Ako zmenšiť veľkosť súboru programu Excel

V Exceli je až 1 048 576 riadkov a 16 384 stĺpcov – to je veľa buniek na vyplnenie.

Problém je v tom, že čím viac údajov do tabuľky vložíte, tým väčší bude súbor. Ak je váš excelový súbor príliš veľký, môže byť nepraktické jednoducho poslať e-mail kolegom alebo klientom. Môže sa tiež spomaliť v Exceli a prestať správne fungovať.

Ak čelíte tomuto problému, tu je niekoľko účinných tipov, ako zmenšiť veľkosť súboru programu Excel.

Ako zmenšiť veľkosť súboru v Exceli odstránením pracovných hárkov

Používanie viacerých pracovných hárkov v Exceli uľahčuje štruktúrovanie tabuliek, ale čím viac pracovných hárkov použijete, tým väčšia bude veľkosť súboru. Odstránenie nepotrebných pracovných hárkov môže pomôcť zmenšiť veľkosť súboru.

Ak chcete odstrániť pracovné hárky v programe Excel:

1. Uistite sa, že hárok, ktorý chcete odstrániť, neobsahuje žiadne údaje, ktoré sú potrebné alebo na ktoré odkazujú iné hárky.
2. Kliknite pravým tlačidlom myši na kartu listu v spodnej časti obrazovky.
   
3. Vyberte možnosť Odstrániť .
   

Hárok sa odstráni – zopakujte kroky pre všetky ďalšie hárky, ktoré chcete odstrániť.

Vymazať vyrovnávaciu pamäť kontingenčnej tabuľky

Kontingenčné tabuľky v Exceli sú skvelým spôsobom, ako analyzovať údaje, ale môžu mať významný vplyv na veľkosť súborov programu Excel. Je to preto, že Excel v predvolenom nastavení uloží zdrojovú dátovú vyrovnávaciu pamäť kontingenčnej tabuľky spolu s vaším súborom. Toto nastavenie je však možné zmeniť a pri otvorení tabuľky obnoviť vyrovnávaciu pamäť údajov.

Ak chcete zastaviť ukladanie pivot cache v Exceli:

1. Vyberte ľubovoľnú bunku kontingenčnej tabuľky.
2. Otvorte ponuku Analýza kontingenčnej tabuľky .
   
3. Vyberte položku Možnosti .
   
4. Vyberte kartu Údaje .
   
5. Uistite sa, že nie je začiarknuté políčko Uložiť zdrojové údaje so súborom .
   
6. Potvrďte kliknutím na tlačidlo OK .

Uložiť vzorce ako hodnoty

Vzorce Excelu vám umožňujú robiť v Exceli takmer všetko, čo chcete, pomocou vstavaných funkcií. Vzorce však zaberajú viac miesta ako hodnoty, takže ak máte v tabuľke veľa vzorcov, ktoré už boli vypočítané, možno by ste mali zvážiť konverziu týchto vzorcov na hodnoty.

Uloženie vzorca ako hodnoty v Exceli:

1. Vyberte vzorec, ktorý obsahuje váš vzorec.
2. Na skopírovanie bunky použite klávesovú skratku Ctrl+C v systéme Windows alebo Cmd+C v systéme Mac. Prípadne naň môžete kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať možnosť Kopírovať .
   
3. Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku a vyberte Prilepiť špeciálne >  Hodnoty .
   

Váš vzorec bude nahradený hodnotou jeho výsledku.

Odstrániť alebo komprimovať obrázky

Obrázky nie sú niečo, čo sa bežne používa v tabuľkách programu Excel, ale ak ste nejaké použili vo svojom dokumente, zväčšia veľkosť súboru. Tieto obrázky môžete buď odstrániť, alebo ich komprimovať.

Ak chcete komprimovať obrázok v programe Excel:

1. Vyberte obrázok v tabuľke.
2. Na páse s nástrojmi sa zobrazí karta Formát obrázka – vyberte túto ponuku .
   
3. Stlačte ikonu Komprimovať obrázky .
   
4. Vyberte rozlíšenie – čím nižšie rozlíšenie, tým menšia bude veľkosť súboru programu Excel.
   
5. Uistite sa, že je vybratá možnosť Odstrániť orezané oblasti obrázkov .
   
6. Ak chcete použiť rovnakú kompresiu na všetky obrázky, uistite sa, že nie je začiarknuté políčko Použiť iba na tento obrázok .
   
7. Kliknutím na tlačidlo OK komprimujete obrázky.

Znížte veľkosť súboru Excel uložením vo formáte XLSB

Ďalším spôsobom, ako zmenšiť veľkosť súboru Excel, je uložiť ho v binárnom formáte. Predvolený formát je XML, ktorý funguje lepšie s inými aplikáciami, ale ak plánujete použiť súbor iba v Exceli, jeho uloženie ako súbor .XLSB môže pomôcť zmenšiť veľkosť súboru.

Ak chcete uložiť súbor programu Excel vo formáte .XLSB:

1. Stlačte Súbor > Uložiť ako .
2. Vyberte umiestnenie na uloženie súboru.
3. Zo zoznamu formátov súborov vyberte binárny zošit programu Excel .
   
4. Potvrďte stlačením tlačidla Uložiť .

Riešenie problémov s Excelom

Ak vás zaujíma, ako zmenšiť veľkosť súboru programu Excel, zvyčajne môžete problém vyriešiť podľa vyššie uvedených krokov.

Excel je výkonná aplikácia, ale keď sa niečo pokazí, oprava môže byť frustrujúca. Ak máte problémy, môžete skúsiť zastaviť zlyhanie Excelu . Ak dostávate upozornenia na chyby v kruhovom odkaze , Excel vám môže pomôcť ich vystopovať.