Základy zálohování datového souboru QuickBooks 2012

Kriticky důležitým úkolem, který musíte vy nebo nějaký spolupracovník dokončit, je zálohování datového souboru QuickBooks 2012. Datový soubor QuickBooks doslova popisuje finanční záležitosti vaší firmy. Rozhodně nechcete ztratit datový soubor.

Ztráta datového souboru může například znamenat, že nevíte, kolik peněz máte, nevíte, zda vyděláváte nebo ztrácíte peníze, a nebudete moci snadno a přesně připravit roční vrácení daně.

Naštěstí je zálohování datového souboru QuickBooks poměrně jednoduché. Musíte dokončit pouze tři kroky:

Vyberte příkaz Soubor → Vytvořit kopii.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu, které nabízí tři možnosti: možnost uložit záložní kopii souboru QuickBooks, možnost vytvořit přenosný soubor společnosti a možnost vytvořit kopii účetního.

Chcete si uložit záložní kopii, tak klikněte na možnost Záložní kopie. Poté pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

Při kopírování souboru QuickBooks můžete vytvořit buď úplný záložní soubor, nebo přenosný soubor společnosti. Přenosný soubor společnosti je menší než záložní soubor, takže je pohodlnější se pohybovat.

Můžete například snadněji odeslat e-mailem přenosný soubor společnosti. Problém s přenosnými firemními soubory je následující: QuickBooks musí tvrdě pracovat, aby přenosný firemní soubor zmačkal na malou velikost. QuickBooks také musí vykonat více práce, aby později soubor zrušil, až s ním budete chtít pracovat.

Po kliknutí na tlačítko Další se zobrazí dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu, jak je znázorněno na obrázku níže.

Můžete jednoduše přejít přímo do dialogového okna Uložit kopii nebo zálohu zobrazené níže výběrem příkazu Soubor → Vytvořit zálohu.

Uveďte, zda chcete uložit záložní soubor QuickBooks do místní společnosti nebo do datového centra QuickBooks mimo pracoviště.

Klepnutím na Local Backup označíte, že chcete uložit záložní kopii vašeho souboru na pevný disk vašeho počítače.

Klepnutím na tlačítko Možnosti vyberte umístění zálohy.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Možnosti zálohování, jak je znázorněno na obrázku níže.

Určete, do které složky nebo umístění na disku se má firemní soubor zálohovat.

Stačí zadat cestu přímo do pole, které říká, kam uložit záložní kopie.

(Volitelné) Vyberte možnosti zálohování.

Můžete také použít dialogové okno Možnosti zálohování zobrazené výše k určení, kdy vám má QuickBooks připomenout, abyste zálohovali, a jak má QuickBooks zálohovat:

Časová razítka: Chcete-li k názvu souboru zálohy přidat datum a čas operace zálohování, zaškrtněte políčko Přidat datum a čas zálohy k názvu souboru.

Omezení záložních kopií: Chcete-li QuickBooks sdělit, že se má zbavit starých záložních kopií, zaškrtněte políčko Omezit počet záložních kopií v této složce a poté pomocí přilehlého textového pole určete, kolik záložních kopií si chcete ponechat.

Připomenutí zálohování: Zaškrtněte políčko Připomeň mi zálohovat, když zavřu soubor společnosti a sousední textové pole, abyste určili, že chcete být připomenuti, abyste zálohovali soubor QuickBooks pokaždé, pokaždé, když zavřu soubor, atd. dále, že zavřete QuickBooks.

Ověření dat: Pomocí tlačítek Ověření sdělte QuickBooks, že by měl při zálohování vašich dat zkontrolovat integritu dat. Označte tlačítko Complete Verification pro nejlepší a nejkomplexnější ověření QuickBooks.

Po dokončení zadávání umístění zálohy a možností klepněte na tlačítko OK a potom klepněte na tlačítko Další.

QuickBooks zobrazí dialogové okno s dotazem, kdy chcete zálohovat.

Rozhodněte se, kdy chcete zálohovat.

Obvykle chcete zálohovat, když zvolíte příkaz Uložit kopii nebo Zálohovat. Můžete však také říci QuickBooks, aby pravidelně plánoval zálohování datového souboru QuickBooks podle nějakého chytrého schématu.

Pokud QuickBooks řeknete, že chcete naplánovat zálohování, QuickBooks zobrazí několik dialogových oken, která používáte k vytvoření nového plánu zálohování, a to tak, že plán pojmenujete a sdělíte dny a časy, kdy mají být zálohy naplánovány.

Klepnutím na tlačítko Dokončit zavřete dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu.

Poté, co určíte, jak má operace zálohování fungovat, klikněte na Dokončit. QuickBooks zálohuje (nebo vytvoří kopii) aktuálního souboru společnosti QuickBooks a uloží tuto novou kopii souboru do umístění zálohy.