Vytváření fakturovatelných časových záznamů v QuickBooks Online

Vaši zaměstnanci mohou pracovat přímo pro vás na činnostech potřebných pro provoz vaší společnosti (jako je příprava zákaznických faktur nebo zadávání účetních informací do QuickBooks Online) a mohou také vykonávat práce přímo související s vašimi zákazníky. V druhém případě možná budete chtít sledovat čas, který zaměstnanci stráví na projektech souvisejících s klienty, a poté fakturovat čas vašich zaměstnanců zákazníkům.

Ke sledování času použijte buď okno Časová aktivita, nebo okno Týdenní časový rozvrh; bez ohledu na okno, které používáte, QBO sleduje zadaný čas, a když připravujete fakturu pro klienta, pro kterého byl čas zaznamenán, QBO vás vyzve k přidání času do faktury.

Naučíte se zadávat čas pomocí okna Time Activity a Weekly Timesheet a uvidíte, jak vás QBO vyzve k zahrnutí fakturovatelného času na fakturu zákazníka. Všimněte si, že časový záznam, který můžete zákazníkovi vyúčtovat, se chytře nazývá zúčtovatelný čas.

Zadání jednorázové aktivity

Otevřete okno Časová aktivita pomocí nabídky Vytvořit znaménko plus (+) v horní části QBO. Následuj tyto kroky:

Klepnutím na tlačítko Vytvořit znaménko plus (+) otevřete nabídku Vytvořit.

Ve sloupci Zaměstnanci klikněte na Jednorázová aktivita.

QBO zobrazí okno Časová aktivita.

Ze seznamu Jméno vyberte zaměstnance nebo dodavatele, který provedl práci.

Zadejte datum, kdy byla práce provedena.

Ze seznamu Zákazníků vyberte zákazníka, pro kterého byla práce provedena.

Ze seznamu služeb vyberte službu, která byla provedena.

Zaškrtněte pole Fakturovatelné, které se změní na pole Fakturovat v, a zadejte hodinovou sazbu.

Pokud provedená práce podléhá dani, zaškrtněte políčko Zdanitelné.

Do pole Čas zadejte množství času stráveného touto aktivitou.

Zaškrtnutím políčka Zadejte počáteční a koncový čas můžete zadat čas začátku a konce, včetně času přestávek; QBO vypočítá strávený čas a zobrazí jej pod polem Popis.

Zadejte popis práce, který se standardně objeví na faktuře.

Po přidání časového záznamu na fakturu můžete popis změnit.

Klikněte na Uložit pro uložení záznamu nebo na Uložit a nový pro zadání jiné časové aktivity.

Pokud kliknete na šipku vedle Uložit a nový, můžete zvolit Uložit a zavřít.

Okno Časová aktivita.

Použití časového rozvrhu k zaznamenávání času

Pokud dáváte přednost zadávání času ve formátu mřížky, která zobrazuje dny a data v týdnu, pak je pro vás Týdenní časový rozvrh. Chcete-li zadat čas pomocí tohoto okna, postupujte takto:

Klepnutím na tlačítko Vytvořit — znaménko plus (+) — otevřete nabídku Vytvořit.

Ve sloupci Zaměstnanci klikněte na Týdenní časový rozvrh.

Vyberte jméno osoby, jejíž čas nahráváte.

Vyberte týden, pro který chcete zaznamenávat čas.

V části Podrobnosti vyberte jméno zákazníka, položku služby a případně poskytněte popis.

Chcete-li čas účtovat zpět zákazníkovi, zaškrtněte políčko Fakturovatelné a zadejte sazbu, kterou se má čas účtovat.

Vyplňte odpracovanou dobu v příslušný den.

Klikněte na Uložit, Uložit a nový nebo klikněte na šipku vedle Uložit a nový a vyberte Uložit a zavřít.

Týdenní časový rozvrh.

Přidání zúčtovatelného výdaje k faktuře

Do faktury můžete přidat účtovatelné časové záznamy několika způsoby. Pokud například zobrazíte stránku libovolného zákazníka, QBO zobrazí seznam nevyřízených transakcí. Ve sloupci Akce libovolné položky zúčtovatelného času zobrazí QBO tlačítko Zahájit fakturu, na které můžete kliknout, chcete-li zahájit fakturaci zákazníkovi a zahrnout fakturovatelný výdaj na faktuře. Chcete-li zobrazit stránku zákazníka, klikněte na položku Zákazník na navigačním panelu a poté klikněte na jméno zákazníka.

Nemusíte však hledat účtovatelné časové záznamy. QBO vás vyzve, abyste je přidali na jakoukoli fakturu, kterou vytvoříte pro zákazníka, pro kterého existují účtovatelné časové záznamy. Spusťte fakturu (z nabídky Vytvořit — znaménko plus — klikněte na Faktura) a vyberte zákazníka. Pokud má zákazník položky fakturovatelného času, zobrazí se v podokně na pravé straně obrazovky.

Klikněte na tlačítko Přidat v každé položce zúčtovatelného času, kterou chcete přidat do faktury. Nebo chcete-li přidat všechny položky, klikněte na tlačítko Přidat vše v horní části podokna vpravo. QBO zadá informace o každém zúčtovatelném časovém záznamu na řádek na faktuře, vyplní službu, popis, množství, sazbu a celkovou částku. Podle potřeby můžete upravit jakékoli informace na řádku. Vyplňte zbytek faktury jako u jakékoli jiné faktury a přidejte další řádky, které se nemusí týkat časových záznamů.

Nezapomeňte, že můžete přidat mezisoučet pro časové záznamy, pokud chcete.