Zlepšete svůj peněžní tok s QuickBooks 2019

Musíte vědět, jak sledovat, co vám vaši zákazníci dluží, a jak posuzovat finanční náklady. Ale nebojte se. To, co zákazník dluží, můžete sledovat několika způsoby. Asi nejjednodušší metodou je zobrazení Zákaznického centra volbou Zákazník → Zákaznické centrum.

Dále vyberte zákazníka ze seznamu Zákazníci a úlohy (který se zobrazí podél levého okraje okna). QuickBooks vytvoří stránku se seznamem transakcí pro zákazníka. Zobrazuje také kontaktní údaje zákazníka. Tento obrázek ukazuje informace o zákaznickém centru pro zákazníka.

Okno Zákaznického centra

Měli byste si také uvědomit, že QuickBooks poskytuje několik šikovných zpráv o pohledávkách (A/R). K těmto přehledům se dostanete kliknutím na ikonu Přehledy a výběrem Zákazníci a pohledávky. Nebo můžete zvolit Reporty → Zákazníci a pohledávky. QuickBooks pak zobrazí podnabídku asi půl tuctu zpráv, které popisují, kolik peněz vám zákazníci dluží. Některé sestavy například organizují otevřené faktury do různých skupin podle toho, jak staré jsou faktury. (Tyto zprávy se nazývají stárnutí. ) Některé zprávy shrnují pouze faktury nebo platby. A některé zprávy ukazují otevřený nebo nezaplacený zůstatek každého zákazníka.

Výpis si můžete vytisknout a odeslat zákazníkovi volbou Zákazníci→Vytvořit výpisy. Pomocí dialogového okna Vytvořit výpisy popište, pro které zákazníky chcete výpisy tisknout, a rozsahy dat, kdy chcete výpisy zobrazovat; poté klikněte na Tisk nebo E-mail, chcete-li výpisy vytisknout nebo poslat e-mailem. Výpisy jsou praktickým způsobem, jak zapomnětlivým zákazníkům nebo klientům připomenout částky po splatnosti. Mimochodem, nemusíte posílat výpisy všem za každý měsíc. Ve své praxi CPA rozesílám výpisy několikrát ročně klientům s účty po splatnosti. Tato přátelská upomínka vždy vyvolá hrstku rychlých plateb a trapných omluv.

Jak vyhodnotit finanční poplatky v QuickBooks 2019

QuickBooks posuzuje finanční poplatky na nezaplacených otevřených fakturách, aniž by zvažoval jakékoli neuplatněné platby. V souladu s tím se budete chtít ujistit, že použijete všechny platby a dobropisy na otevřené faktury, než budete posuzovat finanční poplatky.

Chcete-li posoudit finanční poplatky, postupujte takto:

1. Vyberte Úpravy → Předvolby, klepněte na ikonu Finanční poplatek v seznamu nalevo a poté klepněte na kartu Předvolby společnosti.

Abyste mohli posoudit finanční poplatky, musíte je nejprve nastavit.

Pouze správce QuickBooks může změnit nastavení firemních finančních poplatků a může tak učinit pouze v režimu pro jednoho uživatele.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Předvolby, jak je znázorněno. (Pokud jste již dříve posuzovali finanční poplatky, QuickBooks zobrazí okno Posouzení finančních poplatků. Kliknutím na tlačítko Nastavení v okně Posouzení finančních poplatků můžete zobrazit dialogové okno Předvolby a zkontrolovat nebo upravit nastavení finančních poplatků.)

Dialogové okno Předvolby pro finanční poplatky

2. Zadejte roční úrokovou sazbu, kterou chcete použít pro výpočet finančních poplatků.

Přesuňte kurzor na textové pole Roční úroková sazba (%) a zadejte roční úrokovou sazbu.

3. (Volitelné) Zadejte minimální finanční poplatek, pokud existuje.

Přesuňte kurzor na textové pole Minimální finanční poplatek a zadejte minimální poplatek. Pokud například na faktuře po splatnosti vždy účtujete alespoň 25 USD, zadejte 25.

4. Zadejte počet dní milosti, které dáte.

Dny milosti. To zní trochu jako umělecký film nebo vážný román, že? Toto číslo v zásadě udává, kolik dní jste ochotni lidi vynechat. Pokud zadáte 30 do textového pole Dodatečná lhůta (dny), QuickBooks nezačne vyměřovat finanční poplatky dříve než 30 dní po splatnosti faktury.

5. Určete, který účet chcete použít ke sledování finančních poplatků.

Aktivujte rozevírací nabídku Účet finančních poplatků a vyberte typ účtu Příjem nebo Jiný příjem.

6. Uveďte, zda chcete z finančních poplatků účtovat finanční poplatky.

Dává toto prohlášení smysl? Pokud někomu naúčtujete finanční poplatek a on nebo ona finanční poplatek nezaplatí, nakonec se tento poplatek také stane po splatnosti. Co tedy uděláte, až budete příště posuzovat finanční poplatky? Počítáte finanční poplatek z finančního poplatku? Chcete-li to provést – a pokud vám to státní a místní zákony dovolují – zaškrtněte políčko Posoudit finanční poplatky na poplatcích po splatnosti.

