Zpracování mezd pomocí QuickBooks 2003

Pokud chcete používat QuickBooks pro výplaty, protože chcete ušetřit peníze, nebojíte se trochy papírování nebo možná chcete extra flexibilitu, která je spojena s tím, že si to uděláte sami, musíte se zaregistrovat do jedné ze mzdových služeb QuickBooks: Základní mzdová služba nebo Deluxe mzdová služba.

Chcete-li se přihlásit k některé ze služeb, připravte se na připojení k internetu. Následuj tyto kroky:

1. Zvolte příkaz Zaměstnanci –> Nastavit výplatní pásku.

Nebo vyberte Zaměstnanci v seznamu Navigátoři a poté klikněte na ikonu Nastavit mzdy.

QuickBooks se připojí k internetu a zobrazí první stránku vícestránkového webového formuláře, který vám umožní nastavit buď Základní mzdovou službu, nebo Deluxe mzdovou službu.

2. Postupujte podle pokynů na obrazovce.

Jak je to dokonale, bezbolestně jednoduché?

Řešení daní

Chcete-li provést výplatní listinu správným způsobem, potřebujete několik věcí: identifikační číslo zaměstnavatele, státní identifikační číslo zaměstnavatele, pokud srážíte státní daně z příjmu, identifikační číslo pro daň v nezaměstnanosti a některé daňové formuláře W-4.

Získání identifikačního čísla zaměstnavatele

Chcete-li získat identifikační číslo zaměstnavatele, musíte u úřadu Internal Revenue Service (IRS) podat formulář SS-4 neboli žádost o identifikační číslo zaměstnavatele, abyste získali identifikační číslo zaměstnavatele. Tento formulář můžete získat na IRS nebo zavoláním na IRS a požádáním o něj.

Můžete také požádat o identifikační číslo zaměstnavatele a získat je telefonicky. Stále však musíte vyplnit formulář SS-4, abyste mohli odpovědět na otázky, které IRS položí během krátkého procesu telefonické žádosti. (Po krátkém telefonickém rozhovoru také musíte formulář odeslat poštou nebo faxem IRS.)

Zaměstnanci dělají svou část

Musíte také udělat něco jiného, ​​než budete vědět, jak zacházet se všemi těmi daněmi – musíte nechat každého z vašich zaměstnanců vyplnit formulář W-4, který vám sdělí, jaký stav podání použije a kolik osobních výjimek má. budu tvrdit. Hádejte, kde seženete prázdné W-4? Od vašeho přátelského agenta IRS nebo webové stránky IRS .

Platit svým zaměstnancům

Poté, co si předplatíte službu QuickBooks Payroll Service, nastavíte své mzdové účty a získáte identifikační číslo zaměstnavatele, jste připraveni někomu zaplatit. Tato část vás vyvede z míry, zvláště pokud jste mzdovou agendu prováděli ručně. Díky tomuto procesu se celé vaše rozhodnutí používat QuickBooks k výplatě vyplatí. Zde je postup:

1. Zahajte mzdový proces výběrem Zaměstnanci –> Platit zaměstnance.

Nebo vyberte Zaměstnanci v seznamu Navigátoři a klikněte na ikonu Platit zaměstnance. Zobrazí se okno Vybrat zaměstnance k výplatě. Pokud v tomto seznamu nevidíte jméno, které hledáte, pak jste zaměstnance nikdy nepřidali do seznamu zaměstnanců.

2. Změňte všechna požadovaná nastavení.

Ke změně způsobu, jakým QuickBooks provádí výplatní listinu, byste neměli používat žádné z políček a tlačítek okna Select Employees to Pay. Můžete ale provést několik změn:

• • Nechystáte-li se tisknout šeky – možná je píšete ručně nebo k uchování knih pouze používáte QuickBooks – ponechte zaškrtnuté políčko To Be Printed.

• V rozevíracím seznamu Bankovní účet potvrďte bankovní účet, ze kterého jsou zaměstnanci vypláceni.

• Obvykle chcete pro jistotu ponechat vybranou možnost Zadat hodiny a zkontrolovat náhled před vytvořením. Když je tato možnost vybrána, QuickBooks zobrazí souhrnný náhled pro každou vytvořenou výplatu. Pokud vyberete druhou možnost, Vytvořit šek bez náhledu pomocí níže a posledního množství, QuickBooks vám nedovolí nejprve zkontrolovat svou práci – QuickBooks pouze vytvoří šeky.

• Nastavte datum kontroly a datum konce výplatního období správně.

3. Vyberte zaměstnance, kterým platíte, a klikněte na tlačítko Vytvořit.

Pokud platíte všem uvedeným zaměstnancům, stačí kliknout na tlačítko Označit všechny na pravé straně obrazovky Vybrat zaměstnance k výplatě. Pokud potřebujete označit zaměstnance jednotlivě, stačí kliknout vedle každého v levém sloupci — sloupec se zaškrtnutím v záhlaví. Poté klikněte na tlačítko Vytvořit, aby aplikace QuickBooks vytvořila „návrhové“ verze všech šeků ze mzdy, které potřebujete pro zaměstnance. QuickBooks dále zobrazí okno Náhled výplaty, pokud jste v kroku 2 uvedli, že chcete zobrazit náhled výplatních šeků. V okně se také zobrazuje daň ze mzdy a srážkové částky, které za vás společnost QuickBooks vypočítala.

4. Podle potřeby vyplňte mzdové údaje.

Do pole Výdělky vyplňte počet odpracovaných hodin a v případě potřeby tyto hodiny aplikujte na zákazníka nebo zakázku. Do pole Jiné mzdové položky zadejte provize, příplatky (například spropitné, bonusy a náhrady výdajů), srážky (například odborové příspěvky a příspěvky 401(k)) a příspěvky společnosti (například pojistné plnění nebo 401(k) odpovídající částky). V případě potřeby můžete také změnit mzdovou položku nebo sazbu nebo přidat další mzdovou položku.

Sleduj tohle. QuickBooks vypočítává daně společnosti a zaměstnanců a výši čistého šeku. Pokud jsou některé informace nepřesné, jednoduše klikněte na částku a změňte ji, buď ji smažte, nebo nahraďte správnou informací.

Můžete si také všimnout, že QuickBooks uchovává součty jak pro aktuální kontrolu, tak pro rok k dnešnímu dni.

5. Kliknutím na tlačítko Vytvořit zaznamenáte výplatní transakci.

Po kontrole výplat všech zaměstnanců se QuickBooks vrátí do dialogového okna Vybrat zaměstnance k výplatě.

6. Vytiskněte šeky.

Šeky můžete vytisknout z okna Výběr zaměstnanců k výplatě kliknutím na tlačítko Tisk výplat. QuickBooks tiskne výplatní šeky stejně jako běžné šeky.