Arbejde med QuickBooks 2018-rapportvinduets knapper

Rapportvinduet indeholder typisk ti knapper: Tilpas rapport, Kommenter rapport, Del skabelon, Husk, Udskriv, E-mail, Excel, Skjul sidehoved, Skjul sammen og Opdater. Du kan finde ud af, hvad disse kommandoknapper gør ved at eksperimentere. Hvis du ikke har tid til det, så læs følgende afsnit.

Knappen Tilpas rapport

Knappen Tilpas rapport viser dialogboksen Rediger rapport.

Kommentar på knappen Rapporter

Ved at klikke på knappen Kommentar til rapport vises vinduet Kommentar til rapport (vist). For at bruge dialogboksen Kommentar til rapport skal du klikke på en rapportværdi, som du vil anmærke med en kommentar. QuickBooks åbner derefter et kommentarfelt i bunden af ​​vinduet, du skriver din kommentar, og derefter klikker du på knappen Gem.

Vinduet Kommentar til rapport.

Når du er færdig med at kommentere rapporten, skal du gemme den kommenterede rapport. Gør det ved at klikke på en OK-knap, når QuickBooks spørger, om du vil gemme den kommenterede rapport. Senere, når du udskriver rapporten, kan du inkludere dine kommentarer. (Dette er et fantastisk værktøj for revisorer og bogholdere, der ønsker at forklare, hvad tal betyder for andre læsere af regnskabet.) Du udskriver en gemt kommenteret rapport ved at vælge rapporten fra menuen Rapporter→Kommenterede rapporter.

Del skabelon-knap

Knappen Del skabelon, som QuickBooks aktiverer, efter at du har tilpasset en rapport på en eller anden måde, lader dig dele dine tilpassede rapportindstillinger (ikke dataene) med andre QuickBooks-brugere. Når du klikker på denne knap, viser QuickBooks dialogboksen Del skabelon (ikke vist). Brug dialogboksen til at give din rapportskabelon et navn (ideelt set et smart navn, tak), beskriv din tilpassede rapport med et par valgord, angiv dit navn og din e-mailadresse, og brug valgknapperne til at angive, om du vil forblive anonym. Når du klikker på Del, uploader QuickBooks din rapportskabelon til et Intuit-websted, hvor andre kan få fat i skabelonen og bruge den.

Husk knap

Knappen Husk viser dialogboksen Gem rapport, vist her. Dialogboksen Gem rapport giver dig mulighed for at huske eller permanent gemme et bestemt sæt af rapportoprettelsesindstillinger. Når du har husket disse indstillinger, kan du producere nøjagtig den samme rapport ved at vælge den gemte rapport fra undermenuen Rapporter→ Lagrede rapporter.

Dialogboksen Gem rapport.

Du kan gemme en gemt rapport i huskerapportgruppen. For at gøre dette skal du markere afkrydsningsfeltet Gem i husket rapportgruppe. Brug derefter rullelisten Gem i husket rapportgruppe til at vælge den rapportgruppe, hvori den gemte rapport skal gemmes.

Udskriv knap

Kommandoknappen Udskriv i den øverste menulinje viser en rulleliste med to muligheder: Rapporter og Gem som PDF. Hvis du klikker på Rapport, viser QuickBooks (nogle gange efter lidt irritation) dialogboksen Udskriv rapporter, vist her, som lader dig vælge, hvordan rapporten skal udskrives, og hvor den skal udskrives. Fanen Indstillinger giver dig for eksempel mulighed for at vælge printer, vælge en sideretning (enten stående eller liggende), angive, om du kun vil udskrive en række af rapportens sider, kontrollere sideskift og justere dimensionerne (bredde og højde). ) i rapporten. Hvis du klikker på Gem som PDF, viser QuickBooks dialogboksen Gem dokument som PDF, som lader dig oprette en PDF af rapportdokument.

Fanen Indstillinger i dialogboksen Udskriv rapporter.

Fanen Marginer i dialogboksen Udskriv rapporter, vist her, lader dig angive de margener, som QuickBooks skal bruge på de udskrevne rapportsider. Du angiver top-, højre-, bund- og venstremargener i tommer.

Fanen Marginer i dialogboksen Udskriv rapporter.

Klik på knappen Eksempel, som findes i dialogboksen Udskriv rapporter, for at få vist vinduet Eksempel. Eksempelvinduet viser, hvordan dine udskrevne rapportsider ser ud. Vinduet indeholder også knapper, som lader dig bladre til de foregående og næste sider i rapporten, zoome ind og ud på rapporten og udskrive rapporten.

Når du har brugt fanen Indstillinger og fanen Marginer til at angive, hvordan QuickBooks skal udskrive en rapport, skal du klikke på Udskriv. QuickBooks sender rapporten til din printer.

E-mail-knap

E-mail-kommandoknappen lader dig e-maile enten en Excel-projektmappeversion af en rapport eller en PDF-version af en rapport til en anden som en e-mailvedhæftet fil.

