Zaznamenejte své účty v QuickBooks 2019 způsobem splatných účtů

Způsob placení účtů splatných (A/P) zahrnuje dva kroky. První je maličkost na obtížné stránce a druhý krok je snadný jako facka. Nejprve zaznamenáte své účty. Možná už znáte používání karet Výdaje a Položky k evidenci účtů. Tyto karty musíte vyplnit také pro metodu A/P, pokud chcete rozeslat fakturu účtům, zákazníkům, zaměstnání, třídám a položkám.

Poté, co zaznamenáte své účty, můžete přejít k druhému kroku: sdělit QuickBooks 2019, které účty je třeba zaplatit. Poté QuickBooks vypíše šeky. Vytisknete si je. Ty jim pošleš poštou.

Aby metoda A/P fungovala, musíte zaznamenat své účty tak, jak přicházejí. To neznamená, že je musíte hned platit. Zaznamenáním svých účtů můžete sledovat, kolik peněz dlužíte a kolik peněz vaše firma skutečně má. QuickBooks vám připomene, kdy jsou vaše účty splatné, takže se nemusíte bát, že zapomenete zaplatit účet.

Když zaznamenáváte účty způsobem závazků, používáte účetnictví na akruální bázi.

Jak zaznamenávat účty v QuickBooks 2019

Když přijde účet, první věc, kterou musíte udělat, je zaznamenat ho. Účty můžete zaznamenávat prostřednictvím okna Zadat účty nebo registru Závazky. Pokud plánujete sledovat účty podle výdajů a položek, musíte použít okno Zadat účty.

Chcete-li zaznamenat vyúčtování prostřednictvím okna Zadat účty, postupujte takto:

Vyberte Dodavatelé → Zadat účty.

Případně klikněte na ikonu Enter Bills v oblasti Vendors na domovské stránce. Následující obrázek ukazuje okno Enter Bills. Nepochybně si všimnete, že horní polovina tohoto okna vypadá do značné míry jako šek, a to proto, že mnoho informací, které sem vložíte, skončí na šeku, který zapisujete, abyste zaplatili svůj účet. (Pokud v horní části formuláře vidíte slovo Kredit, nikoli Vyúčtování, vyberte možnost Vyúčtování v levém horním rohu. Tuto obrazovku můžete také použít k zadávání dobropisů od dodavatelů.)

Okno Zadat účty.

2. Vyberte jméno dodavatele, kterému platíte.

Pokud chcete tento účet zaplatit dodavateli, který je již na seznamu dodavatelů, klikněte na šipku dolů na konci řádku dodavatele a vyberte dodavatele. (Poté QuickBooks automaticky vyplní okno Enter Bills tolika informacemi, kolik si pamatuje.) Pokud je tento dodavatel nový, QuickBooks vás požádá o rychlé přidání nebo nastavení některých informací o dodavateli: adresu, kreditní limit, platební podmínky a již brzy. Tyto informace zadáte v okně Nový dodavatel.

Máte-li jednu nebo více nevyplněných nákupních objednávek u dodavatele, kterého si vyberete, QuickBooks se vás zeptá, zda chcete obdržet za nákupní objednávku. Klepněte na Ano, pokud ano, nebo na Ne, pokud ne. Pokud zvolíte příjem oproti nákupní objednávce, QuickBooks zobrazí dialogové okno Otevřít nákupní objednávky, jak je znázorněno. Obsahuje seznam otevřených nákupních objednávek, které jste zaznamenali. Když vyberete jednu nebo více nákupních objednávek, které chcete přijmout, QuickBooks za vás vyplní položky a částky z těchto objednávek, které můžete podle potřeby upravit. Po dokončení dialogového okna Otevřít nákupní objednávky se kliknutím na OK vraťte do okna Zadat faktury.

Zaplacení účtu oproti objednávce.

Chcete-li vytvořit nákupní objednávku, což je záznam položek, které si objednáte od dodavatelů, zvolte Dodavatelé → Vytvořit nákupní objednávky. Když QuickBooks zobrazí okno Vytvořit nákupní objednávky, popište svou objednávku. Nákupní objednávky tisknete a upravujete stejným způsobem, jako tisknete faktury a dobropisy.

