Udržujte dobré účetní kontroly v QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 nabízí kontrolní techniky, které může vlastník firmy nebo obchodní manažer použít k minimalizaci neúmyslných chyb a minimalizaci příležitosti ke krádeži, ke které dochází, když má přístup více uživatelů. Zde je několik skvělých nápadů:

• Pravidelně porovnávejte fyzické inventury s účetními záznamy o zásobách. Zásoby se bohužel zmenšují. Lidé – někdy zaměstnanci, ale často i pseudozákazníci, jako jsou zloději v obchodech – kradou zásoby. Jedna věc, kterou musíte udělat, jak minimalizovat ztráty zásob a udržovat přesné účetní záznamy, je pravidelně porovnávat fyzické stavy vašich zásob s tím, co ukazují vaše účetní záznamy. Například malý obchod může chtít porovnávat zásoby tabáku na denní bázi, zásoby piva a vína na týdenní bázi a všechny ostatní položky zásob potravin na měsíční nebo roční bázi. Tento přístup k častému počítání nejcennějších a nejsnáze ukraditelných předmětů dosahuje dvou věcí:
  • Snížení zásob je rychle identifikováno.
  • Majitel firmy může minimalizovat zmenšování zásob tím, že identifikuje typ zásob, které jsou nejčastěji odcizeny, nebo dokonce i když jsou zásoby nejčastěji odcizeny.
• Srovnat bankovní účty. Jedna věc, kterou by majitelé firem měli podle mého názoru udělat, je sladit své vlastní bankovní účty. Ke krádežím zaměstnanců účetními pracovníky často dochází, když zaměstnanci přijdou na to, jak zapsat šeky na bankovní účet společnosti, které majitel nevidí. Jedním ze spolehlivých způsobů, jak najít fiktivní a podvodnou transakci, je nechat vlastníka odsouhlasit výpis z účtu. Pokud majitelka odsouhlasí výpis z účtu, může porovnat účetnictví banky o účtu s účetními záznamy společnosti QuickBooks. Jakékoli zjevné nesrovnalosti lze opravit, což znamená, že účetní záznamy QuickBooks jsou přesnější. Kromě toho, jakékoli potrhlé a podezřelé transakce mají tendenci být zřejmé, když se majitel firmy pozorně dívá na kontroly.
• Kde je to možné, oddělte účetnictví od fyzické úschovy.V malé firmě je obtížné vždy oddělit účetnictví pro nějakou činnost od fyzické péče nebo fyzické odpovědnosti za tuto činnost. Je těžké oddělit účetnictví zásob od fyzické úschovy nebo přístupu k těmto zásobám. Například prodavač v obchodě může snadno ukrást cigarety a také upravit inventurní záznamy prostřednictvím pokladního prodeje cigaret. Nicméně všude tam, kde můžete oddělit fyzickou úschovu od účetnictví, dochází k vestavěné kontrole chyb. Osoba provádějící účetnictví nepřímo kontroluje, jak se o majetek stará fyzický uschovatel. Pokud fyzický schovatel krade například kartony cigaret, tato skutečnost se ukáže, když účetní porovná účetní záznamy s fyzickými účty zásob. Podobně, někdo, kdo nemá přístup k hotovosti a bankovnímu účtu, nemůže snadno ukrást hotovost, i když má úplný přístup k záznamům hotovostního účetnictví. Můžete požádat svého CPA o pomoc při navrhování způsobů, jak oddělit fyzickou úschovu aktiv od účetních a účetních povinností. A opravdu, opravdu byste to měli udělat. Krádeže zaměstnanců jsou bohužel velmi časté.
• Vyškolte zaměstnance v používání QuickBooks. Pokud máte firmu jakékoli velikosti, měli byste vyškolit zaměstnance, aby používali QuickBooks, a to ze dvou základních důvodů:
  • U někoho, kdo ví, jak používat QuickBooks, je méně pravděpodobné, že udělá neúmyslné chyby. QuickBooks není obtížné používat, ale také to není něco, co se můžete naučit chtě nechtě bez pomoci. Některé transakce jsou velmi složité, zejména pro určité podniky. Takže pokud můžete, má smysl poskytnout zaměstnancům pomoc nebo školení, nebo obojí. Tyto zdroje umožňují lidem pohodlněji a přesněji využívat funkce QuickBooks k vytváření finančních informací, které vám umožní lépe řídit vaše podnikání.
  • Nepořádné účetní záznamy maskují krádeže zaměstnanců. Jedna věc, kterou často vidíte, když dojde ke krádeži zaměstnanců, jsou skutečně zpackané účetní záznamy. Z toho důvodu se můžete ocitnout v situaci, kdy špatně vyškolení zaměstnanci vytvoří chaotický účetní systém, který umožňuje krádeže zaměstnanců. Školení tedy znamená nejen to, že budete mít přesnější účetní záznamy, ale také méně pravděpodobné, že budete mít prostředí příznivé pro krádeže nebo zpronevěry.
• Zavřete soubor QuickBooks. Pokud absolvujete kurz Principy účetnictví, zjistíte, že uzávěrka znamená soubor účetních postupů, které někdo provádí za účelem vynulování účtů výnosů a nákladů, takže počínaje novým rokem lze výnosy a výdaje snadno vypočítat. V QuickBooks se zavíráznamená něco jiného. Ale přesto chcete zavřít soubor QuickBooks, abyste zachovali integritu svých dat. Zde je návod, jak na to: Zvolte příkaz Upravit –> Předvolby, vyberte Účetnictví, vyberte kartu Předvolby společnosti a poté klikněte na tlačítko Datum uzávěrky nastavit datum/heslo. Když vás QuickBooks vyzve, zadejte datum uzavření a heslo. Poté, co tyto informace poskytnete, QuickBooks zakáže nebo omezí uživatelům změnu nebo zadávání transakcí datovaných před datem uzávěrky. (Pouze lidé s heslem mohou provádět změny nebo zadávat transakce s daty dřívějšími, než je datum uzávěrky.)
• Spravujte svůj účetní systém QuickBooks. Je mi líto, že musím oznámit, že mnoho majitelů firem nepovažuje účetní systém za nic víc než jen nástroj k vytváření faktur, výplatních pásek a informací požadovaných pro roční daňové přiznání. Bohužel tento vzdálený vztah k účetnímu systému znamená, že majitelé firem často necítí velkou potřebu aktivně řídit, co se děje s účetním systémem.

