Základy čištění vašeho souboru společnosti QuickBooks

Když pochopíte, o čem je archivace v QuickBooks, je tento proces docela přímočarý. Chcete-li zhustit soubor společnosti QuickBooks, postupujte takto:

Vyberte příkaz Soubor → Nástroje → Zkrátit data.

QuickBooks zobrazí první dialogové okno Condense Data.

Vyberte přepínač Transakce před určitým datem.

Tato možnost říká QuickBooks, že chcete udělat dvě věci: vytvořit archivní kopii datového souboru QuickBooks a zmenšit pracovní soubor společnosti, aby nebyl tak velký. QuickBooks snižuje velikost pracovní verze souboru dat společnosti odstraněním starých uzavřených transakcí, pokud se v kroku 3 rozhodnete transakce odebrat.

Zadejte datum Odebrat transakce před.

Chcete-li určit datum, před kterým mají být uzavřené transakce odstraněny, zadejte datum do pole data. Pokud chcete soubor zhustit odstraněním transakcí například do 31. prosince 2016 nebo dříve, zadejte do pole data 1. 1. 2017 . Nemusíte se však cítit nutkavě kvůli odstranění hromady uzavřených transakcí. Uzavřené transakce odstraníte pouze v případě, že se váš soubor společnosti QuickBooks příliš zvětšuje. Můžete snadno pracovat se souborem společnosti QuickBooks, který má 25 MB, 50 MB nebo dokonce 100 MB (megabajtů).

Ačkoli obvykle zhušťujete soubor QuickBooks odstraněním starých, uzavřených transakcí, příkaz Condense také vytváří soubory bez transakcí a soubory pouze s určeným rozsahem dat transakcí. Chcete-li vytvořit soubor, který obsahuje seznamy a preference, ale žádné transakce, vyberte přepínač Všechny transakce.

Mimochodem, můžete použít možnost Všechny transakce k vytvoření téměř prázdného souboru, který byste mohli znovu použít (například pro školení). Chcete-li vytvořit soubor QuickBooks, který obsahuje zadaný rozsah transakcí, vyberte přepínač Transakce mimo časové období a poté do polí Před a Po zadejte data, která ukončují rozsah.

Po dokončení určování, které transakce má QuickBooks odstranit, klikněte na Další.

QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Condense Data.

Určete, jak mají být transakce shrnuty.

Chcete-li shrnout historické transakce, QuickBooks použije druhé dialogové okno Condense Data a zeptá se, jak má sumarizovat historická data: s jedním souhrnným deníkovým záznamem, s měsíčními souhrnnými deníkovými záznamy nebo žádným souhrnem. Vyberte přepínač, který odpovídá požadovanému způsobu sumarizace. (Obvykle používáte druhou uvedenou možnost – necháte QuickBooks vytvářet měsíční souhrnné deníkové záznamy – takže stále můžete vytvářet smysluplné srovnávací měsíční zprávy.)

Po dokončení určování, jak má QuickBooks sumarizovat transakce, klikněte na Další.

QuickBooks zobrazí třetí dialogové okno Condense Data.

Určete, jak mají být transakce zásob zhuštěny, a klepněte na Další.

Pokud váš soubor QuickBooks obsahuje transakce zásob, QuickBooks doporučuje odstranit staré transakce zásob. Když QuickBooks zobrazí třetí dialogové okno Condense Data, můžete QuickBooks říci, aby to udělal právě tak, že vyberete přepínač Sumarize Inventory Transactions (Recommended). (Pokud nechcete odstranit staré transakce, vyberte přepínač Zachovat podrobnosti transakce inventáře.)
Když klepnete na tlačítko Další, budete pokračovat do čtvrtého dialogového okna Zhuštění dat, které se vás zeptá, které transakce by se měly považovat za uzavřené.

Určete, které transakce mají být odstraněny, a klikněte na Další.

QuickBooks žádá o trochu více informací o tom, co přesně představuje uzavřenou nebo starou transakci, která by měla být odstraněna. Zaškrtnutím políček označíte, zda mají být transakce před datem odebrání odstraněny, i když nejsou zúčtovány, označeny k vytištění, označeny jako k odeslání atd.
Když klepnete na tlačítko Další, přesunete se do pátého dialogového okna Condense Data.

Zadejte jakékoli vyčištění seznamu, ke kterému by mělo dojít, a klepněte na tlačítko Další.

Pomocí pátého dialogového okna Condense Data sdělte QuickBooks, že kromě odstranění starých uzavřených transakcí by měl vyčistit některé seznamy. Můžete zaškrtnout políčka, která říkají QuickBooks, aby odstranil nepoužívané účty, nepoužívané zákazníky, nepoužívané dodavatele a tak dále. Vyčištěním seznamu odstraněním nepoužitých položek seznamu nejen zmenšíte velikost souboru společnosti, ale také lidem usnadníte práci se seznamem.

Když kliknete na Další, QuickBooks zobrazí šesté dialogové okno Condense Data. Dialogové okno vám řekne, že proces archivace začíná tím, že QuickBooks vytvoří kopii datového souboru a že dokončení operace kondenzace může trvat několik minut nebo dokonce několik hodin.

Klikněte na Zahájit kondenzaci.

QuickBooks zahájí proces kondenzace datového souboru.

Po zobrazení výzvy zálohujte datový soubor.

Na začátku procesu kondenzace vás QuickBooks vyzve k zálohování souboru společnosti QuickBooks. Zálohování souboru společnosti QuickBooks jako součást operace kondenzace funguje stejně jako zálohování souboru společnosti QuickBooks kdykoli jindy.

Po zálohování souboru společnosti QuickBooks uloží QuickBooks archivní kopii souboru společnosti a poté vyčistí pracovní verzi souboru společnosti pomocí vašich pokynů. Opět, jak bylo uvedeno v předchozích krocích, proces čištění může trvat jen několik minut nebo může trvat několik hodin, pokud je váš soubor velmi velký.