8 vanskelige situationer (og hvad man skal gøre næste gang)

Der er nogle ofte fyldte realiteter i bogholderilivet, du kan undgå, hvis du bruger MYOB: Flere virksomheder rullet ind i en enkelt (ofte kæmpende) virksomhed, kaoset efterladt af tidligere bogholdere, gæld på grund af skattekontoret, budgetter, der aldrig bliver til virkelighed, og meget mere i øvrigt.

Når du står over for den slags vanskelige situationer, kan du stole på en blanding af teknisk MYOB-rådgivning, bogholderi-knowhow og en indre skinnende-ridder-til-redning-tilbøjeligheder.

Beskæftiger sig med 2 eller flere virksomheder, alle samlet i én

Har du nogensinde undret dig over, hvordan din virksomhed tjener sine penge? Måske laver du mange forskellige slags arbejde, og selvom du har mistanke om, at ikke alt dette arbejde er rentabelt, er du ikke sikker på, hvad der er rentabelt, og hvad der ikke er. Heldigvis kan dine dage med undren nu være forbi, for med job- og kategorirapportering kan du opdage, hvad du gør rigtigt, og hvad du gør forkert.

MYOB tilbyder to måder at analysere indtægter og udgifter på:

• Den første måde er at bruge jobfunktioner til at spore rentabiliteten af ​​hvert job, din virksomhed udfører, uanset om disse job er kontrakter, faser af et projekt eller arbejde for specifikke kunder.

• Den anden måde at analysere rentabilitet på er at opdele din virksomhed i profitcentre ved hjælp af kategorifunktioner. Kategorier fungerer ofte godt, hvis du har en virksomhed, der har flere forskellige lokationer eller driver forskellige bankkonti for forskellige divisioner.

  	Jobs	Kategorier
  tr ansactions	Du kan allokere en enkelt transaktion til mere end ét job	Du kan ikke allokere en enkelt transaktion til mere end én kategori
  Balancer	Du kan ikke udskrive en balance for hvert job	Du kan udskrive en balance for hver kategori
  Budgetter	Du kan oprette budgetter for individuelle job	Du kan ikke oprette budgetter for kategorier
  Aktiver	Du kan ikke spore bevægelsen af ​​aktiver for hvert job	Du kan spore bevægelsen af ​​aktiver for hvert job
  Advarsler	Du kan indstille dine præferencer, så du får en advarsel, hvis du glemmer at tilføje en jobkode til en linje i en transaktion	Du kan ikke indstille dine præferencer, så du får en advarsel, hvis du glemmer at tilføje en kategorikode til en transaktion
  Kontrolelementer	Du kan ikke indstille dine præferencer, så en transaktion kun bliver registreret, hvis hver linje har en jobkode	Du kan indstille dine præferencer, så en transaktion kun bliver registreret, hvis den har en kategorikode
  Overskrifter	Du kan have header- og detailjob	Du kan ikke have overskrifts- og detaljekategorier
  Link til kunder	Du kan knytte job til specifikke kunder	Du kan ikke linke kategorier til kunder
  Tilknytning til udgifter	Du kan knytte udgifter til job, så de kan markeres for refusion ved on-fakturering af kunder	Du kan ikke knytte kategorier til udgifter til on-fakturering

Føler du dig forvirret? Du kan bruge jobs til at analysere rentabiliteten af ​​individuelle omkostningscentre, projekter eller ventures, men brug kategorier til at spore rentabiliteten af ​​tydeligt adskilte forretningsvirksomheder eller lokationer.

At lave en silkepung af en sos øre

Har du arvet et bogholderijob fra en, der faktisk var en tvangsindsamler, og som udtrykte denne egenskab ved at oprette en kontoliste i MYOB, der inkluderer alle konti, du nogensinde kunne forestille dig?

Måske er du endda nået til næste trin og har besluttet at slette alle de konti, du ikke længere har brug for. Dette er det punkt, hvor du kan ramme problemer: Når du går for at slette en konto, nægter MYOB at spille og siger, at kontoen indeholder historisk information.

I denne situation er måden at slippe af med en uønsket konto ved at kombinere den med en konto, som du ønsker. For at kombinere to konti, gå til din kontoliste, vælg den konto, du vil beholde (MYOB kalder dette din primære konto), og klik på Kombiner konti. I vinduet Kombiner konti, der vises, skal du vælge den konto, du vil flette (kaldet din sekundære konto), og klikke på Kombiner konti en gang til. Klik på OK for at fortsætte. Helt færdig!

Sporing af indtægter og udgifter fra udlejningsejendomme

Har du en udlejningsejendomsinvestering såvel som en virksomhed? Hvis du vil holde styr på alt i en enkelt MYOB-fil, så kan du.

Naviger til din kontoliste og se øverst. Kan du se fanen, der siger Andre indtægter, og fanen, der siger Andre udgifter? Du kan bruge disse klassifikationer til at holde styr på lejeindtægter og lejeudgifter. På denne måde kan du stadig holde virksomhedens indtægter og udgifter adskilt fra din ejendomsinvestering.

Håndtering af aktier og udbytte

Vil du vide, hvordan du registrerer køb af aktier og indkomst fra udbytte i MYOB? Svaret er kort og godt. Bare lad være. At gøre det er som at prøve at fælde et træ ved hjælp af en pennekniv.

Bank i stedet udbytte ind på din personlige konto og køb også nye aktier fra din personlige konto. Brug en simpel håndskrevet bog eller et regneark til at holde styr på disse transaktioner og giv en oversigt til din revisor ved udgangen af ​​hvert år.

