Afhjælpning af fakturafejl med QuickBooks 2005

Du bruger QuickBooks fakturaformular til at fakturere kunder for de varer, du sælger. Ingen er perfekte, så du behøver ikke at bekymre dig over fejl, du laver, mens du indtaster oplysninger i fakturaer. Hvis du dog gør det, er her nogle måder at rette almindelige fejl på.

Hvis fakturaen stadig vises på skærmen

Hvis fakturaen stadig vises på skærmen, kan du bare flytte markøren til den boks eller knap, der er forkert, og derefter rette fejlen. Fordi de fleste af de oplysninger, du indtaster i vinduet Opret fakturaer, er korte og søde, kan du nemt erstatte indholdet af nogle felter ved at skrive over det, der allerede er der. For at starte forfra skal du blot klikke på knappen Ryd. For at gemme fakturaen, efter du har foretaget dine ændringer, skal du klikke på Gem og ny.

Hvis du skal indsætte en linje i midten af ​​fakturaen, skal du højreklikke for at få vist en genvejsmenu og vælge Indsæt linje eller Slet linje fra genvejsmenuen, der vises.

Hvis fakturaen ikke vises på skærmen

Hvis fakturaen ikke vises på skærmen, men du endnu ikke har udskrevet den, kan du bruge knapperne Næste og Forrige til at bladre gennem fakturaerne. Når du kommer til den med fejlen, skal du blot rette fejlen som beskrevet i det foregående afsnit. Hvis du laver en fejl ved at rette fakturaen, kan du klikke på knappen Tilbagefør for at gå tilbage til den gemte faktura. Knappen Tilbagefør erstatter knappen Ryd, når du ser en eksisterende faktura - det vil sige en faktura, som du allerede har gemt.

Hvis du har udskrevet fakturaen, kan du også foretage den slags ændring, der er beskrevet i de foregående afsnit. Du kan for eksempel bladre igennem fakturaerne, indtil du finder den (nu udskrevet), der har fejlen. Og du kan ændre fejlen og udskrive fakturaen igen. Du ønsker måske ikke at gå denne vej, hvis du allerede har udsendt fakturaen. Det kan være en god idé at overveje at rette fakturaen ved at udstede enten en kreditnota (hvis den oprindelige faktura blev overbelastet) eller en anden faktura (hvis den oprindelige faktura var for lavt opkrævet). Grunden til, at du måske ønsker at udstede en kreditnota eller en anden faktura, er, at livet bliver meget rodet, hvis du eller din kunde har flere kopier af den samme faktura, der flyder rundt og skaber forvirring.

Sletning af en faktura

Du kan også slette fakturaer. Proceduremæssigt er det nemt at slette en faktura. Du viser blot fakturaen i vinduet Opret fakturaer og vælger Rediger –> Slet faktura. Når QuickBooks beder dig om at bekræfte din sletning, skal du klikke på Ja. Men læs først følgende afsnit. Du ønsker måske ikke at slette fakturaen. . . .

Selvom det er nemt at slette fakturaer, er det ikke noget, du skal gøre afslappet eller for sjov. Det er okay at slette en faktura, hvis du lige har oprettet den; kun du har set det, og du har endnu ikke udskrevet det. I dette tilfælde behøver ingen at vide, at du har begået en fejl. Det er din hemmelighed. Men resten af ​​tiden - selvom du har oprettet en faktura, som du ikke vil have senere - bør du beholde en kopi af fakturaen i QuickBooks-systemet. Derved har du en registrering af, at fakturaen eksisterede, hvilket normalt gør det lettere at besvare spørgsmål senere.

"Men hvordan retter jeg mine bøger, hvis jeg efterlader den falske faktura?" du spørger. Godt spørgsmål. For at rette dine økonomiske poster for den faktura, som du ikke ønsker at tælle længere, skal du blot annullere fakturaen. Fakturaen forbliver i QuickBooks-systemet, men QuickBooks tæller den ikke med, fordi den mister oplysninger om mængde og beløb. Gode ​​nyheder - at annullere en faktura er lige så simpelt som at slette en. Du skal blot vise fakturaen i vinduet Opret fakturaer og derefter vælge Rediger –> Annuller faktura.