Uchovávání dokumentů v QuickBooks 2012

Lidé se někdy ptají, jak dlouho by si měli uchovávat staré sestavy QuickBooks, kopie faktur a další kousky účetních informací. Bohužel na to ve skutečnosti neexistuje jednoznačná odpověď. Zde je však několik věcí k zamyšlení:

• Zvažte, zda druhá strana transakce někdy bude chtít informace. Pokud se například chronicky hádáte s prodejcem o tom, zda jste zaplatili nějaký účet, má smysl držet se těchto účtenek a jakýchkoli záznamů o vaší platbě tak dlouho, dokud hádka může pokračovat.

  To znamená, že žádné papíry, které dokumentují faktury a platby dodavatele, nemusí být nutně uchovány, pokud nemáte problém.

• Zvažte požadavky na daňové účetnictví. Podle zákona (mnoho lidí si to neuvědomuje) je firma povinna vést účetní záznamy, aby mohla hlásit své zisky, ztráty, příjmy a srážky úřadu Internal Revenue Service. To znamená, že vše , co potřebujete k výpočtu zisků nebo doložení prvků svých výpočtů, by mělo být zachováno.

  Existuje však promlčecí lhůta, která obvykle běží tři roky od data, kdy jste naposledy podali přiznání. To znamená, že ve většině případů nemusíte uchovávat papíry starší než tři roky po přiznání, kterého se týkají.

  Jinými slovy, pokud máte údaje z roku 2007 a daňové přiznání za rok 2007 jste podali 15. března 2008 do 16. března 2011, neměli byste (ve většině případů) schovávat všechny ty staré papíry. Promlčecí lhůta nařizuje, že byste měli mít možnost staré věci zlikvidovat.

  Slovo opatrnosti je na místě, protože z této tříleté promlčecí doby existuje několik výjimek:

  • Pokud jste byli opravdu lajdáctví a díky své lajdáctví jste vynechali hrubý příjem přesahující 25 procent toho, co ukazuje váš výnos, promlčecí doba se rovná šesti letům.

  • Pokud není podáno žádné přiznání nebo je podáno podvodné přiznání, žádná promlčecí lhůta neexistuje.

  • Státy bez daní z příjmu (jako Washington) používají jiný soubor pravidel a mohou používat delší promlčecí lhůtu. Washington například říká, že promlčecí lhůta běží čtyři roky, nikoli tři.

• Zvažte staré záznamy, které můžete v budoucnu potřebovat, abyste mohli vypočítat položku pro daňové přiznání. Ty je třeba zachovat. Pokud jste například koupili továrnu před 30 lety, uchovejte tyto záznamy o nákupu až 3 (nebo 6) let poté, co továrnu prodáte.

• Vezměte v úvahu, že v některých odvětvích existují jiná pravidla nebo předpisy pro uchovávání dokumentů. Pokud jste například lékař, uchováváte své staré záznamy o pacientech – a to může zahrnovat účetní informace o pacientech – déle než pouhé tři roky. Tato další pravidla uchovávání dokumentů se liší podle odvětví. Zjistěte, jaká jsou pravidla pro váš obor.

Jak dáváte smysl těmto nejasným návrhům? Pojďte s hrubým odhadem, jak dlouho si myslíte, že byste měli na věci vydržet.

Možná si budete chtít dvakrát rozmyslet, zda jednoduše vyhodit finanční záznamy. Možná budete chtít dokumenty nejprve skartovat. Mimochodem, některé obchody s velkými pokladnami nabízejí skartační služby za rozumné ceny.