3. Vyberte platební podmínky popisující splatnost vyúčtování.

Na řádku Podmínky otevřete rozevírací nabídku a vyberte platební podmínky (pokud tam informace již nejsou při nastavování dodavatele).

4. (Volitelné) Zadejte referenční číslo dodavatele.

Pokud pro fakturu zadáte referenční číslo dodavatele – pravděpodobně pouze číslo faktury nebo číslo vašeho účtu – referenční číslo se vytiskne na dokladu, který je součástí vytištěného šeku.

5. (Volitelné) Zadejte poznámku k popisu účtu.

Do textového pole Poznámka můžete zadat poznámku. Poznámka, kterou zadáte, se objeví v registru A/P.

6. Přesuňte kurzor dolů do sloupce Účet na kartě Výdaje a zadejte název nákladového účtu.

Je velká šance, že chcete zadat název nákladového účtu, který je již v účtové osnově. V takovém případě kliknutím na šipku dolů zobrazíte seznam všech svých účtů. Pravděpodobně budete muset procházet seznamem, abyste se dostali k nákladovým účtům. (Rychlý způsob, jak se posunout v seznamu dolů, je začít psát název účtu; jdete přímo dolů v seznamu.) Klepněte na účet, který představuje tento účet. (S největší pravděpodobností jde o zásoby nebo něco podobného.)

Pokud potřebujete pro tuto fakturu vytvořit novou kategorii nákladového účtu, zvolte Přidat nový z horní části seznamu. Zobrazí se dialogové okno Nový účet (nezobrazeno). Vyplňte informace a klikněte na OK.

Co když peníze, které vyplácíte kvůli tomuto účtu, lze rozdělit mezi dva, tři nebo čtyři nákladové účty? Jednoduše klikněte pod účet, který jste právě zadali. Zobrazí se šipka dolů. Kliknutím na něj zadejte další nákladový účet a další a další, pokud potřebujete.

7. V případě potřeby přejděte na sloupec Částka a změňte čísla.

Pokud rozdělujete tento účet mezi několik účtů, ujistěte se, že čísla ve sloupci Částka se přičítají k celkovému účtu.

8. (Volitelné) Do sloupce Poznámka zadejte slova vysvětlení nebo moudrosti.

9. (Volitelné) Přiřaďte výdaj k Zákazníkovi:Úloha.

Pokud plánujete, že vám budou tyto výdaje proplaceny, nebo pokud chcete pouze sledovat své výdaje podle zaměstnání, zadejte zákazníka, který vám proplatí. V případě potřeby zadejte částku pro každý účet. Pomocí šipky dolů můžete najít zákazníky a poté na ně kliknout. Pokud přiřadíte Customer:Job, máte také možnost fakturovat tyto výdaje nebo položky, které se kupují, klientovi. Chcete-li tak učinit, klikněte na sloupec Fakturovatelné a nyní byste měli vidět zaškrtnutí. Až budete příště fakturovat tuto zakázku, měla by se vám zobrazit možnost přidat tyto položky do faktury automaticky.

10. (Volitelné) Přiřaďte výdaj třídě.

Můžete také sledovat výdaje podle třídy zadáním položek ve sloupci Třída. Všimněte si obvyklé šipky dolů a kliknutím na ni zobrazíte seznam tříd. (Sloupec Class neuvidíte, pokud jste QuickBooks neřekli, že chcete používat třídy.)

Pokud chcete, aby aplikace QuickBooks sledovala výdaje podle třídy, můžete ji tak nastavit. Chcete-li nastavit QuickBooks pro sledování výdajů, zvolte Upravit → Předvolby. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Předvolby, klikněte na ikonu Účetnictví, klikněte na kartu Předvolby společnosti a potom zaškrtněte políčko Použít sledování tříd.

Pokud chcete, klikněte na tlačítko Přepočítat a sečtěte výdaje.

11. Pomocí záložky Položky zaznamenejte různé položky, které účet představuje.

Klepněte na kartu Položky. Zadejte položky, které jste zakoupili, a ceny, které jste za ně zaplatili.

