Zaznamenávejte své účty pomocí QuickBooks 2003

Když přijde účet, první věc, kterou musíte udělat, je zaznamenat ho. Účty můžete zaznamenávat prostřednictvím okna Zadat účty nebo registru Závazky. Pokud plánujete sledovat účty podle výdajů a položek, musíte použít okno Zadat účty.

Chcete-li zaznamenat účet prostřednictvím dialogového okna Zadat účty, postupujte takto:

1. Zvolte Dodavatelé –> Zadat účty.

Případně vyberte Dodavatelé ze seznamu Navigátoři a klepněte na ikonu Zadat účty. Nepochybně si všimnete, že horní polovina tohoto okna vypadá do značné míry jako šek – je to proto, že mnoho informací, které zde vložíte, skončí na šeku, který zapisujete, abyste zaplatili svůj účet. (Pokud v horní části formuláře vidíte slovo Kredit, nikoli Faktura, klikněte na tlačítko volby Fakturace v levém horním rohu. Tuto obrazovku můžete také použít k zadání kreditu od dodavatelů.)

2. Vyberte jméno dodavatele, kterému platíte.

Pokud chcete tento účet zaplatit dodavateli, který je již na seznamu dodavatelů, jednoduše klikněte na šipku dolů na konci řádku dodavatele a vyberte dodavatele. (QuickBooks pak automaticky vyplní okno Enter Bills tolika informací, kolik si pamatuje.) Ale pokud je tento dodavatel nový, QuickBooks vás požádá o rychlé přidání nebo nastavení některých informací o dodavateli – adresu, kreditní limit, platební podmínky, a tak dále. Tyto informace zadáte v okně Nový dodavatel.

Máte-li jednu nebo více nevyřízených nákupních objednávek u vybraného dodavatele, QuickBooks se vás zeptá, zda chcete obdržet za nákupní objednávku. Klepněte na Ano, pokud ano, nebo na Ne, pokud ne. Pokud zvolíte příjem oproti nákupní objednávce, QuickBooks zobrazí dialogové okno Otevřít nákupní objednávky. Jednoduše uvádí otevřené nákupní objednávky, které jste zaznamenali. Když vyberete jednu nebo více nákupních objednávek, které chcete přijmout, QuickBooks za vás vyplní položky a částky z těchto objednávek, které můžete podle potřeby upravit.

Chcete-li vytvořit nákupní objednávku, která je pouze záznamem položek, které si objednáte od dodavatelů, zvolte Dodavatelé –> Vytvořit nákupní objednávky. Když QuickBooks zobrazí okno Vytvořit nákupní objednávky, popište svou objednávku. Nákupní objednávky tisknete a upravujete stejným způsobem, jako tisknete faktury a dobropisy.

3. Vyberte platební podmínky, které popisují, kdy je faktura splatná.

V řádku Podmínky otevřete rozevírací seznam a vyberte platební podmínky (pokud tam informace již nejsou při nastavování dodavatele).

4. (Volitelné) Zadejte poznámku k popisu účtu.

Do pole Poznámka můžete zadat poznámku. Poznámka, kterou zadáte, se objeví v registru A/P.

5. Přesuňte kurzor dolů do sloupce Účet na kartě Výdaje a zadejte název nákladového účtu.

Je pravděpodobné, že chcete zadat název nákladového účtu, který je již v účtové osnově. V takovém případě kliknutím na šipku dolů zobrazíte seznam všech svých účtů. Pravděpodobně budete muset posouvat seznam dolů, abyste se dostali k výdajovým účtům (rychlý způsob, jak se posunout v seznamu dolů, je začít psát název účtu – půjdete přímo dolů v seznamu). Klikněte na účet, který tato faktura představuje (s největší pravděpodobností je to Zásoby nebo něco podobného).

Pokud potřebujete pro tuto fakturu vytvořit novou kategorii nákladového účtu, vyberte si z horní části seznamu. Zobrazí se dialogové okno Nový účet. Vyplňte informace a klikněte na OK.

Co když peníze, které vyplácíte kvůli tomuto účtu, lze rozdělit mezi dva, tři nebo čtyři nákladové účty? Jednoduše klikněte pod účet, který jste právě zadali. Zobrazí se šipka dolů. Kliknutím na něj zadejte další nákladový účet a další a další, chcete-li.

6. V případě potřeby přejděte na sloupec Částka a změňte čísla.

Pokud rozdělujete tento účet mezi několik účtů, ujistěte se, že součet čísel ve sloupci Částka odpovídá celkovému součtu účtu.

7. (Volitelné) Do sloupce Poznámka zadejte slova vysvětlení nebo moudrosti.

8. (Volitelné) Přiřaďte výdaj k Zákazníkovi:Job.

Pokud plánujete, že vám budou tyto výdaje proplaceny, nebo pokud chcete pouze sledovat své výdaje podle zaměstnání, zadejte zákazníka, který vám je proplatí. V případě potřeby zadejte částku pro každý účet. Pomocí šipky dolů můžete najít zákazníky a poté na ně kliknout.

9. (Volitelné) Přiřaďte výdaj třídě.

Můžete také sledovat výdaje podle třídy zadáním položek ve sloupci Třída. Všimněte si obvyklé šipky dolů a kliknutím na ni zobrazíte seznam tříd. (Sloupec Class neuvidíte, pokud jste QuickBooks neřekli, že chcete používat třídy.)

Pokud chcete, aby aplikace QuickBooks sledovala výdaje podle třídy, můžete ji tak nastavit. Chcete-li nastavit QuickBooks pro sledování výdajů, zvolte Upravit –> Předvolby. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Předvolby, klikněte na ikonu Účetnictví, klikněte na kartu Předvolby společnosti a zaškrtněte políčko Použít sledování tříd.

Pokud chcete, klikněte na tlačítko Přepočítat a sečtěte výdaje.

10. Pomocí karty Položky zaznamenejte různé položky, které účet představuje.

Klepněte na kartu Položky. Zadejte položky, které jste zakoupili, a ceny, které jste za ně zaplatili.

Pokud si po částečném dokončení faktury uvědomíte, že faktura skutečně platí nákupní objednávku, klikněte na tlačítko Vybrat objednávku, které se objeví na kartě Položky v okně Zadat fakturu.

V rozevíracím seznamu Dodavatel klikněte na jméno dodavatele, který vám poslal fakturu. V seznamu otevřených objednávek klikněte na sloupec vlevo a zaškrtněte objednávku (nebo objednávky), za kterou platíte. Dost snadné? Až budete hotovi, klikněte na OK a QuickBooks za vás automaticky vyplní kartu Položky.

11. Přejděte do sloupce Položka a zadejte název položky.

Všimněte si šipky dolů v tomto sloupci. Kliknutím na něj zobrazíte seznam položek. Zobrazuje se položka, za kterou platíte, v tomto seznamu? Pokud ano, klikněte na tuto položku. Pokud ne, vyberte z horní části seznamu a vyplňte okno Nová položka.

12. Vyplňte zbývající řádky položek na kartě Položky.

Zde můžete zadat všechny položky, které kupujete. Ujistěte se, že karta Položky přesně zobrazuje položky, které kupujete, jejich náklady a množství. Pokud chcete, klikněte na tlačítko Přepočítat a sečtěte položky.

13. Uložte účet.

Kliknutím na Uložit a nový uložte svůj záznam vyúčtování a poté zadejte další vyúčtování. Nebo klikněte na Uložit a zavřít a zaznamenejte svůj účet, ale nezaplaťte další účet.