10 tips til at forbedre dit cash flow med Xero

Kontanter er afgørende for en virksomheds overlevelse, og Xero kan bruges til at spore dem. Kontanter skal strømme ind i virksomheden, så virksomheden har penge til at betale for generelle udgifter som husleje, løn og lager. Her er ti bedste tips til at sikre, at du bruger Xero effektivt, så kontanter strømmer ind på virksomhedens bankkonti.

Afstem bankkonti regelmæssigt

For at sikre, at Xero-dashboards og rapporter er korrekte og opdaterede, skal du gøre det til en vane at afstemme bankkonti ofte. Med rettidig information, du kan være sikker på, at indberetninger om udestående fakturaer er korrekte og i stand til at kommunikere med kundens s hurtigt. Alternativet er at vente med at tjekke kvitteringerne på alle penge, der kommer ind i virksomheden, før du begynder at jagte kunden til betaling.

Hold øje med de forventede pengestrømme ind i virksomheden

På Xero-hjemmedashboardet er dashboardet Fakturaer til dig, som opsummerer de aktuelle debitoroplysninger og inkluderer en graf. Du kan hurtigt klikke dig igennem for at finde ud af værdien af ​​udestående fakturaer, aktuelle og udkast til fakturaer, og bore ned for at se detaljerne på salgsdashboardet. Når du er på salgsdashboardet, kan du klikke på boksen i kolonnen Forventet dato og tilføje noter og opdatere den forventede dato for fakturaen.

Tilpas Xero-fakturaer

Xero-fakturaer bør tilpasses til at inkludere dine bankoplysninger og betalingsbetingelser. Dette gør det nemt for kunderne at betale dig. Dine betalingsgateway-oplysninger kan også tilføjes til fakturaen via fakturabranding-temaet. Print en kopi af din faktura og tjek visuelt, at det er nemt for kunderne at finde ud af, hvordan de skal betale virksomheden.

Send Xero-fakturaer omgående

Fakturaer kan sendes via e-mail fra Xero-salgsområdet (eller enhver mobilenhed), hvilket sparer dig for udgifterne til et frimærke og tidspunktet for at placere fakturaen i den sædvanlige kreditorproces; ofte et par dage, hvis du havde brugt postkassen.

Når du sender en faktura via Xero, har du mulighed for at sende den som PDF via Xero netværket, og som et online link. En klient kan downloade PDF'en, fælde et træ, printe det ud og arkivere det - hov! Eller de kan gemme PDF'en på deres computer og sikre, at de har et almindeligt backup-system på plads.

Hvis de er en ultra-cool Xero-bruger som dig, kan de minimere dataindtastning ved at oprette forbindelse til dit Xero-system og modtage fakturaen direkte på deres konti som et udkast til regning. Kunden kan klikke på et hyperlink, der automatisk genereres i den faktura, du sendte dem, og se fakturaen online. Når de klikker på linket, bliver det grønne flueben mod fakturaen på dit salgsdashboard mørkere, så du ved, at de har set det. Lækkert, hey?

Engager dig med mobilteknologi

Installer Xero-appen på din iPhone, og omfavn skyen ved at fakturere, mens du er på farten. Jo hurtigere fakturaen udstedes, jo hurtigere betales den, og jo hurtigere modtages kontanter i banken.

Send Xero-opgørelser i slutningen af ​​måneden

Med blot et par klik via Xero Sales dashboard kan aktivitet og udestående opgørelser, der opsummerer kundefakturaer, nemt sendes til kunder, der har udestående saldi.

Gennemgå din rapport for ældre tilgodehavender

Rapporten for gamle tilgodehavender kan findes på Xeros rapportdashboard og viser alle tilgodehavender efter klient og måned. Du kan klikke på data for at afdække yderligere detaljer om fakturaen og kunden.

Gennemgå rapporten Cash Position

I Xeros Executive Summary-rapport kan du få adgang til en Cash Position-rapport. Den første informationsblok i denne rapport er et simpelt overblik over virksomhedens likviditetssituation: Kontanter modtaget, Kontanter brugt, Kontantoverskud (underskud) og Bankens udløb.

Positive afvigelser er fremhævet grønt, og negative afvigelser er fremhævet rødt. Dette er et overblik over virksomhedens likviditet på højt niveau, og det kan udløse dig til at dykke dybere ned i detaljer, hvis det er nødvendigt.

Cash Position-rapporten hjælper dig også med at forstå detaljerne bag virksomhedens netto kontantbevægelse. Ved at holde dig informeret om din virksomheds kontantbevægelser er du i en bedre position til at træffe proaktive beslutninger, såsom at forsinke udgifterne, hvis pengestrømmen er langsom.

Hold også øje med søjlediagrammet Total Cash In and Out på hjemmets dashboard, som fremhæver de seneste seks måneders kontantbevægelser.

Omfavn skyens kollaborative natur

Giv et virtuelt teammedlem eller konsulent adgang til din Xero-fil, og de kan jagte udestående regninger og opdatere kunderegistre på afstand.

Invester i en tillægsløsning til at inddrive gæld

Lad ikke kunder behandle dig som en bank. Invester i en af ​​Xeros tilføjelsesløsninger til gældssporing som Debtor Daddy, Satago, Chaser eller Late Fee Manager. Disse tilbyder en række funktioner, herunder høflighedspåmindelser, før en faktura forfalder, automatiske e-mailpåmindelser, der følger op på forsinkede betalinger, og muligheden for at sende tekstbeskeder, pålægge forsinkede gebyrer, servicegebyrer eller renter på fakturaer.