Názor založený na více než 30 letech zkušeností s prací jako CPA je, že tento postoj je špatný. Účetní systém by měl být nástrojem, který využijete k lepšímu řízení svého podnikání. A může to být tím. Ale pokud to má být nástroj pro lepší řízení vašeho podnikání, musíte řídit systém. Jinými slovy, zdvořile navrhuji, abyste převzali odpovědnost za zajištění toho, že zaměstnanci budou vyškoleni k tomu, aby dělali věci, které chrání váš účetní systém (jako je zálohování datového souboru), a abyste zajistili, že dokončí příslušné účetní postupy na měsíční a roční (jako je rozesílání všech faktur, odsouhlasení bankovních účtů, vyčištění nepořádných transakcí atd.).

Tato odpovědnost za řízení nemusí být těžká. Vytvořením jednoduchých kontrolních seznamů se můžete poměrně snadno ujistit, že lidé dělají věci, které by měli dělat. Následující tabulka ukazuje vzorový měsíční účetní seznam úkolů.

Vzorový seznam úkolů měsíčního účetnictví

Tato tabulka ukazuje vzorový seznam úkolů ročního účetnictví. Tyto tabulky můžete použít jako výchozí body pro sestavení vlastního seznamu věcí, které musí účetní nebo kancelářský manažer udělat každý měsíc nebo na konci každého roku.

Vzorový seznam úkolů ročního účetnictví