Pokud si po částečném dokončení vyúčtování uvědomíte, že faktura skutečně platí nákupní objednávku, klikněte na tlačítko Vybrat objednávku, které se objeví na hlavním pásu v okně Zadat faktury.

Z rozbalovací nabídky Dodavatel vyberte jméno dodavatele, který vám poslal fakturu. V seznamu otevřených objednávek kliknutím do sloupce nalevo zaškrtněte objednávku (nebo objednávky), za kterou platíte. Dost snadné? Až budete hotovi, klikněte na OK; QuickBooks za vás automaticky vyplní kartu Položky.

12. Přejděte do sloupce Položka a zadejte název položky.

Všimněte si šipky dolů v tomto sloupci. Kliknutím na něj zobrazíte seznam položek. Zobrazuje se položka, za kterou platíte, v tomto seznamu? Pokud ano, klikněte na tuto položku. Pokud ne, zvolte Přidat nový v horní části seznamu a vyplňte okno Nová položka.

13. Vyplňte zbývající řádky položek na kartě Položky.

Zde můžete zadat všechny položky, které kupujete. Ujistěte se, že karta Položky přesně zobrazuje položky, které kupujete, jejich náklady a množství. Pokud chcete, klikněte na tlačítko Přepočítat a sečtěte položky.

14. Uložte účet.

Kliknutím na Uložit a nový uložte svůj záznam vyúčtování a poté zadejte další vyúčtování. Nebo klikněte na Uložit a zavřít a zaznamenejte svůj účet, ale nezadávejte další účet.

Stejně jako v případě oken souvisejících se zákazníky (jako je okno Create Invoices), QuickBooks zobrazuje historické informace o dodavateli v pravém postranním panelu. Můžete přepínat mezi dodavatelem a transakcemi, spouštět rychlé sestavy a rychle odkazovat na předchozí nebo neuhrazené účty, faktury a další poznámky o klientovi, se kterým obchodujete.

Jak rychle zadávat své účty v QuickBooks 2019

Účty můžete také zadávat přímo do registru závazků. Tato metoda je rychlejší, ale ztěžuje sledování výdajů a položek.

Pokud chcete zadávat faktury přímo do registru závazků, postupujte takto:

1.   Vyberte Seznamy→ Účtová osnova nebo klikněte na ikonu Účtová osnova na domovské stránce.

Otevře se Účtová osnova.

2. Otevřete účet závazků.

Když QuickBooks zobrazí vaši účtovou osnovu, poklepejte na účet splatných účtů v seznamu. Zobrazí se okno evidence závazků, jak je znázorněno na obrázku. Kurzor je na konci registru, připraven a čeká na zadání dalšího účtu.

Okno registrace závazků.

3. Vyplňte údaje pro vyúčtování.

Zadejte stejné informace, které byste zadali, kdybyste vyplňovali okno Zadat účty. V textovém poli Dodavatel klikněte na šipku dolů a vyberte název z rozevírací nabídky Dodavatel.

Pokud zadáte jméno dodavatele, které QuickBooks nerozpozná, zobrazí se okno se zprávou Vendor Not Found a QuickBooks vás požádá o poskytnutí informací o tomto novém, tajemném dodavateli. Klikněte na Rychlé přidání, aby program shromáždil informace z registru při jeho vyplňování, nebo klikněte na Nastavit a zobrazte dialogové okno Nový dodavatel.

Musíte vybrat název účtu. Pravděpodobně najdete ten správný v rozbalovací nabídce Účet; pokud nemůžete, zadejte jeden ze svých. Zobrazí se okno se zprávou Účet nenalezen a QuickBooks vás požádá o vyplnění informací o tomto novém účtu.

Pokud se při vyplňování registru rozhodnete, že chcete, aby vám byl tento šek proplacen nebo že chcete sledovat výdaje a položky, klikněte na tlačítko Upravit transakci a zobrazte okno Zadat účty. Po dokončení vyplňování okna klikněte na Uložit a nový. Jste zpět tam, kde jste začali: v okně Závazky.

