Uchovávání dokumentů v QuickBooks

Jak dlouho byste měli uchovávat staré sestavy, kopie faktur a další části účetních informací? Bohužel na tyto otázky neexistuje jednoznačná odpověď. Zde je však několik věcí k zamyšlení:

• Zvažte, zda druhá strana transakce někdy bude chtít informace. Pokud se například chronicky hádáte s prodejcem o tom, zda jste zaplatili nějaký účet, má smysl držet se těchto účtenek a jakýchkoli záznamů o vaší platbě tak dlouho, dokud hádka může pokračovat.

  To znamená, že žádné papíry, které dokumentují faktury a platby dodavatele, nemusí být nutně uchovány, pokud nemáte problém.

• Zvažte požadavky na daňové účetnictví. Podle zákona (mnoho lidí si to neuvědomuje) je firma povinna vést účetní záznamy, aby mohla hlásit své zisky, ztráty, příjmy a srážky úřadu Internal Revenue Service. To znamená, že vše , co potřebujete k výpočtu zisků nebo doložení prvků svých výpočtů, by mělo být zachováno.

  Existuje však promlčecí lhůta, která obvykle běží tři roky od data, kdy jste naposledy podali přiznání. To znamená, že ve většině případů nemusíte uchovávat papíry starší než tři roky po přiznání, kterého se týkají. Jinými slovy, pokud máte údaje z roku 2009 a daňové přiznání za rok 2009 jste podali 15. března 2010 do 16. března 2013, neměli byste (ve většině případů) schovávat všechny ty staré papíry.

  Promlčecí lhůta nařizuje, že byste měli mít možnost staré věci zlikvidovat. Slovo opatrnosti je na místě, protože z této tříleté promlčecí doby existuje několik výjimek:

  • Pokud jste byli opravdu lajdáctví a díky své lajdáctví jste vynechali hrubý příjem přesahující 25 procent toho, co ukazuje váš výnos, promlčecí doba se rovná šesti letům.

  • Pokud není podáno žádné přiznání nebo je podáno podvodné přiznání, žádná promlčecí lhůta neexistuje.

  • Státy bez daně z příjmu (jako stát Washington) používají jiný soubor pravidel a mohou používat delší promlčecí lhůtu. Stát Washington například říká, že promlčecí lhůta běží čtyři roky, nikoli tři.

• Zvažte staré záznamy, které můžete v budoucnu potřebovat, abyste mohli vypočítat položku pro daňové přiznání. Tyto záznamy je třeba uchovávat. Pokud jste například koupili továrnu před 30 lety, uchovejte tyto záznamy o nákupu až 3 (nebo 6) let poté, co továrnu prodáte.

• Vezměte v úvahu, že v některých odvětvích existují jiná pravidla nebo předpisy pro uchovávání dokumentů. Pokud jste například lékař, uchováváte své staré záznamy o pacientech – a to může zahrnovat účetní informace o pacientech – déle než pouhé tři roky. Tato další pravidla uchovávání dokumentů se liší podle odvětví. Zjistěte, jaká jsou pravidla pro váš obor.

• Zvažte riziko příliš dlouhého uchovávání důvěrných informací. A konečně, i když byste mohli přemýšlet o všech předchozích bodech a dojít k závěru, že byste měli své finanční záznamy uchovávat navěky, povšimněte si, že tento přístup také přináší rizika. Čím více finanční dokumentace archivujete, tím snazší v některých případech může být ztráta nebo odcizení těchto informací.

  Nechtěli byste například uchovávat data za tolik let, že si musíte pronajmout sklad ve špatné části města, abyste je mohli uložit.

Když to shrnu, jak dáváte smysl těmto vágním návrhům? Pojďte s hrubým odhadem, jak dlouho si myslíte, že byste měli na věci vydržet.

Pokud neděláte nic zločinného, ​​podvodného nebo nedbalého, vyhoďte vše, co je starší než pět let. Rozdělte dokumenty, které můžete po letech vyhodit, do krabic. Označte krabice číslem roku. Krabice také označte poznámkou jako „Vyhodit v roce 2016“, abyste věděli, kdy můžete tyto věci vyhodit.

Možná si budete chtít dvakrát rozmyslet, zda jednoduše vyhodit finanční záznamy. Nenechte vyhodil své osobní rekordy, nebo, samozřejmě, v některých klientských záznamů: první skartaci dokumentů.

Mimochodem, některé obchody s velkými pokladnami nabízejí skartační služby za rozumné ceny.