Zadejte předvolby sestav a grafů v QuickBooks 2013

Karta Moje předvolby v předvolbách Reports & Graphs v QuickBooks 2013 poskytuje přepínače, které můžete použít k určení, jak má QuickBooks aktualizovat sestavy, když se změní informace, na kterých je sestava založena. Výchozí možnost aktualizace je Aktualizovat automaticky.

Můžete také vybrat přepínač Prompt Me to Refresh a nechat QuickBooks pouze (zdvořile) navrhnout aktualizaci sestavy pouze při každé změně dat. (Pokud máte velký soubor dat a mnoho sestav, možná nebudete chtít automaticky aktualizovat. Obnovení sestavy může být časově náročné.) Pokud nechcete nebo nechcete, můžete vybrat přepínač Neobnovovat Není třeba připomínat aktualizaci sestavy.

Zaškrtávací políčko Vyzvat mě k úpravě možností sestavy před otevřením sestavy, je-li zaškrtnuto, říká QuickBooks, aby otevřelo okno Upravit sestavu, kdykoli vytvoříte sestavu.

Okno Upravit sestavu můžete použít k ovládání toho, jaké informace jsou zahrnuty do sestavy (například na jakém časovém období je sestava založena) a také k dalším možnostem sestav. Pokud není zaškrtnuto políčko Vyzvat mě k úpravě možností sestavy před otevřením sestavy, QuickBooks vytvoří sestavu pomocí výchozích možností sestavy.

Zaškrtávací políčka Pouze grafy vám umožňují ovládat způsob, jakým grafy QuickBooks hlásí informace. Můžete zaškrtnout políčko Kreslit grafy ve 2D a sdělit tak QuickBooks, aby kreslily dvojrozměrné grafy, nikoli trojrozměrné. (QuickBooks kreslí dvourozměrné grafy mnohem rychleji, takže možná budete chtít použít dvourozměrné grafy.)

Všimněte si, že dvourozměrné grafy jsou vizuálně přesnější než trojrozměrné grafy. Můžete také zaškrtnout políčko Použít vzory, abyste aplikaci QuickBooks řekli, aby nakreslila graf, který pro různé části grafu používá vzory šrafování namísto barev.

Tato karta Předvolby společnosti poskytuje několik užitečných možností pro výchozí pravidla generování sestav. Přepínače Základ souhrnných sestav vám například umožňují určit, zda by výchozí účetní metodou použitou k vytvoření sestavy mělo být účetnictví na akruální bázi nebo na hotovostním základě.

Přepínače Zprávy o stárnutí umožňují určit, jak se má vypočítat stáří faktury nebo účtu: od data splatnosti nebo od data transakce. Přepínače Reports – Show Accounts By umožňují určit, jak se informace o účtu zobrazí na reportech: pouze název účtu, pouze popis nebo název i popis.

Zvláště pozoruhodné jsou dvě další možnosti preference společnosti. Tlačítko Klasifikovat hotovost zobrazí dialogové okno, které vám umožní určit, zda se změny v konkrétním zůstatku účtu mají objevit v provozní, investiční nebo finanční části Výkazu o peněžních tocích.

Pokud nejste profesionální účetní, chcete získat pomoc od CPA při provádění změn v této oblasti QuickBooks. Pravidla pro předkládání Výkazu o peněžních tocích jsou poměrně komplikovaná.

Tlačítko Formát zobrazí dialogové okno Předvolby formátu sestavy, které umožňuje upravit informace v záhlaví a zápatí sestavy. Následující obrázek ukazuje kartu Záhlaví/zápatí pro dialogové okno Předvolby formátu sestavy.

Zaškrtávací políčka Zobrazit informace záhlaví umožňují určit, jaké informace se mají objevit v oblasti záhlaví sestavy. Zaškrtávací políčka Zobrazit informace v zápatí umožňují zadat stejné specifikace pro zápatí sestavy. Rozbalovací seznam Zarovnání rozvržení stránky vám umožňuje určit, jak mají být informace na stránce sestavy zarovnány.

Karta Fonts & Numbers v dialogovém okně Report Format Preferences umožňuje určit, jaké písmo a formátování chcete použít pro bity informací sestavy.

Chcete-li například změnit písmo pro popisky sloupců sestav, klepněte na položku Popisky sloupců v seznamu Změnit písmo pro; poté klikněte na tlačítko Změnit písmo. QuickBooks zobrazí dialogové okno Formátování písma, které vám umožní určit písmo, styl písma, velikost bodu a další speciální efekty.