Základy zálohování datového souboru QuickBooks 2014

Kriticky důležitým úkolem, který musíte vy nebo nějaký spolupracovník dokončit, je záloha datového souboru QuickBooks. Jen málo položek uložených na pevném disku vašeho počítače si zaslouží takovou péči jako datový soubor QuickBooks. Datový soubor QuickBooks doslova popisuje finanční záležitosti vaší firmy. Rozhodně nechcete ztratit datový soubor.

Ztráta datového souboru může například znamenat, že nevíte, kolik peněz máte, nevíte, zda vyděláváte nebo ztrácíte peníze, a nebudete moci snadno a přesně připravit roční vrácení daně.

Naštěstí je zálohování datového souboru QuickBooks poměrně jednoduché. Musíte dokončit pouze devět kroků:

1 Vyberte příkaz Soubor→Vytvořit kopii.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu, které nabízí tři možnosti: možnost uložit záložní kopii souboru QuickBooks, možnost vytvořit přenosný soubor společnosti a možnost vytvořit kopii účetního.

2Chcete-li uložit záložní kopii, klepněte na tlačítko volby Záložní kopie; potom pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

Při kopírování souboru QuickBooks můžete vytvořit buď úplný záložní soubor, nebo přenosný soubor společnosti. Přenosný soubor společnosti je menší než záložní soubor, takže je pohodlnější se pohybovat. Můžete například snadněji odeslat e-mailem přenosný soubor společnosti.

Problém s přenosnými firemními soubory je následující: QuickBooks musí tvrdě pracovat, aby přenosný firemní soubor zmačkal na malou velikost. QuickBooks také musí vykonat více práce, aby soubor později rozbalil, až s ním budete chtít pracovat.

Po kliknutí na tlačítko Další se zobrazí dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu. Můžete přejít přímo do dialogového okna Uložit kopii nebo zálohu výběrem příkazu Soubor→Vytvořit zálohu.

3Uveďte, zda chcete uložit záložní soubor QuickBooks do počítače vaší společnosti nebo do externího datového centra QuickBooks.

Klepnutím na Local Backup (Místní zálohování) označíte, že chcete uložit záložní kopii souboru na pevný disk vašeho počítače nebo na nějaké vyměnitelné úložné zařízení, jako je flash disk.

4 Klepnutím na tlačítko Možnosti vyberte umístění zálohy.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Možnosti zálohování.

5Upřesněte, do které složky nebo umístění na disku se má firemní soubor zálohovat.

Stačí zadat cestu přímo do pole, které říká, kam uložit záložní kopie.

Pokud nevíte, jak zadat cestu, klikněte na tlačítko Procházet. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Browse for Folder, použijte jeho seznam složek k výběru disku nebo složky, kterou chcete použít pro zálohy QuickBooks.

6 (Volitelné) Vyberte možnosti zálohování.

Můžete také použít dialogové okno Možnosti zálohování k určení, kdy vám má aplikace QuickBooks připomínat zálohování a jak má aplikace QuickBooks zálohovat:

Přidání časových razítek: Chcete-li k názvu souboru zálohy přidat datum a čas operace zálohování, zaškrtněte políčko Přidat datum a čas zálohy k názvu souboru.

Omezení záložních kopií: Chcete-li říci QuickBooks, aby se zbavilo starých záložních kopií, zaškrtněte políčko Omezit počet záložních kopií v této složce na X a poté pomocí přilehlého textového pole určete, kolik záložních kopií si chcete ponechat.

Nastavení připomenutí zálohování: Zaškrtněte políčko Připomeň mi zálohovat, když zavřu soubor společnosti každých X- krát a v přilehlém textovém poli určete, že chcete být při zavření aplikace QuickBooks upozorněni na zálohování souboru QuickBooks. Možnosti intervalů zahrnují pokaždé, pokaždé, když už, tak potřetí atd.

Povolení ověřování dat: Pomocí ověřovacích tlačítek sdělte QuickBooks, že by měl při zálohování vašich dat zkontrolovat integritu dat. Vyberte přepínač Complete Verification pro nejlepší a nejkomplexnější ověření QuickBooks.

Případně, pokud jste někdo, kdo nemá čas na dalších pár sekund dvojité kontroly, kterou ověření dat trvá, určitě vyberte přepínač Rychlejší ověření. Ještě lépe zahoďte opatrnost úplně za hlavu – opatrnost je každopádně pro miminka – a vyberte přepínač Bez ověření.

7 Po dokončení zadávání umístění zálohy a možností klepněte na tlačítko OK a potom klepněte na tlačítko Další.

QuickBooks zobrazí dialogové okno (nezobrazeno), které se vás zeptá, kdy chcete zálohovat.

8Upřesněte, kdy chcete zálohovat.

Obvykle chcete zálohovat, když zvolíte příkaz Uložit kopii nebo Zálohovat. V tomto případě, když QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu s otázkou „kdy“, klikněte na tlačítko Uložit nyní.

Můžete však také říci QuickBooks, aby pravidelně plánoval zálohování datového souboru QuickBooks podle nějakého chytrého schématu – když se QuickBooks zeptá „kdy“ – kliknutím na tlačítka Save It Now a Schedule Future Backups nebo kliknutím na Only Schedule Future Tlačítko zálohy.

Pokud QuickBooks řeknete, že chcete naplánovat zálohování, QuickBooks zobrazí několik dialogových oken, která použijete k vytvoření nového plánu zálohování pojmenováním plánu a nastavením dnů a časů, kdy mají být zálohy naplánovány.

9 Klepnutím na tlačítko Dokončit zavřete dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu.

Poté, co určíte, jak má operace zálohování fungovat, klikněte na Dokončit. QuickBooks zálohuje (nebo vytvoří kopii) aktuálního souboru společnosti QuickBooks a uloží tuto novou kopii souboru do umístění zálohy.