Vytvoření odhadu práce s QuickBooks 2005

QuickBooks Pro a QuickBooks Premier mají funkci, která je velmi zajímavá pro podniky, které dělají zakázky nebo projekty pro své zákazníky: dodavatele, konzultanty, inženýry, architekty a tak dále. QuickBooks Pro a QuickBooks Premier (na rozdíl od běžného programu Basic QuickBooks) mají schopnost provádět jednoduché kalkulace projektu nebo zakázky. Tato funkce znamená, že vaše firma může vytvářet odhady projektů nebo zakázek, sledovat náklady podle projektu nebo zakázky a fakturovat faktury podle projektu nebo zakázky.

V QuickBooks Pro začíná kalkulace práce s odhadem. Odhad je pouze seznam odhadovaných nákladů, které vynaložíte na nějakou práci, kterou provedete pro nějakého zákazníka.

Za předpokladu, že jste již vytvořili úlohu a řekli jste QuickBooks, že používáte odhady, postupujte podle následujících kroků k vytvoření odhadu:

1. Získejte formulář.

Vyberte Zákazníci –> Vytvořit odhady. QuickBooks otevře formulář Create Estimates, který se neuvěřitelně podobá formuláři Create Invoices, který jste viděli, pokud jste s QuickBooks vůbec pracovali.

2. Začněte vyplňovat prázdná místa.

Z rozevíracího seznamu v horní části formuláře vyberte příslušný Zákazník:Úloha. QuickBooks Pro automaticky vyplní do formuláře tolik informací, kolik může – obvykle alespoň pole Jméno/Adresa.

Pokud jste nakonfigurovali QuickBooks Pro ke sledování tříd, zobrazí se v horní části formuláře příslušný rozevírací seznam. Pokračujte a použijte krabici, pokud je to vhodné.

Neváhejte a změňte výchozí nastavení — například Datum a Odhad #.

3. Přidejte řádkové položky — podrobnosti, podrobnosti, podrobnosti.

Podrobnosti okna Vytvořit odhady vyplníte stejným způsobem, jako vyplňujete podrobnosti okna Vytvořit faktury.

Každá řádková položka, kterou chcete zahrnout do odhadu úlohy, musí být popsána v seznamu položek. Všimněte si, že protože často prodáváte práci klientům a zákazníkům pomocí částečně odhadu, obvykle budete chtít uvést úplný popis položek. (Někteří dodavatelé například často používají několik řádků popisného textu, aby plně vysvětlili každou položku, která se v odhadu zobrazuje.)

4. Přidejte jakékoli volitelné informace.

Chcete-li, použijte ke shromažďování a ukládání dalších informací kterékoli z dalších polí dostupných v okně Vytvořit odhady. Například stejně jako v okně Vytvořit faktury můžete kliknout na rozevírací seznam Zpráva pro zákazníka a napsat přátelskou zprávu, nebo můžete použít zprávu z rozevíracího seznamu.

Pokud chcete, můžete si také pomocí pole Memo napsat poznámku týkající se úlohy. Nebo možná nějaké poznámky ke scénáři, o kterém jste přemýšleli, že ho předáte studiím. Cokoli se vám hodí.

Pokud chcete do okna Vytvořit odhady zahrnout další položky, můžete si toto okno přizpůsobit. V rozevíracím seznamu Šablona v pravém horním rohu okna Vytvořit odhady vyberte Přizpůsobit. QuickBooks vám poskytuje seznam formulářů pro odhad. Vyberte ten, který chcete upravit. (Pokud jste nikdy nevytvářeli nový, můžete mít v seznamu pouze jeden formulář odhadu.) Klepněte na tlačítko Nový nebo Upravit. Pokud kliknete na Nový, QuickBooks zobrazí dialogové okno Přizpůsobit odhad.

Než tento odhad vytisknete, pamatujte, že okno Vytvořit odhady nepředstavuje tytéž informace, které se objevují v písemném odhadu. Chcete-li vidět, jak vypadá tištěná verze, klikněte na šipku dolů vedle tlačítka Tisk v okně Vytvořit odhady a z rozevíracího seznamu vyberte Náhled. Výsledkem je obraz na celou stránku, zmenšený tak, aby se vešel na obrazovku.

Pokud jste svůj odhad ještě neuložili, pokračujte a klikněte na tlačítko Uložit a nový nebo Uložit a zavřít.

Chcete-li odhad (nebo jakýkoli formulář QuickBooks na obrazovce) blíže prozkoumat, klepněte na tlačítko Přiblížit v horní části obrazovky Náhled tisku nebo přesuňte kurzor myši na obrázek. Když kurzor vypadá jako lupa se znaménkem plus, klikněte levým tlačítkem myši. Protože tímto způsobem můžete vidět pouze část náhledu najednou, použijte posuvníky ve spodní a pravé části oken k přesunu do různých oblastí.

Všimněte si, že lupa má nyní v sobě znaménko mínus a tlačítko Přiblížit se přepne na Oddálit. Pokud vyplníte více než jeden odhad, můžete pomocí tlačítek Předchozí stránka a Další stránka na obrazovce Náhled tisku zobrazit další odhady. Po dokončení klepněte na tlačítko Zavřít.

Když se vrátíte do okna Vytvořit odhady, klepněte na tlačítko Tisk; QuickBooks Pro zobrazí dialogové okno Print One Estimate. Kliknutím na Tisk vytisknete odhad bez dalších kroků.

Pokud jste dosud nepoužili QuickBooks k tisku odhadů, možná budete muset nejprve nastavit tiskárnu pro tento úkol. Chcete-li tak učinit, zvolte Soubor –> Nastavení tiskárny a v rozevíracím seznamu Název formuláře vyberte Odhad. Poté zadejte nastavení tiskárny, která chcete pro tisk odhadů. (Tento proces funguje stejně jako při tisku jiných formulářů, například faktur.) Po dokončení klepněte na OK. Dialogové okno Tisk jednoho odhadu, které QuickBooks zobrazí po klepnutí na tlačítko Tisk v okně Vytvořit odhady, také funguje stejným způsobem jako dialogové okno Tisk jedné faktury.