Zero-Based Budgeting a QuickBooks

Vytváření a používání rozpočtu v QuickBooks vyžaduje určité základní znalosti technik sestavování rozpočtu. Rozpočet s nulou funguje zdola nahoru. Rozpočet založený na nule začíná individuálními příjmy, náklady, aktivy, závazky a vlastními účty vlastníka. Zkoumá konkrétní účet – například náklady na poštovné – a poté se snaží použít zdravý rozum a logiku při vymýšlení dobré částky rozpočtu na náklady na poštovné.

Rozpočtář může například odhadnout, že firma během roku rozešle 1 000 dopisů a že průměrné poštovné za dopis se bude rovnat 0,50 USD. V tomto případě nulový rozpočtový přístup určuje, že náklady na poštovné v příštím roce budou pravděpodobně činit 500 USD. Rozpočtář s nulovou základnou vypočítá tuto částku tak, že vezme 1 000 dopisů a vynásobí tuto částku poštovním nákladem 0,50 USD za dopis.

Výhodou nulového rozpočtování je to, že má tendenci fixovat špatně vyčíslené, dříve rozpočtované částky. Nestačí jen udržovat špatná rozpočtová rozhodnutí z minulosti. Nové rozpočtové částky jsou založeny na použití zdravého rozumu a jednoduché aritmetiky; kombinace těchto dvou položek často produkuje docela dobrá čísla. To je opravdu skvělé.

Další úhlednou vlastností nulového rozpočtování je to, že lidi, kteří těží z nebo používají nějakou rozpočtovanou částku, činí odpovědnými za tuto rozpočtovanou částku. Pokud například nějaká manažerka minulý rok utratila 50 000 USD na cestovní náklady, v horním rozpočtu se uvádí, že letos utratí 50 000 USD.

Naproti tomu nulové rozpočty nutí manažera dokázat pomocí zdravého rozumu a jednoduché aritmetiky, že cestovní náklady ve výši 50 000 USD jsou pro tento rok přiměřené.

Rozpočty založené na nule však nejsou dokonalé; má slabinu v tom, že pro rozpočtáře je snadné zapomenout čísla nebo udělat chyby ve výpočtu.

Dříve byl použit příklad, kdy rozpočtář odhadoval, že náklady na poštovné v příštím roce budou 500 USD. Tento odhad vychází z odhadu počtu dopisů odeslaných za rok (1 000) a odhadu průměrného poštovného za každý dopis (0,50 USD). Pokud je jedno z těchto čísel chybné, nebo pokud (nedej bože) rozpočtář jedno číslo nesprávně vynásobí druhým, je nesprávné číslo rozpočtu poštovného.

Pokud rozpočtář počítá stovky nebo dokonce tisíce rozpočtovaných částek, nepochybně udělá v procesu několik chyb. A ty chyby se jí pravděpodobně nepodaří opravit nebo najít kvůli objemu rozpočtovaných částek.