Uchování vašich dat QuickBooks 2014 v důvěrnosti

Účetní údaje jsou často důvěrné informace. Vaše data QuickBooks ukazují, kolik peněz máte v bance, co dlužíte věřitelům a jak velký (nebo jak malý!) zisk vaše firma produkuje. Protože tyto informace jsou soukromé, vaší první starostí při správě účetního systému QuickBooks je zachování důvěrnosti vašich dat.

Máte dvě doplňkové metody pro zachování důvěrnosti dat QuickBooks. První metoda zachování důvěrnosti se opírá o funkce zabezpečení zabudované do systému Microsoft Windows. Druhá metoda se opírá o bezpečnostní funkce QuickBooks.

Použití zabezpečení Windows

Zabezpečení poskytované systémem Microsoft Windows 7 nebo 8, Windows Vista nebo Windows XP můžete použít k omezení přístupu k souboru – buď programovému, nebo datovému souboru – na konkrétní uživatele. To znamená, že můžete použít zabezpečení na úrovni Windows k určení toho, kdo může a nemůže používat program QuickBooks nebo přistupovat k datovému souboru QuickBooks.

Pokud již používáte zabezpečení na úrovni Windows, vy (nebo někdo ve vaší kanceláři) víte, jak tento nástroj používat, abyste zabránili neoprávněnému přístupu k (nebo použití) programových souborů a datových souborů. Chcete-li použít zabezpečení na úrovni Windows pro QuickBooks, můžete jednoduše aplikovat své stávající obecné znalosti na soubor programu QuickBooks nebo datový soubor QuickBooks.

Pokud ještě nepoužíváte zabezpečení na úrovni Windows, nemusíte se pouštět do problémů s učením se složitému bezpečnostnímu systému Windows. Můžete použít jednodušší zabezpečení QuickBooks.

Použití zabezpečení QuickBooks

Důvěrnost vašich dat QuickBooks můžete chránit přiřazením hesla k datovému souboru společnosti QuickBooks. Můžete to udělat během procesu nastavení QuickBooks.

Heslo můžete také nastavit pomocí příkazu Společnost→Nastavit uživatele a hesla→Změnit heslo. Když zvolíte tento příkaz, QuickBooks zobrazí dialogové okno Change QuickBooks Password.

Chcete-li nastavit heslo, jednoduše zadejte stejné heslo do textového pole Nové heslo i do textového pole Potvrdit nové heslo. Všimněte si, že vaše heslo je spojeno s uživatelským jménem Admin (což znamená správce).

Pokud jste si ještě nenastavili heslo, nemáte staré heslo, takže textové pole Staré heslo neuvidíte. Pokud pracujete s heslem správce, musíte také zadat výzvu a odpověď. (To vám umožní obnovit přístup k vašemu souboru QuickBooks, pokud zapomenete heslo správce.)

Je zřejmé, že chcete své heslo nastavit tak, aby ho nikdo (ani počítač) nemohl uhodnout. To znamená, že vaše heslo by nemělo být slovo ve slovníku. Vaše heslo by také nemělo být číslo. A vaše heslo by zejména nemělo být slovo, fráze nebo jméno, které by některý spolupracovník mohl snadno zjistit.

Nejlepší hesla (z bezpečnostního hlediska) jsou nesmyslné kombinace písmen a číslic, jako je f34t5s nebo s3df43x2.

Po nastavení hesla byste jej měli pravidelně měnit. Chcete-li změnit heslo, vyberte také příkaz Společnost→Nastavit uživatele a hesla→Změnit heslo. QuickBooks znovu zobrazí dialogové okno Change QuickBooks Password.

Tentokrát musíte do textového pole Změnit heslo zadat své staré heslo. Poté musíte zadat své nové heslo do textového pole Nové heslo i do textového pole Potvrdit nové heslo.

QuickBooks vyžaduje uživatelské jméno a heslo před otevřením souboru s daty společnosti. Pokud například přiřadíte heslo k datovému souboru vaší společnosti, při každém spuštění QuickBooks se zobrazí dialogové okno QuickBooks Login, kde zadejte své uživatelské jméno a heslo a poté klikněte na OK. QuickBooks otevře datový soubor. Pokud nemůžete zadat heslo, QuickBooks neotevře datový soubor.