Záznam prodejního dokladu pomocí QuickBooks Simple Start

Potvrzení o prodeji zaznamenáte, když vám zákazník zaplatí celou částku za zboží nebo služby v místě prodeje. Prodejní doklady fungují podobně jako běžné fakturované tržby (za které nejprve fakturujete odběrateli a později obdržíte platbu na fakturu). Ve skutečnosti je velký rozdíl mezi těmito dvěma typy prodejů v tom, že příjmy z prodeje jsou zaznamenávány způsobem, který mění váš hotovostní zůstatek spíše než zůstatek vašich pohledávek.

Následující kroky vám ukážou, jak evidovat účtenky za produkty, které jsou nejsložitějším typem hotovostního prodeje. Evidence tržeb za služby však funguje v zásadě stejně. Jednoduše vyplníte méně polí.

1. Klepněte na hypertextový odkaz Potvrzení o prodeji Nový.

Případně klikněte na ikonu Prodejní doklady a zvolte Nový.

Zobrazí se okno Zadat prodejní účtenky.

Vaše okno Enter Sales Receipts nemusí vypadat přesně jako moje z několika důvodů. QuickBooks Simple Start mírně přizpůsobí své formy tak, aby vyhovovaly vašemu konkrétnímu typu podnikání.

Přizpůsobení formulářů potvrzení o prodeji funguje podobným způsobem jako přizpůsobení faktur a dobropisů. Můžete například přidat logo nebo provést jiné mírné změny.

2. Identifikujte zákazníka.

Klikněte na šipku dolů napravo od rozevíracího seznamu Zákazník. Procházejte seznam zákazníků, dokud neuvidíte požadované jméno zákazníka, a potom na něj klikněte. Pamatujte, že na rozdíl od faktur není pole Zákazník pro hotovostní prodej povinné.

3. Datum prodejního dokladu.

Stisknutím klávesy Tab přesuňte kurzor do textového pole Datum. Poté zadejte správné datum ve formátu MM/DD/RR. Datum můžete změnit pomocí libovolného kódu pro úpravu data.

4. (Volitelné) Zadejte prodejní číslo.

QuickBooks Simple Start navrhne číslo hotovostního prodeje přidáním 1 k poslednímu použitému číslu hotovostního prodeje. Použijte toto číslo nebo tabulátorem přejděte do textového pole Číslo prodeje a změňte číslo na libovolné.

5. V případě potřeby opravte adresu Sold To.

QuickBooks Simple Start získá fakturační adresu ze seznamu zákazníků a použije fakturační adresu jako adresu Sold To. Adresu pro hotovostní prodej však můžete změnit nahrazením příslušné části obvyklé fakturační adresy.

6. Zaznamenejte si kontrolní číslo.

Do textového pole Kontrolní číslo zadejte číslo šeku zákazníka. Pokud vám zákazník platí chladnou hotovostí, můžete nechat textové pole Číslo kontroly prázdné.

7. Zadejte způsob platby.

Chcete-li zadat způsob platby, klikněte na rozevírací seznam Způsob platby a vyberte z něj něco: hotovost, šek, VISA, MasterCard nebo cokoliv jiného. Pokud nevidíte způsob platby, který chcete použít, můžete způsob přidat do seznamu způsobů platby. Zvolte Přidat nový pro zobrazení dialogového okna Nový způsob platby. Do textového pole zadejte popis způsobu platby a klikněte na OK.

8. Popište každou položku, kterou prodáváte.

Přesuňte kurzor na první řádek seznamu Položka/Popis/Množství/Sazba/Částka/Daň. Když tak učiníte, QuickBooks Simple Start změní pole Položka na rozevírací seznam. Klepněte na rozevírací seznam Položka prvního prázdného řádku v poli seznamu a vyberte položku. Když tak učiníte, QuickBooks Simple Start vyplní textová pole Popis a Sazba jakýmkoli prodejním popisem a prodejní cenou, které jste zadali do seznamu položek. (Pokud chcete, můžete tyto informace upravit, ale pravděpodobně to není nutné.) Do textového pole Množství zadejte počet prodaných položek. (QuickBooks Simple Start pak vypočítá částku vynásobením množství sazbou.) Popište každou další položku, kterou prodáváte, vyplněním dalších prázdných řádků seznamu.

