Arbejde med delvise indkøbsordrer i QuickBooks Online

Arbejder du med en delvis indkøbsordre i QuickBooks Online? Du kan kun tilføje en del af en indkøbsordre til en transaktion for at betale for de varer, du har modtaget, og lade de andre varer være udestående. Antag, at du kun modtager en del af en ordre, eller at du kun vil betale for en del af en ordre. Intet problem. Du kan tilføje en del af en indkøbsordre til en regning, check eller udgiftstransaktion og senere tilføje mere til en anden regning, check eller udgift - og fortsætte på denne måde, indtil du bruger hele indkøbsordren.

QBO linker flere transaktioner til indkøbsordren, og QBO lukker automatisk indkøbsordren, når du har knyttet alle linjer på indkøbsordren til en kombination af regning, check eller udgiftstransaktioner. Hvis du beslutter, at du ikke vil modtage en linje på indkøbsordren, kan du manuelt lukke denne linje uden at knytte den til en anden transaktion. Klik på den linje, du vil lukke på indkøbsordren, og marker afkrydsningsfeltet i kolonnen Lukket.

Du kan manuelt lukke en hel indkøbsordre, hvis du ikke længere har brug for den; klik blot på statusindikatoren for indkøbsordre under leverandørens navn og skift status fra Åben til Lukket.

Antag, at du har en indkøbsordre, der ligner den, der er vist her, og at du modtager to linjer på indkøbsordren, men du venter stadig på de to andre linjer.

En indkøbsordre med flere linjer.

Du kan oprette en transaktion for kun at betale for de varer, du har modtaget, og lade resten stå åben på indkøbsordren. Følg disse trin:

Åbn menuen Opret (plustegnet), og vælg Regning, Check eller Udgift, afhængigt af den type transaktion, du vil bruge. Til dette eksempel, lad os bruge en check.

Vælg leverandøren.
Tilgængelige indkøbsordrer for den valgte leverandør vises i panelet i højre side af skærmen, hvor du kan se nogle af linjerne på indkøbsordren samt dens oprindelige og aktuelle beløb.

En kontrol, der viser en tilgængelig indkøbsordre med flere linjer for den valgte leverandør.

Klik på Tilføj på indkøbsordren i panelet.
QBO tilføjer alle linjerne på indkøbsordren til sektionen Varedetaljer eller Kontodetaljer fra den første tilgængelige linje i den relevante sektion.

Rediger mængden eller beløbet for hver linje for at afspejle den del, du vil registrere som delvist modtaget eller betalt.

På dette billede blev mængderne på den første og sidste linje sat til nul for at angive, at varer ikke er modtaget endnu. Den tredje linje er indstillet til delvis at modtage den bestilte vare.

Bemærk, at du delvist kan betale en linje på indkøbsordren ved at ændre mængderne på den linje fra det oprindelige beløb på indkøbsordren til det antal, du modtager.

Modtagelse og betaling for en del af en indkøbsordre.

Gem regningen, checken eller udgiftstransaktionen.

Hvis du genåbner indkøbsordren, vil du se, at QBO holder styr på varernes status på de enkelte linjer i købet.

Hvis jeg gentager processen med at modtage nogle af varerne på indkøbsordren, angiver indkøbsordren i sideruden, at den samlede værdi og den aktuelle resterende saldo ikke er den samme, hvilket betyder, at en del af indkøbsordren er modtaget. Og efter at jeg har identificeret yderligere modtagne varer og gemt regningen, checken eller udgiftstransaktionen, viser det oprindelige køb to forbundne transaktioner og, hvis det er relevant, yderligere lukkede linjer på indkøbsordren.

Ved at klikke på Sammenkædede transaktioner under indkøbsordrens status vises de tilknyttede transaktionstyper, datoer og beløb; du kan klikke på en hvilken som helst tilknyttet transaktion for at vise den.

Undrer du dig over, hvordan du nemt kan bestemme, hvor meget af en bestemt indkøbsordre, du har modtaget eller betalt, og hvor meget der stadig er udestående? Brug rapporten Åbn indkøbsordrerdetaljer.

Rapporten Åbne indkøbsordrer.

På dette billede er navigationsruden skjult ved at klikke på de tre vandrette bjælker i øverste venstre hjørne af QBO-vinduet.

For at køre denne rapport skal du klikke på Rapporter i navigationsruden. Brug derefter søgefeltet til at skrive "Åbent køb" (du behøver ikke at skrive mere end det - QBO viser rapporttitlen i søgeresultaterne, og du kan klikke på den for at få vist rapporten). Du kan også bruge rapporten Åben indkøbsordreliste.