Vytvořte kopii účetního datového souboru QuickBooks

QuickBooks 2012 usnadňuje účetním práci se soubory klientských dat. Váš klient vytvoří účetní kopii datového souboru QuickBooks pomocí své verze QuickBooks a skutečného datového souboru a poté buď vytvoří soubor, který vám klient zašle (například poštou nebo e-mailem), nebo soubor Intuit, tvůrce QuickBooks, vám posílá.

Zde je to, co váš klient musí udělat, pokud se klient postará o odeslání souboru vám:

Vyberte příkaz Soubor → Kopie účetního → Aktivity klienta → Uložit soubor.

QuickBooks nejprve zobrazí zprávu s dotazem klienta, zda chce také

• Účetního znalce kopii souboru

• Přenosná nebo záložní kopie souboru

Kopii účetního můžete také vytvořit výběrem Soubor → Vytvořit kopii a poté kliknutím na tlačítko Kopie účetního.

Přenosný soubor je skutečné, živé kopie souboru QuickBooks dat, která byla mírně scrunched co do velikosti, takže je snazší pohybovat (například e-mailem soubor jako přílohu). Záložní soubor je záloha, druhá kopie QuickBooks souboru vytvořit (obvykle), takže budete mít kopii datového souboru QuickBooks ve věci stane něco špatného na původní QuickBooks datového souboru.

Vyberte Kopie účetního a pokračujte kliknutím na Další.

Zadejte datum rozdělení.

Když klient klikne na tlačítko Další, aby pokračoval ve vytváření kopie účetního, QuickBooks ho požádá o datum rozdělení. Transakce spadající před toto datum lze upravovat pouze v kopii účetního. Transakce, které spadají po těchto dat mohou být upraveny v obou kopie tohoto účetního a kopii klienta.

Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

Objeví se další zpráva oznamující klientovi, že QuickBooks musí zavřít všechna okna, aby vytvořil kopii účetního. QuickBooks může také říct klientovi, aby vložil disk.

Klikněte na OK a vložte disk (v případě potřeby).

QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit kopii účetního.

Pojmenujte kopii účetního.

Pomocí pole Název souboru v dialogovém okně Uložit kopii účetního pojmenujte kopii účetního datového souboru QuickBooks. V případě potřeby může klient také pomocí rozevíracího seznamu Uložit do určit, kam se má uložit kopie datového souboru QuickBooks účetního.

Klient si musí pamatovat, kam se uloží kopie souboru účetního. Tento soubor je předán účetnímu — e-mailem, šnečím e-mailem nebo uloženým na disku —, aby jej účetní mohl použít.

Vytvořte soubor.

Poté, co klient pojmenuje kopii účetního souboru dat a v případě potřeby uvede, kam má být kopie účetního uložena, klikne na tlačítko Uložit. QuickBooks poté uloží kopii účetního datového souboru QuickBooks.

Tento datový soubor pak klient předá účetnímu . Jinými slovy, klient potřebuje soubor odeslat šnekem nebo e-mailem.

Váš poskytovatel e-mailu může omezit velikost příloh (včetně souborů QuickBooks), které můžete odeslat e-mailem. Pokud vám vadí velikost, můžete soubor QuickBooks nahrát na web Intuit výběrem Soubor → Kopie účetního → Aktivity klienta → Odeslat účetnímu. Intuit poté pošle vaší účetní zprávu s odkazem, na který lze kliknout, a pomocí kterého může soubor uchopit.

Účetní kopie využívají tři typy souborů. Přenosový soubor účetního (s příponou souboru .qbx) je to, co klient vytvoří a předá účetnímu. Skutečná kopie účetního (s příponou souboru .qba) je to, s čím účetní pracuje poté, co otevře soubor přenosu účetního. A nakonec je tu Exportní soubor Účetního (s příponou souboru .qby).