5 Regnskabskontrol til QuickBooks

Her er en hurtig oversigt over fem effektive teknikker til at minimere de problemer, der dukker op, når du har folk med forskellige niveauer af færdigheder og troværdighed, der arbejder med dine QuickBooks-data:

• Sammenlign jævnligt antal fysiske beholdninger med beholdningsregnskaber. En ting, du kan gøre, både for at minimere dit lagertab og for at vedligeholde nøjagtige regnskaber, er regelmæssigt at sammenligne fysiske optællinger af din beholdning med, hvad dine regnskaber viser. Ved at tælle de mest værdifulde og nemmest at stjæle genstande ofte opnås to ting:

  • Lagersvind identificeres hurtigt.

  • Virksomhedsejeren kan minimere lagersvind ved at identificere den type lager, der oftest er stjålet, eller endda når lageret oftest stjæles.

• Afstem bankkonti. En anden ting virksomhedsejere bør gøre, efter min mening, er at afstemme deres egne bankkonti. Ofte sker medarbejdertyveri af regnskabspersonale, da medarbejdere finder ud af, hvordan man skriver checks på virksomhedens bankkonto, som ejeren ikke kan se. En sikker måde at finde en fiktiv og svigagtig transaktion på er at få ejeren til at afstemme kontoudtoget. Derudover har enhver ustabil, mistænkelig transaktion en tendens til at blive tydelig, når virksomhedsejeren ser nøje på checks.

• Adskil regnskab fra fysisk depot, hvor det er muligt. I en lille virksomhed er det ikke altid let at adskille regnskabet for en aktivitet fra den fysiske forældremyndighed eller det fysiske ansvar for den pågældende aktivitet. Det er f.eks. svært at adskille lagerregnskabet fra fysisk opbevaring eller adgang til det pågældende lager. En butiksmedarbejder kan for eksempel være i stand til nemt at stjæle cigaretter og også justere lageroptegnelser gennem kassesalg af cigaretter. Ikke desto mindre, hvor end du kan adskille fysisk depot fra regnskab, sker der indbygget fejlkontrol. Den person, der foretager regnskabet, kontrollerer indirekte de fysiske depotmænds varetagelse af aktivet.

• Træn medarbejdere i brugen af ​​QuickBooks. Du bør uddanne medarbejderne til at bruge QuickBooks, hvis du har en virksomhed af enhver størrelse, af to grundlæggende årsager: En person, der ved, hvordan man bruger QuickBooks, er mindre tilbøjelig til at lave utilsigtede fejl, og rodede regnskaber camouflerer medarbejdertyveri.

• Luk din QuickBooks-fil. Her er en sidste teknik, der er værd at overveje. Selvom du ikke er forpligtet til at lukke regnskabsåret i QuickBooks, vil du muligvis stadig gøre dette for at bevare integriteten af ​​dine data. Sådan gør du: Vælg kommandoen Rediger → Indstillinger, vælg Regnskab, vælg fanen Virksomhedsindstillinger, og klik derefter på knappen Slutdato Indstil dato/adgangskode. Når QuickBooks beder dig, skal du angive en lukkedato og adgangskode. Efter du har givet disse oplysninger, forbyder eller begrænser QuickBooks brugere i at ændre eller indtaste transaktioner dateret før slutdatoen.