At komme i gæld hos ATO

Dette er den vanskelige situation, hvor du opdager, at du ikke kan betale din Business Activity Statement til tiden, og du ender med at skylde penge til det australske skattekontor.

I denne situation sender ATO dig en opgørelse hver måned, der viser, hvor meget du skylder. For at dit regnskab giver mening, bør du medtage dette ansvar i dit regnskab. Sådan gør du:

Gå til din kontoliste og opret en ny ansvarskonto kaldet 'Penge på grund af ATO'.

Vælg Kreditkort som kontotype.

Gå til Brug penge og registrer din aktivitetsopgørelsesbetaling, som om du betaler den fuldt ud.

Den generelle idé er, at du deler din betaling på din GST Collected-konto, din GST Paid-konto og, hvis du har ansatte, din PAYG-tilbageholdelseskonto.

Før du klikker på Optag, skal du vælge Penge på grund af ATO som din bankkonto i øverste venstre hjørne.

Registrering af en transaktion på denne måde sletter dine GST- og PAYG-konti tilbage til de korrekte beløb og viser ATO-forpligtelsen korrekt.

Når du foretager en betaling mod denne gæld, skal du registrere denne betaling i Spend Money og allokere denne betaling til din Penge på grund af ATO-konto.

Afstem denne konto på samme måde, som du ville afstemme enhver anden bankkonto.

Du bør afstemme denne konto, hver gang skattekontoret sender dig en opgørelse.

Holde budgetterne på sporet

Budgetter er lige så meget en personlighedstest, som de er en øvelse i aritmetik og planlægning. Her er nogle tips til at hjælpe dine budgetter med at nå tæt på målet:

• Overvej den person (uanset om det er dig eller en anden), der udgør figurerne. Er de optimister eller pessimister? Afhængig af svaret på dette spørgsmål skal du justere dine tal i overensstemmelse hermed.

• Sælgere er optimister (de ville ellers ikke overleve i deres job). Tag deres salgsfremskrivninger med et gran salt.

• Hvis du har mange mennesker, der arbejder i din virksomhed, så spørg dem om deres input til budgettallene. Jo mere involveret alle er, jo mere realistisk og opnåeligt er budgettet.

• Så snart den første måned er gået, skal du sammenligne budgetter med faktiske værdier ved hjælp af MYOB's Profit & Loss Budget Analysis rapport. Gør dette hver måned for at mestre den sande kunst at se på krystalkugler.

• Tillad altid uforudsete udgifter, især hvis du laver et budget for en ny virksomhed. Ting koster altid mere, end du tror.

• Overvej nøje tidspunktet for uregelmæssige betalinger, såsom kvartalsvise elregninger, måneder med fem lønuger og årlige forsikringspræmier.

Arbejde med generelle tidsskrifter

Generelle journaler er normalt revisorernes domæne, men hvis du er seriøs til dette MYOB-spil, kan en eller anden bede dig om at optage en generel journal før eller siden. Måske justerer du for afskrivninger, registrerer en justering ved udgangen af ​​året eller omfordeling af udgifter fra en konto til en anden.

Her er nogle generelle tips til, hvordan du håndterer denne særligt vanskelige situation:

Gå til Konti-kommandocenteret, og klik på Registrer journalindførsel.

Hold pause et øjeblik, og tænk grundigt over datoen.

Almindelige kladder er normalt justeringer af den ene eller anden art, og som oftest bør de have en anden dato end den tilbudte systemdato. Dater kladden, så den matcher den periode, som justeringen foretages for - hvis du laver en afskrivningspostering for november, skal du datere kladden som november.

Optag et detaljeret notat.

Forklar hvad du laver og hvorfor.

Debiter én konto eller konti, og kreditér én konto eller flere konti.

For hver linje kan du indtaste et beløb i kolonnen Debet eller Kredit - ikke i begge. Du kan dog tilføje så mange linjer, som du vil.

Tænk på skattekoderne for hver linje.

De fleste generelle tidsskrifter påvirker ikke GST, så den sædvanlige skattekode er NT. Men hvis du ikke er sikker, så spørg din revisor.

Tjek, at de samlede debiteringer matcher de samlede kreditter.

De gør? Så skal beløbet ude af balance i bunden vises som nul

Klik på Optag for at færdiggøre din journal.

Gerningen er udført.

Håndtering af udenlandske transaktioner

MYOB AccountRight inkluderer i øjeblikket ikke udenlandsk valuta funktioner. Hvad er løsningerne på dette dilemma?

• Hvis du eksporterer varer til udlandet, men dit salg er i australske dollars, selvom du eksporterer varer til udlandet, behøver du ikke funktioner i fremmed valuta.

• Tilsvarende, hvis du køber varer fra udlandet med australske dollars, behøver du ikke udenlandsk valuta. For eksempel, hvis du køber noget med dit australske kreditkort, selvom den angivne pris var i amerikanske dollars, når beløbet fremgår af dit kontoudtog, vil dette beløb allerede være konverteret til australske dollars.

• Hvis du ikke allerede har købt MYOB, kan du stadig vælge den gamle MYOB Premier Classic-version, som inkluderede udenlandsk valuta. Den største ulempe er, at denne version dog ikke inkluderer bankfeeds eller cloud-funktioner.

Til sidst, før du gør noget, skal du kontakte MYOB kundeservice. Funktionerne i MYOB AccountRight ændrer sig hele tiden.