-fil på knappen Vælg selvangivelse.

Omklassificering af transaktioner i QBOA

Når du vælger Omklassificer transaktioner i menuen Revisorværktøjer, vises siden Omklassificer transaktioner (se følgende figur). Du kan bruge denne side til at omklassificere transaktioner uden at bekymre dig om virksomhedens lukkedato.

Brug denne side til at omklassificere transaktioner.

Du bruger oplysningerne i sektionen Konti i venstre side af siden og sektionen Transaktioner i højre side af siden til at filtrere efter datointerval og type konti (resultat eller balance), du vil overveje. Du vælger derefter en konto i venstre side af siden, og QBOA viser transaktioner, der opfylder kriterierne, i højre side af siden. Du kan omklassificere, individuelt eller som en gruppe, transaktioner, der viser en grøn cirkel.

Følg disse trin for at omklassificere transaktioner:

1. I venstre side af siden skal du angive det datointerval, du vil overveje, sammen med regnskabsgrundlaget.

2. Vælg den type konti, du vil overveje, fra listeboksen Vis – Resultatkonti eller Balancekonti.

3. Klik på en konto på listen under listeboksen Vis for at undersøge den pågældende kontos transaktioner.

Transaktionerne på kontoen vises i højre side af siden.

4. Over listen over transaktioner i højre side af siden skal du indstille filtre til at vise de typer transaktioner, som du kunne overveje at omklassificere.

Du kan foretage ændringer i transaktioner, der viser grønne cirkler. Du kan også klikke på en transaktion for at åbne den i dens transaktionsvindue og derefter foretage ændringer i den.

5. For at ændre flere transaktioner samtidigt, vælg dem ved at klikke på afkrydsningsfeltet ud for dem.

6. Under listen over transaktioner skal du markere afkrydsningsfeltet For Select Transactions, Change.

7. Angiv en anden konto på listen Konto til.

Hvis Klassesporing er slået til, vil du også se et felt til at ændre den tildelte klasse, på samme måde som du kan ændre en konto.

8. Klik på knappen Omklassificer.

Undersøgelse af annullerede og slettede transaktioner

Du kan klikke på annullerede/slettede transaktioner i menuen Accountant Tools for at få vist revisionsloggen. Standardvisningen af ​​revisionsloggen (se følgende figur) viser oplysninger om de transaktioner, der er blevet annulleret eller slettet. Men du kan klikke på knappen Filter for at indstille en række forskellige filtre for at se andre typer transaktioner og begivenheder.

Brug revisionsloggen til at se alle former for aktivitet i QBO-virksomheden.

Afskrivning af fakturaer

Hvis du vælger Afskrivning af fakturaer i menuen Regnskabsværktøjer, vises siden Afskrivning af fakturaer, som giver dig mulighed for at se fakturaer, du måske ønsker at afskrive, og derefter afskrive dem til en konto efter eget valg. Øverst på siden sætter du filtre til at vise de fakturaer, du vil gennemgå. Vælg alderen på fakturaerne for at se dem

• Mere end 180 dage
• Mere end 120 dage
• I indeværende regnskabsperiode
• I et tilpasset datointerval, du angiver

Du kan også indstille en saldogrænse.

Som vist i følgende figur viser QBOA dato, alder, fakturanummer, kundenavn, originalt fakturabeløb og det stadig skyldige beløb på fakturaen. For at afskrive eventuelle fakturaer skal du klikke på afkrydsningsfeltet ud for dem. Derefter skal du nederst på siden vælge den konto, du vil bruge til at afskrive fakturaerne, og klikke på knappen Eksempel og afskriv.

Afskrivningsfunktionen foretager ikke justering af poster i den aktuelle periode; i stedet foretager den justeringer i den periode, hvor transaktionen oprindeligt blev oprettet - og kan påvirke lukkede perioder negativt. For at afskrive en vare i en lukket periode, se denne online artikel .

Afskrivning af fakturaer.

QBOA viser dialogboksen Bekræft afskrivning vist i følgende figur. Hvis oplysningerne i dialogboksen er korrekte, skal du klikke på Afskriv. Ellers skal du klikke på Annuller.

Bekræft, at du ønsker at afskrive de valgte fakturaer.

Lukning af bøgerne

Du bruger kommandoen Luk bøger i menuen Regnskabsværktøjer til at få vist siden Avanceret i QBO-virksomhedens dialogboks for konto og indstillinger, vist i følgende figur. Du kan klikke hvor som helst i regnskabsafsnittet for at redigere felterne i det pågældende afsnit, som inkluderer slutdatoen for bøgerne.

Fastsættelse af en lukkedato.

Du kan indstille en lukkedato og derefter tillade ændringer før lukkedatoen, efter at QBO har udstedt en advarsel, eller du kan kræve en adgangskode for at indtaste ændringer før lukkedatoen. Klik på Udført for at gemme dine ændringer.