Excel knap

Hvis du klikker på Excel-knappen, viser QuickBooks en undermenu, hvorfra du kan vælge Opret nyt regneark eller Opdater eksisterende regneark. Vælg Opret nyt regneark for at få vist dialogboksen Send rapport til Excel, vist her. Dialogboksen Send rapport til Excel lader dig tage oplysningerne i en rapport og kopiere dem til en fil, som et regnearksprogram, såsom Microsoft Excel, nemt kan åbne. Du kan sende kopien til et nyt Excel-regneark, til et eksisterende Excel-regneark eller til en .csv-fil (kommaseparerede værdier), som kan åbnes af stort set alle regnearks- eller databaseprogrammer.

Dialogboksen Send rapport til Excel.

For at kopiere rapporten til en ny projektmappe skal du vælge alternativknappen Opret nyt regneark. Derfra har du mulighed for at oprette et helt nyt Excel-regneark (klik på indstillingen I ny projektbog) eller oprette et nyt ark i en eksisterende fil ved at bruge alternativknappen I eksisterende projektbog; indtast derefter stien og navnet på projektmappen i tekstboksen, som QuickBooks åbner, efter du har valgt alternativknappen. (Hvis du ikke kender stien og navnet på projektmappen, skal du klikke på knappen Gennemse og derefter bruge dialogboksen, som QuickBooks viser, til at finde projektmappefilen.)

Hvis du vil kopiere rapporten til et eksisterende Excel-regneark, skal du vælge alternativknappen Opdater et eksisterende regneark. QuickBooks får Excel til at opdatere den tidligere eksporterede projektmappe.

Hvis du vil erstatte et eksisterende Excel-regneark med den nye rapport, du sender til Excel, skal du vælge alternativknappen Erstat et eksisterende regneark. Når QuickBooks derefter åbner en tekstboks og tilføjer knappen Gennemse, skal du enten indtaste stien og navnet på projektmappen i tekstboksen eller klikke på knappen Gennemse, navigere til projektmappen og vælge den.

Til sidst, hvis du vil kopiere rapportoplysningerne til en .csv-fil (et filformat, der kan åbnes af et hvilket som helst regneark eller databaseprogram), skal du vælge alternativknappen Opret en kommasepareret værdi (.csv)-fil.

Hvis du klikker på kommandoknappen Avanceret i dialogboksen Send rapport til Excel, viser QuickBooks dialogboksen Avancerede Excel-indstillinger, vist her. Denne dialogboks giver dig mulighed for at kontrollere, hvilken formatering QuickBooks kopierer til Excel (gør dette med afkrydsningsfelterne for QuickBooks-indstillinger), slå visse Excel-formateringsfunktioner til eller fra (gør dette med afkrydsningsfelterne for Excel-indstillinger) og konfigurer noget foreløbig projektmappeudskrivning oplysninger i Excel (gør dette med alternativknapperne Udskrivningsindstillinger). Alle disse ting relaterer til, hvordan Excel fungerer. Hvis du er tryg ved at arbejde med Excel, så foretag de ændringer, du ønsker. Hvis du ikke er tryg ved at arbejde med Excel, skal du gå videre og acceptere QuickBooks' standardforslag. Du kan ændre alle disse ting senere, og ret nemt, i Excel.

Dialogboksen Avancerede Excel-indstillinger.

Hvis du arbejder med QuickBooks, skal du vide, at Excel er et vidunderligt værktøj til at grave dybere ned i dine data. Bemærk også, at næste gang du køber en pc, kan du have mulighed for at få Microsoft Office som en del af købsprisen. Microsoft Excel leveres med Microsoft Office.

Skjul header-knap

Knappen Skjul overskrift og knappen Skjul ændrer den måde, rapporten vises på i rapportvinduet og, hvis den udskrives, på siden.

Du klikker på knappen Skjul overskrift for at fjerne overskriftsoplysningerne, såsom firmanavnet. Hvis du skjuler overskriften, kan du klikke på knappen Skjul overskrift igen for at erstatte overskriften.

Skjul knap

Knappen Skjul skjuler detaljer i en rapport. QuickBooks viser ikke underkonti i en kollapset rapport - kun konti.

Klik på knappen Udvid for at fjerne en rapport, som du tidligere har skjult. QuickBooks erstatter knappen Skjul med knappen Udvid, når rapportvinduet viser en sammenklappet rapport.

Brug ikke tid på at finde ud af, hvad knapperne Skjul overskrift og Skjul/Udvid gør. Hvis du har et spørgsmål, skal du blot vise en rapport i rapportvinduet og klikke på kommandoknappen, som du har et spørgsmål om. Ændringerne i rapportvinduet viser dig, hvad kommandoknappen gør.

Opdater knap

Opdater-knappen fortæller QuickBooks at opdatere en rapports oplysninger for ændringer i QuickBooks-datafilen. Det lyder skørt i starten, men du kan faktisk lade rapportvinduerne stå åbne. Det betyder, at et rapportvindue kan vise en resultatopgørelse fra for eksempel en uge siden. Hvis du har indtastet flere transaktioner i den seneste uge, er rapportdataene muligvis ikke længere korrekte. Når du klikker på knappen Opdater, ved QuickBooks, at den skal opdatere rapporten med de seneste ændringer.

QuickBooks beder dig typisk om at opdatere en rapport for ændringer i QuickBooks datafil. Hvis du ikke følger QuickBooks forslag til opdatering, kan du senere klikke på Opdater for at opdatere.