10 nøgler til at bruge teknologi til at administrere små virksomheders poster

Små virksomhedsejere overalt har taget teknologi til sig til at administrere deres optegnelser, uanset om det er planlægning af aftaler, oprettelse af korrespondance, registrering af forretningsdrift, behandling af løn, sporing af lagerbeholdning eller mere. Selvom virksomheder ikke er blevet "papirløse", har de erkendt fordelene ved at bruge teknologi til at holde sig organiseret. Hvis du stadig er lænket til at bruge papir, kan det være på tide, at du bruger de følgende ti taster til at erstatte papiret med elektroniske filer.

Brug Outlook til at holde styr på aftaler, opgaver og projekter

Papirkalenderen, der går overalt, hvor du går, er nyttig, men har du prøvet at bruge kalenderfunktionen i et softwareprogram? Med en computerstyret kalender kan du indtaste en aftale én gang og indstille den til at gentages dagligt, ugentligt, hver anden uge eller månedligt, og du kan indstille automatiske påmindelser - opgaver, du ikke kan udføre på din papirkalender. Her er en anden bonus: Med software som Outlook kan alle dine medarbejdere dele kalendere.

Scan visitkort, og overfør deres oplysninger til Outlook-kontaktlister

Er du træt af at skulle pløje dig igennem din Rolodex eller en kæmpe stak visitkort for at finde et telefonnummer eller en e-mailadresse? Nå, du kan gå væk fra hvilken version af dette mareridt du står over for. Hvordan? Kør hvert visitkort gennem en scanner, der inkluderer software til at konvertere oplysningerne på kortet til kontaktlisten i Outlook. Så kan du finde den information, du søger med en Find-operation.

Konverter dokumenter til Adobe .pdf-filer

MS Word har en mulighed for at gemme filer som. pdf'er. Processen er smertefri. Med et åbent Word-dokument skal du vælge ArkivGem AsGem som type, og klik på dropdown-pilen yderst til højre. Rul ned på listen, fremhæv PDF, og klik på Gem (ved siden af ​​Annuller nederst i boksen).

Hvad er det store ved pdf'er? Du behøver ikke længere at bekymre dig om, hvorvidt nogen har den rigtige version af software til at læse din fil. Enhver computer med Adobe Reader kan åbne enhver .pdf-fil.

Du kan også scanne breve, fakturaer, annoncer - alle dokumenter, der passer til din scanner - og gemme dem som pdf'er. Bare sørg for, at du indstiller scanneren til .pdf-filtypen, før du scanner dokumentet.

Opret mastere af dokumenter, der bruges ofte

Når du ofte bruger stort set det samme bogstav, men med mindre ændringer, skal du opbevare en masterfil med det på din computer. Når du så har brug for dokumentet, skal du åbne dit masterdokument, foretage ændringerne og udskrive dokumentet. Husk at gemme filen med et andet filnavn, så masteren ikke ændres.

Brug regnskabssoftware til at oprette fakturaer og indkøbsordrer

Du behøver ikke længere at bladre gennem arkivskabe fyldt med fakturaer eller indkøbsordrer. Brug regnskabssoftware som QuickBooks eller Sage 50 til at oprette disse dokumenter. Du skal muligvis udskrive og sende dokumenter til en kunde, men den faktiske fil bliver – ikke i pladskrævende arkivskabe – men på din computer, hvor det at finde en faktura er et spørgsmål om at indtaste et par tastetryk.

Automatiser timekort, projektfaktureringer og lønbehandling

Du kan erstatte indstikning og behandling af tidskort med elektronisk indrykning og behandling af løn. Tænk på den sparede tid og de undgåede fejl. En arbejdsgiver siger, at hans virksomhed reducerede lønbehandlingen fra 6 timer til 45 minutter ved at bruge timekortsoftware. Nu er det en stor bedrift.

Og hvis troværdighed er et problem for din virksomhed, kan du købe et softwareprogram, der kræver, at hver medarbejder placerer en finger på en scanner, når arbejdstiden begynder og slutter! Dette fingeraftryk lyder som en sci-fi-film, ikke?

Spor lagerbeholdning elektronisk

Hvis din lille virksomhed involverer lagerbeholdning, er brug af teknologi den eneste vej at gå. Optical Character Recognition (OCR) software gør det muligt for din virksomhed at holde en nøjagtig registrering af lagerbeholdningen, udfylde ordrer hurtigere, sende ordrer problemfrit og fakturere præcist, fordi alt spores af computeren. Du kan administrere alle disse processer ved hjælp af etiketter og numre på din computerskærm.

Registrer køb og produktdetaljer om aktiver i et regneark eller en database

Når du køber udstyr eller andre aktiver, skal du registrere købs- og produktoplysningerne i et regneark eller en database. Med alle oplysningerne lige ved hånden kan du kontakte sælgeren med eventuelle problemer eller hurtigt opgøre dine aktiver til et regnskab eller svare på en anmodning om aktivoplysninger fra banken.

Gør skattetid til et stykke kage

Når alle eller de fleste af dine poster er på computeren, er det meget nemmere og mere præcist at forberede skatter end at overføre data fra en papirkopi til computeren.

Med alle dine fakturaer eller indkøbsordrer i et regnskabssoftwareprogram kører du bare en rapport og — voila! -softwaren giver dig det samlede antal fakturaer eller indkøbsordrer for året. Det samme er tilfældet med løn, inventar og aktiver. Du kan hente alt, hvad du systematisk har gemt på computeren, når du har brug for det.

Sikkerhedskopier filer

En yderligere fordel ved at bruge teknologi til at administrere dine små virksomheders optegnelser er, at du kan sikkerhedskopiere dem - gemme dem for eksempel på en computer et andet sted eller et flashdrev.

Hvorfor er det så vigtigt? Det mest værdifulde computeraktiv er de data, den har. Behold en ekstra kopi af disse data, så du aldrig står over for forfærdelse over tabte optegnelser. Du får sjældent besked på forhånd om, at indbrudstyven kommer til at stjæle din computer, en brand vil smelte den, eller den vil bare dø.