Gennemgang af rapporter i QBOA

QBOA indeholder nogle rapporter af særlig interesse for revisorer. Hvis du åbner en klient-QBO-virksomhed og derefter, i menuen Accountant Tools, klikker på Accountant Reports, vises siden Rapporter. Rapporter, der er markeret som favoritter, vises først, og hvis du ruller ned, finder du alle rapporter organiseret i forskellige grupper. Rapporterne i For My Accountant-gruppen (de fleste vises i den følgende figur) kan være af særlig interesse for dig, fordi den indeholder rapporter som rapporten Justeret prøvesaldo, rapporten Justering af kladdeposter og mere. Når du tjekker disse rapporter, skal du sørge for at rulle ned på siden. For at få nogen af ​​disse rapporter til at blive vist øverst på siden Rapporter (så du ikke behøver at rulle ned), skal du klikke på stjernen ved siden af ​​rapporten for at markere den som en favorit.

Regnskabsorienterede rapporter tilgængelige i QBOA.

Hvis du vælger Ledelsesrapporter i menuen Regnskabsværktøjer (eller hvis du klikker på fanen Ledelsesrapporter, der vises på den viste rapportside), viser QBOA to tilpassede rapporter i ledelsesstil: Grundlæggende virksomhedsøkonomi og udvidet virksomhedsøkonomi. Begge rapporter viser en samling af rapporter, komplet med en elegant forside og en indholdsfortegnelse. Klik på linket Vis i kolonnen Handling for enten rapport for at se dem på skærmen eller downloade dem til din computer som PDF-filer.

Rapporten Udvidet virksomhedsøkonomi indeholder P&L, Balance, Pengestrømsopgørelse og rapporterne A/R Aging Detail og A/P Aging Detail. Rapporten Grundlæggende virksomhedsøkonomi indeholder alle rapporter med undtagelse af rapporterne Aldringsdetaljer. Hvis du klikker på pil ned i kolonnen Handlinger og derefter klikker på Rediger, kan du redigere en af ​​rapportpakkerne for at tilføje eller slette rapporter og ændre udseendet af siderne i rapporten, herunder bestemme, om sider som f.eks. indholdsfortegnelsen vises i rapporten . Ved at bruge den samme pil ned i kolonnen Handling kan du sende disse rapporter via e-mail, eksportere oplysningerne til PDF-filer eller DOCX-filer og lave kopier af dem, så du kan lave dit eget sæt ledelsesrapporter.

Det er en god idé at kopiere en af ​​disse rapporter, før du ændrer den; på den måde bevarer du den originale rapport intakt, men opretter også din egen version af den.

Hvis du vælger Mine brugerdefinerede rapporter i menuen Bogholderværktøjer eller fanen Brugerdefinerede rapporter på siden Rapporter, vises rapporter, du har tilpasset og gemt. Og du kan klikke på Rapportværktøjer i menuen Bogholderværktøjer for at indstille standardrapportdatoer og regnskabsgrundlaget. Du kan også se kontoafstemningsstatus for kontant- og kreditkortkonti og se og indstille oplysninger om virksomhedens lukkedato.

Vær opmærksom på, at alle ændringer, du foretager ved hjælp af Rapportværktøjer, nulstiller alle standardrapportdatoer og regnskabsgrundlaget, også selvom du kører rapporten fra Rapportskærmen. Så hvis din rapport kommer op med et uventet sæt datoer eller et regnskabsgrundlag, skal du kontrollere værdierne, der er angivet under Rapportværktøjer.

Også i menuen Accountant Tools finder du kommandoen Reports Tools. Når du vælger denne kommando, viser QBOA siden Rapport- og værktøjsstandarder, som giver dig mulighed for at indstille standarddatoer, du vil bruge til rapporter og værktøjer i klientens QBO-virksomhed. Disse standarddatoer gælder ikke for lønrapporter, fordi Løn er et separat produkt, og de gælder heller ikke for Quick Reports, som du kører fra siden Kontoplan; Quick Reports-perioden er automatisk som standard siden 90 dage siden.

Siden Rapport- og værktøjsstandarder viser også, om bøgerne er lukkede, og indeholder en knap til at lukke bøgerne, og siden viser dig afstemningsstatus for bank- og kreditkortkonti.

Et kort kig på andre regnskabsværktøjer i QBOA

Menuen Accountant Tools indeholder et par andre værktøjer, der gør livet lettere for en revisor, såsom siden Afstem; fra denne side kan du vælge at afstemme en konto, du vælger, eller du kan gennemgå eksisterende afstemningsrapporter.

Fra menuen Revisorværktøjer kan du også vælge Journalposteringer for at vise vinduet Journalpostering eller Kontoplan for at få vist vinduet Kontoplan. Du kan også bruge kommandoen Nyt vindue til hurtigt at åbne et nyt vindue i QBOA.

Til sidst kan du i menuen Accountant Tools vælge ProConnect Tax Online, som åbner et nyt browservindue og fører dig til Tax Hub i ProConnect Tax Online, hvor du kan se status for dine kunders selvangivelser. ProConnect Tax Online opretter forbindelse til din QBOA-konto, men er faktisk et separat produkt med sine egne menuer i navigationslinjen.