Vidíte tlačítko Rozdělení? Toto tlačítko Rozdělení funguje stejně jako tlačítko Rozdělení v okně registru bankovního účtu. Když kliknete na Rozdělit, QuickBooks poskytne další řádky pro zadání informací o výdajích a třídách.

4. Až vyplníte všechny informace, klikněte na Záznam.

Tlačítko Obnovit, které se nachází hned napravo od Záznamu, je zde pro případ, že vyplníte registr, ale rozhodnete se, že chcete začít znovu, než transakci zaznamenáte. Klepnutím na Obnovit vymažete informace na obrazovce a máte čistý štít.

Jak smazat účet v QuickBooks 2019

Předpokládejme, že omylem zadáte stejný účet dvakrát nebo zadáte účet, který byl skutečně určen pro sousední podnik. (To, že sledujete účty pomocí počítače, neznamená, že už nemusíte věci pečlivě prohlížet.) Zde je návod, jak smazat účet, který jste zadali do registru závazků:

1. Vyhledejte účet v registru závazků jedním z následujících způsobů:

• Pokud přibližně víte, který den jste vyúčtování zadali, můžete jej procházet seznamem. Záznamy jsou seřazeny podle data. (Zaškrtněte políčko 1-Řádek, chcete-li zobrazit každý účet na jednom řádku, nikoli na dvou řádcích, aby se rolování zrychlilo.)
• Pokud si datum nepamatujete, zvolte Úpravy → Najít.

A nyní zpět do okna evidence závazků, které právě probíhá…

2. Kliknutím kamkoli do účtu vyberte účet, který chcete smazat.

3. Vyberte Upravit → Smazat účet.

QuickBooks potvrzuje, že opravdu chcete transakci smazat. Pokud kliknete na OK, poslušně vymaže účet z evidence nákupu.

Připomeňte mi, abych zaplatil ten účet, ano?

Můžete si uvázat provázek kolem prstu, ale nejlepší způsob, jak se ujistit, že platíte své účty včas, je nechat si připomenout QuickBooks. Ve skutečnosti můžete udělat ze zprávy Reminders první věc, kterou uvidíte, když spustíte QuickBooks.

Chcete-li upravit možnosti připomenutí QuickBooks, musíte být přihlášeni jako správce v režimu jednoho uživatele. Poté vyberte Upravit → Předvolby. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Předvolby, klikněte na ikonu Připomínky v seznamu nalevo a poté klikněte na kartu Předvolby společnosti, abyste otevřeli dialogové okno zobrazené zde.

Část Připomenutí v dialogovém okně Předvolby.

Ujistěte se, že je vybráno tlačítko možnosti Zobrazit souhrn nebo Zobrazit seznam (nemůžete vybrat možnost Nepřipomínat a očekávat, že dostanete připomenutí) a poté si dejte několik dní předem, než budete muset zaplatit účty, zadáním čísla. (10 je výchozí a obvykle funguje dobře) v textovém poli Dny před termínem, které se nachází ve sloupci Připomenout.

Pokud vyberete možnost Zobrazit souhrn (první tlačítko napravo od možnosti), získáte souhrn účtů, které dlužíte pokaždé, když spustíte QuickBooks. Pokud vyberete Zobrazit seznam (druhé tlačítko napravo od možnosti), získáte podrobnosti o každém účtu.

Když spustíte QuickBooks nebo otevřete nový soubor společnosti, můžete si prohlédnout okno Připomenutí. Okno obsahuje upomínky (jako jsou formuláře, které si musíte vytisknout, a platby, které musíte přenést) a sdělí vám, které nezaplacené účty máte zaplatit. Tento seznam můžete zobrazit výběrem možnosti Společnost → Připomenutí. Všimněte si, že můžete také říci QuickBooks, aby při otevírání souboru společnosti zobrazil všechna připomenutí. Chcete-li to provést, vyberte příkaz Upravit → Předvolby, klepněte na Připomenutí, klepněte na Moje předvolby a poté zaškrtněte políčko Zobrazit seznam připomenutí při otevírání souboru společnosti.