7. Řekněte QuickBooks, zda má počítat finanční poplatky od data splatnosti nebo od data faktury.

Vyberte možnost Datum splatnosti nebo Faktura/Datum fakturace. Jak asi tušíte, počítáte s vyššími finančními náklady, pokud vám k datu faktury začnou narůstat úroky.

8. Řekněte QuickBooks, zda má tisknout faktury za finanční poplatky.

Zaškrtněte políčko Označit faktury finančních poplatků „k vytištění“, chcete-li později vytisknout faktury pro vámi vypočítané finanční poplatky.

9. Klepněte na tlačítko OK.

Poté, co pomocí dialogového okna Předvolby sdělíte QuickBooks, jak by se měly vypočítat finanční poplatky, klikněte na OK.

10. Zvolte Zákazníci → Vyhodnotit finanční poplatky nebo klikněte na ikonu Finanční poplatky na domovské obrazovce.

Zobrazí se okno Vyhodnocení finančních poplatků, jak je znázorněno na obrázku. Toto okno zobrazuje všechny finanční poplatky, které QuickBooks vypočítal, uspořádané podle zákazníka.

Okno Posoudit finanční poplatky

11. Zadejte datum stanovení finančního poplatku.

Přesuňte kurzor do textového pole Assessment Date (Datum hodnocení) a zadejte datum, kdy posuzujete finanční poplatky, o kterém jsem ochoten se vsadit, že je aktuální datum. (Toto datum je také datem faktury, které bude použito ve fakturách za finanční poplatky, pokud je vytvoříte.)

12. Potvrďte, kterým zákazníkům chcete vyměřit finanční poplatky.

QuickBooks zpočátku označí všechny finanční poplatky, což znamená, že pro každý finanční poplatek nastaví novou fakturu. (QuickBooks označí finanční poplatky malým zaškrtnutím.) Pokud chcete zrušit označení (nebo později označit) finanční poplatek, klikněte na něj. Chcete-li zrušit označení všech poplatků, klikněte na tlačítko Zrušit označení všech. Chcete-li označit všechny poplatky, klikněte na tlačítko Označit vše.

Můžete vytvořit sestavu inkasa pro libovolného zákazníka nebo úlohy uvedené v okně Posouzení finančních poplatků výběrem jména zákazníka a kliknutím na tlačítko Historie inkasa.

13. Klepněte na tlačítko Vyhodnotit poplatky.

Když okno Posoudit finanční poplatky správně popisuje finanční poplatky, které chcete posoudit, klikněte na Posoudit poplatky. S výpočty a odhady finančních poplatků jste hotovi.

Jak se vypořádat s vklady v QuickBooks

Když už mluvím o zlepšení vašeho peněžního toku, dovolte mi stručně zmínit jednu další účinnou techniku ​​peněžních toků – a probrat účetnictví potřebné pro tuto techniku.

Jedním snadným způsobem, jak zlepšit svůj peněžní tok, je přijmout nebo vyžadovat od klientů nebo zákazníků zálohy nebo zálohy předem, než se pustíte do samotné práce. Jinými slovy, než začnete pracovat, objednáte inventuru nebo uděláte cokoliv, co je prvním krokem ve vašem podnikání k dokončení prodeje, shromáždíte studené, těžké peníze.

Bohužel tyto vklady zákazníků, jak se jim říká, způsobují trochu problémy s vedením účetnictví. Otázka v podstatě zní, jak zaznamenáte šek nebo hotovostní vklad na věci, které jste ještě neudělali nebo neprodali? Máte dvě základní možnosti:

• Snadný způsob: Můžete zaznamenat prodejní doklad pro službu nebo produkt. Tímto způsobem počítáte hotovost přicházející do vašeho podnikání a uznáváte výnosy. Všimněte si také, že pokud je záloha nevratná – a pro účely peněžního toku by záloha měla být nevratná – měli byste započítat příjem, když obdržíte zálohu, pokud jste daňový poplatník na bázi hotovosti. (Pravděpodobně jste daňový poplatník, ale pokud si nejste jisti, zeptejte se svého daňového poradce.)
• Přesný způsob: Vklad můžete uznat jako nový závazek. Provedete to vytvořením zápisu do deníku, který zaznamená nárůst na vašem hotovostním účtu a který zaznamená nárůst na vašem účtu běžného závazku Vklady zákazníků. Pokud je záloha vratná a jste poplatníkem na hotovostním základě nebo pokud jste poplatníkem na akruálním základě, pravděpodobně byste měli použít tuto metodu. Až bude váš prodej dokončen a vyfakturován později, použijte položku Záloha zákazníka jako zápornou částku na prodejní faktuře, abyste převedli částku z účtu závazků a použili ji na splatný zůstatek faktury.