Udržování dobrých účetních kontrol v QuickBooks 2012

Když do svého QuickBooks 2012 zavedete více uživatelů účetního systému, zvýšíte potřebu účetních kontrol. Přístupem do účetního systému mohou uživatelé buď neúmyslně zanést chyby do účetního systému, nebo bohužel mohou někteří uživatelé záměrně podvést firmu.

Z těchto důvodů některé z technik kontroly účetnictví QuickBooks minimalizují neúmyslné chyby a minimalizují příležitost ke krádeži:

• Pravidelně porovnávejte fyzické inventury s účetními záznamy o zásobách. Zásoby se bohužel zmenšují. Lidé – někdy zaměstnanci, ale často pseudozákazníci, jako jsou zloději v obchodech – budou krást zásoby.

  Jednou z věcí, které musíte udělat pro minimalizaci ztrát zásob a pro udržení přesných účetních záznamů, je proto pravidelně porovnávat fyzické stavy vašich zásob s tím, co ukazují vaše účetní záznamy.

  Například malý obchod může chtít porovnávat zásoby tabáku na denní bázi, zásoby piva a vína na týdenní bázi a všechny ostatní položky zásob potravin na měsíční nebo roční bázi. Tento přístup k častému počítání nejcennějších a nejsnáze ukraditelných předmětů dosahuje dvou věcí:

  • Snížení zásob je rychle identifikováno.

  • Vlastník firmy může minimalizovat zmenšování zásob tím, že identifikuje typ zásob, které jsou nejčastěji odcizeny, nebo dokonce kdy jsou zásoby nejčastěji odcizeny.

• Srovnat bankovní účty. Jedna věc, kterou by majitelé firem měli udělat, je sladit své vlastní bankovní účty. Ke krádežím zaměstnanců účetními pracovníky často dochází, když zaměstnanci přijdou na to, jak zapsat šeky na bankovní účet společnosti, které majitel nevidí. Jedním ze spolehlivých způsobů, jak najít fiktivní a podvodnou transakci, je nechat vlastníka odsouhlasit výpis z účtu.

  Pokud majitelka odsouhlasí výpis z účtu, může porovnat účetnictví banky o účtu s účetními záznamy společnosti QuickBooks. Jakékoli zjevné nesrovnalosti lze opravit – což znamená, že účetní záznamy QuickBooks jsou přesnější. Kromě toho, jakékoli potrhlé a podezřelé transakce mají tendenci být zřejmé, když se majitel firmy pozorně dívá na kontroly.

• Kde je to možné, oddělte účetnictví od fyzické úschovy. V malé firmě je obtížné vždy oddělit účetnictví pro nějakou činnost od fyzické péče nebo fyzické odpovědnosti za tuto činnost. Je například obtížné oddělit účetnictví zásob od fyzické úschovy nebo přístupu k tomuto inventáři.

  Například prodavač v obchodě může snadno ukrást cigarety a také upravit inventurní záznamy prostřednictvím pokladního prodeje cigaret. Nicméně všude tam, kde můžete oddělit fyzickou úschovu od účetnictví, dojde k vestavěné kontrole chyb.

  Můžete požádat svého CPA o pomoc při navrhování způsobů, jak oddělit fyzickou úschovu aktiv od účetních a účetních povinností. A opravdu, opravdu byste to měli udělat. Krádeže zaměstnanců jsou bohužel velmi časté.

• Vyškolte zaměstnance v používání QuickBooks. Pokud máte firmu jakékoli velikosti, měli byste vyškolit zaměstnance, aby používali QuickBooks, a to ze dvou základních důvodů:

  • U někoho, kdo ví, jak používat QuickBooks, je méně pravděpodobné, že udělá neúmyslné chyby. Takže, pokud můžete, má smysl poskytnout některým zaměstnancům pomoc nebo školení nebo obojí. Tyto zdroje umožňují lidem pohodlněji a přesněji používat funkce QuickBooks k vytváření finančních informací, které vám umožní lépe řídit vaše podnikání.

  • Nepořádné účetní záznamy maskují krádeže zaměstnanců. Často jednou z věcí, které vidíte, když dojde ke krádeži zaměstnanců, jsou skutečně zpackané účetní záznamy. Školení tedy znamená nejen přesnější účetní záznamy, ale také to, že je méně pravděpodobné, že budete mít prostředí příznivé pro krádeže nebo zpronevěry.

• Zavřete soubor QuickBooks. Pokud absolvujete kurz Principy účetnictví, dozvíte se, že uzávěrka znamená soubor účetních postupů, kterými někdo prochází, aby vynuloval výnosové a nákladové účty.

  V QuickBooks znamená uzavření něco jiného. Ale přesto chcete zavřít soubor QuickBooks, abyste zachovali integritu vašich dat. Zde je návod, jak na to: Zvolte příkaz Upravit→Předvolby, vyberte Účetnictví a poté kartu Předvolby společnosti a poté klikněte na tlačítko Datum uzávěrky nastavit datum/heslo. Když vás QuickBooks vyzve, zadejte „datum uzávěrky“ a heslo.

  Poté, co tyto informace poskytnete, QuickBooks uživatelům buď zakáže, nebo omezí uživatele ve změně nebo zadávání transakcí datovaných před datem uzávěrky. (Pouze lidé s heslem mohou provádět změny nebo zadávat transakce s daty dřívějšími, než je datum uzávěrky.)