Upravte fyzické počty a hodnoty inventáře v QuickBooks 2014

Zmenšování inventáře, znehodnocování a (bohužel) krádeže, to vše se spojí, aby se snížil inventář, který fyzicky máte. Aby bylo možné zaznamenávat tato snížení zásob v QuickBooks, pravidelně fyzicky počítáte své zásoby a poté aktualizujete své záznamy QuickBooks s výsledky vašich fyzických počtů.

Pravděpodobně víte, co ve vašem podnikání funguje nejlépe. Chcete-li však zaznamenat informace o fyzickém počtu v QuickBooks, použijte speciální nástroj. Konkrétně použijete příkaz Upravit množství/hodnotu na ruce.

Tento příkaz je k dispozici na dvou místech. Pokud zobrazíte seznam položek, klepněte na tlačítko Aktivity (které se zobrazí ve spodní části okna Seznam položek) a zvolte příkaz Upravit množství/hodnotu na ruku. Můžete také zvolit příkaz Dodavatelé→Činnosti zásob→Upravit množství/hodnotu na ruku. Výběrem některého z příkazů se zobrazí okno Upravit množství/hodnotu.

Chcete-li použít okno Upravit množství/hodnotu na ruce, postupujte takto:

Pomocí rozevíracího seznamu Typ úpravy označte, co upravujete.

Můžete upravit množství nebo hodnotu jak množství, tak hodnoty položek, které držíte v inventáři. Stačí vybrat příslušnou položku z rozevíracího seznamu Typ úpravy: Množství, Celková hodnota nebo Množství a celková hodnota.

Pomocí pole Datum úpravy zaznamenejte datum svého fyzického počtu.

Jinými slovy, chcete upravit svá množství ke dni, kdy jste provedli nebo dokončili fyzickou inventuru.

Pomocí rozevíracího seznamu Účet úprav identifikujte nákladový účet, který chcete použít ke sledování nákladů na úbytky zásob.

(Volitelné) Uveďte referenční číslo (pokud používáte čísla) k jednoznačné a smysluplné identifikaci nebo křížovému odkazu na transakci.

(Volitelné) Identifikujte zákazníka: Zaměstnání a třída.

Pokud je to vhodné (v mnoha případech nebude), použijte rozevírací seznam Zákazník:Úloha k identifikaci zákazníka a úlohy spojené s tímto úbytkem zásob. Podobným způsobem, pokud je to vhodné, použijte pole Třída k identifikaci třídy, kterou chcete použít pro sledování tohoto úbytku zásob.

Dodávejte správné skladové množství.

Sloupce Položka, Popis a Pokladní množství v okně Upravit množství/Hodnotu na skladě identifikují položky inventáře, které držíte, a aktuální množství. Pomocí sloupce Nové množství zadejte správné fyzické množství položky. Poté, co zadáte nové množství, QuickBooks vypočítá rozdíl množství a zobrazí tuto hodnotu ve sloupci Rozdíl množství.

Ve skutečnosti můžete zadat hodnotu do sloupce Nové množství nebo do sloupce Rozdíl v množství. QuickBooks vypočítá další množství pomocí informací o aktuálním množství, které dodáte. Pokud například zadáte nové množství, QuickBooks vypočítá množstevní rozdíl odečtením nového množství od aktuálního množství. Pokud zadáte rozdíl množství, QuickBooks vypočítá nové množství úpravou aktuálního množství pro rozdíl množství.

Upravte hodnotu.

Pokud jste v kroku 1 vybrali Total Value nebo Quantity a Total Value z rozevíracího seznamu Adjustment Type, QuickBooks zobrazí rozšířenou verzi okna Adjust Quantity/Value on Hand.

Toto okno vám umožňuje zadat správné množství fyzického počtu a aktualizovanou hodnotu položky zásob. Množství fyzického počtu samozřejmě zadáte do sloupce Nové množství. Novou aktualizovanou hodnotu zadáte do sloupce Nová hodnota. Tuto verzi okna Úprava množství/hodnoty na skladě pravděpodobně používáte pouze v případě, že používáte metodu nižší ceny nebo tržního ocenění zásob.

Například jak standardy finančního účetnictví, tak pravidla daňového účetnictví vám umožňují ocenit vaše zásoby na nižší z původních nákladů nebo jejich reálné tržní hodnoty. Pokud to uděláte, zadáte novou hodnotu zásob do sloupce Nová hodnota.

Použití metody nižších nákladů nebo tržního inventáře v podstatě znamená, že uděláte, co říká. Udržujete své zásoby oceněné původní cenou, nebo pokud je jejich hodnota nižší než původní cena, novou hodnotou. Je zřejmé, že posouzení hodnoty vašeho inventáře je trochu složité. Máte-li však dotazy, můžete požádat o pomoc CPA.

Jedna věc, kterou je třeba mít na paměti, je, že své účetní metody nemůžete chtě nechtě změnit bez povolení úřadu Internal Revenue Service. A změna metody oceňování zásob z nákladové, řekněme, na nižší nebo tržní, je změnou účetní metody.

Uveďte popis poznámky.

Chcete-li dále popsat úpravu množství nebo hodnoty, použijte k tomu pole Memo. Můžete se například odkázat na pracovní listy fyzického počítání, osoby provádějící fyzické počítání nebo dokumentaci, která vysvětluje úpravu ocenění.

Uložte úpravu.

Poté, co použijete okno Upravit množství/Hodnotu na skladě k popisu změn množství nebo hodnot ve vašem inventáři, klikněte buď na tlačítko Uložit a zavřít nebo na tlačítko Uložit a nové, abyste transakci úprav uložili.

Jak pravděpodobně v tomto okamžiku svého života víte, Save & Close uloží transakci a zavře okno. Uložit a nový uloží transakci, ale ponechá okno otevřené pro případ, že chcete provést další změny.