Vytvoření objednávky v QuickBooks

Nákupní objednávka má jednoduchý účel: sděluje některému dodavateli, že chcete koupit nějakou položku. Objednávka je ve skutečnosti kupní smlouvou.

Mnoho malých podniků nepoužívá nákupní objednávky. Když však dosáhnou určité velikosti, mnoho podniků se je rozhodne použít, protože nákupní objednávky se stanou trvalými záznamy položek, které jste si objednali. A co víc, používání nákupních objednávek často formalizuje nákupní proces ve společnosti. Můžete se například rozhodnout, že nikdo ve vaší firmě nemůže koupit nic, co stojí více než 100 USD, pokud nedostane nákupní objednávku. Pokud můžete zadávat nákupní objednávky pouze vy, máte tímto postupem efektivně pod kontrolou nákupní aktivity.

Chcete-li použít QuickBooks k vytváření nákupních objednávek, postupujte takto:

1. Řekněte QuickBooks, že chcete vytvořit nákupní objednávku, a to výběrem Dodavatelé –> Vytvořit nákupní objednávky.

QuickBooks zobrazí okno Vytvořit nákupní objednávky.

Všimněte si, že pokud nabídka Dodavatelé nenabízí příkaz Vytvořit nákupní objednávky, QuickBooks neví, že chcete vytvořit nákupní objednávky.

2. Pomocí rozevíracího seznamu Dodavatelé určete dodavatele, od kterého chcete položku zakoupit.

V rozevíracím seznamu Dodavatelé jsou uvedeni všichni dodavatelé ve vašem Seznamu dodavatelů.

3. (Volitelné) Klasifikujte nákup pomocí rozevíracího seznamu Třída.

4. (Volitelné) V rozevíracím seznamu Odeslat zadejte jinou adresu pro odeslání.

V rozevíracím seznamu Odeslat se zobrazí seznam všech vašich zákazníků, dodavatelů a zaměstnanců. Loď, kterou chcete oslovit, vyberete výběrem jednoho z těchto dalších jmen. Poté, co vyberete položku ze seznamu Odeslat, QuickBooks vyplní pole Adresa pro odeslání příslušnými informacemi.

Okno Vytvořit nákupní objednávky obsahuje některá standardní a doufejme známá tlačítka a rámečky: Předchozí, Další, Tisk, Najít, Pravopis, Historie a Šablona.

5. Potvrďte datum objednávky.

Zpočátku QuickBooks vloží aktuální systémové datum do pole Datum. Měli byste však potvrdit, že datum, které QuickBooks zadá jako datum nákupní objednávky, je správné. Toto je datum smlouvy. Datum často určuje smluvní podmínky – například počet dní, během kterých musí být položka odeslána.

6. Potvrďte číslo nákupní objednávky.

Číslo nákupní objednávky nebo číslo objednávky jednoznačně identifikuje doklad nákupní objednávky. QuickBooks za vás sekvenčně čísluje nákupní objednávky a umístí další číslo do pole č. objednávky. Odhad, který QuickBooks dělá ohledně správného čísla nákupní objednávky, je obvykle správný, ale pokud není správný, zadejte náhradní číslo.

7. Potvrďte dodavatele a odešlete na informace.

Blok Vendor a blok Ship To identifikuje prodejce, od kterého položku kupujete, a adresu, na kterou chcete, aby prodejce poslal zásilku. Tato informace by měla být správná, pokud je váš seznam dodavatelů aktuální a pokud jste správně použili rozevírací seznam Odeslat k identifikaci alternativní adresy, je-li to nutné. Přesto ověřte, že informace zobrazené v těchto dvou blocích adres jsou správné. Pokud informace nejsou správné, samozřejmě to opravte. Informace o bloku adresy můžete upravit tak, že vyberete nesprávné informace a znovu zadáte, co se má zobrazit.

8. Popište každou položku, kterou si chcete objednat.

Pomocí sloupců v okně Vytvořit nákupní objednávky můžete podrobně popsat každou položku, kterou chcete v rámci nákupu objednat. Každá položka jde na svůj vlastní řádek. Chcete-li popsat položku, kterou chcete zakoupit od dodavatele, poskytněte následující informace:

• Položka: Sloupec Položka vám umožňuje zaznamenat jedinečné číslo položky pro položku, kterou chcete koupit. Pamatujte, že položky musí být zadány nebo popsány v seznamu položek. Hlavní věc, kterou potřebujete vědět o seznamu položek, je, že vše, co chcete zobrazit na faktuře – nebo v tomto případě na objednávce – musí být popsáno v souboru položek.

• Popis: Sloupec Popis zobrazuje popis položky, kterou vyberete. Můžete také upravit pole Popis tak, aby dávalo smysl zákazníkům nebo dodavatelům.

• Množství: Sloupec Množství vám umožňuje určit požadované množství položky. Do tohoto pole samozřejmě zadáte počet položek, které chcete.

• Sazba: Sloupec Sazba vám umožňuje zadat cenu za jednotku nebo sazbu za jednotku pro položku. Všimněte si, že QuickBooks používá pro tento sloupec různé štítky v závislosti na typu firmy, kterou jste nastavili.

• Zákazník: Sloupec Zákazník vám umožňuje identifikovat zákazníka, pro kterého se položka kupuje.

• Částka: Sloupec Částka zobrazuje celkovou částku vynaloženou za položku. QuickBooks vypočítá částku za vás vynásobením množství sazbou (nebo cenou). Můžete také upravit počet sloupců. V tomto případě QuickBooks upraví sazbu (nebo cenu) tak, že množství krát sazba se vždy rovná částce.

Musíte zadat popis každé položky, která by měla být součástí nákupní objednávky. To například znamená, že pokud chcete objednat šest položek od dodavatele, vaše nákupní objednávka by měla obsahovat šest řádků informací.

9. Vytiskněte nákupní objednávku.

Objednávku budete chtít vytisknout. Účelem záznamu nákupní objednávky do QuickBooks je vytvoření formálního záznamu o nákupu. Téměř vždy budete chtít předat tuto nákupní objednávku prodejci. Nákupní objednávka říká prodejci přesně, co chcete koupit, a cenu, kterou jste ochotni zaplatit. Chcete-li objednávku vytisknout, můžete kliknout na tlačítko Tisk. Nákupní objednávky můžete také vytisknout později v dávce; Chcete-li tak učinit, uložte všechny nákupní objednávky, které chcete vytvořit, a poté zvolte příkaz Soubor –> Tisk formulářů –> Objednávky.

10. Uložte objednávku.

Chcete-li objednávku uložit, klikněte buď na tlačítko Uložit a zavřít, nebo na tlačítko Uložit a nový. Pokud klepnete na tlačítko Uložit a nový, QuickBooks uloží tuto nákupní objednávku a znovu zobrazí prázdnou verzi okna Vytvořit nákupní objednávky, abyste mohli zaznamenat další nákupní objednávku.