Na účtenku můžete umístit tolik položek, kolik chcete. Pokud nemáte dostatek místa na jedné stránce, QuickBooks Simple Start přidá na účtenku tolik stránek, kolik potřebujete. Součet prodejního dokladu je samozřejmě na poslední stránce.

9. Popište všechny speciální položky, které by měla prodejní účtenka obsahovat.

QuickBooks Simple Start si myslí, že cokoli, co nalepíte na účtenku (nebo fakturu), je něco, co prodáváte. Pokud prodáváte modré, žluté a červené věcičky, musíte samozřejmě každou z těchto položek přidat do seznamu položek. Pokud však k účtence přidáte mezisoučet, QuickBooks Simple Start si myslí, že mezisoučet je jen další věc a vyžaduje, abyste do seznamu zadali další položku. Totéž platí pro množstevní slevu, kterou chcete nalepit na účtenku. A pokud k účtence přidáte daň z obratu, hádejte co? QuickBooks Simple Start si myslí, že daň z obratu je jen další položkou, kterou je třeba zahrnout do seznamu položek.

Chcete-li zahrnout jednu z těchto speciálních slevových položek nebo položek mezisoučtu, přesuňte kurzor na další prázdný řádek v poli Položka, klikněte na šipku na pravé straně rozevíracího seznamu a vyberte speciální položku. Poté, co QuickBooks Simple Start vyplní textová pole Popis a Hodnotit, možná budete muset tyto informace upravit. Zadejte každou speciální položku – mezisoučty nebo slevy – kterou uvádíte na účtenku, vyplněním dalších prázdných řádků seznamu.

Pokud jste zaškrtli políčko Zdanitelné při přidávání položky do seznamu položek, ve sloupci Daň se zobrazí slovo Daň, které označuje, že položka bude zdaněna.

Pokud chcete zahrnout položku se slevou (aby byly všechny uvedené položky zlevněné), je třeba na účtenku za položky inventáře nebo jiné položky, které chcete slevit, nalepit položku mezisoučet. Poté nalepte slevovou položku přímo za položku mezisoučtu. Tímto způsobem QuickBooks Simple Start vypočítá slevu jako procento z mezisoučtu.

10. Zadejte daň z obratu.

Pokud jste při vytváření firemního souboru během rozhovoru EasyStep zadali daňové údaje, pamatujte si, jak se QuickBooks Simple Start zeptal, zda účtujete daň z obratu? QuickBooks Simple Start vyplní výchozí daňové informace sečtením zdanitelných položek (které jsou označeny slovem Daň ve sloupci Daň) a vynásobením procentem, které jste uvedli při vytváření firemního souboru. Pokud jsou informace v pořádku, přejděte ke kroku 13. Pokud ne, přesuňte kurzor na pole Daň, které je napravo od pole Zpráva pro zákazníka, aktivujte pole rozevíracího seznamu a vyberte správnou daň z obratu.

11. (Skutečně volitelné a pravděpodobně zbytečné pro hotovostní prodej) Přidejte poznámku do textového pole Poznámka.

K informacím o hotovostním prodeji můžete zahrnout popis poznámky. Tato poznámka není pro vašeho zákazníka. Netiskne se ani na pokladní doklad, pokud se rozhodnete jej vytisknout. Poznámka je pouze pro vaše oči. Popisy poznámek vám umožňují ukládat informace související s prodejem s informacemi o účtence.

12. Rozhodněte se, zda chcete účtenku vytisknout.

Pokud účtenku nechcete vytisknout, ujistěte se, že je zaškrtávací políčko Tisk později prázdné – pokud ne, zrušte jeho zaškrtnutí.

13. Klepnutím na Uložit a zavřít uložte prodejní doklad.

QuickBooks Simple Start uloží prodejní doklad, který je na obrazovce.