Účetnictví zásob v QuickBooks 2017

Naštěstí většinu účetnictví zásob, které v podniku probíhá, automaticky zpracuje QuickBooks. Když si například zakoupíte inventární položku vypsáním šeku nebo zapsáním faktury, QuickBooks automaticky upraví vaše inventární účty jak o dolarovou hodnotu inventáře, tak o množství položek. Když prodáte položku zásob zákazníkovi, QuickBooks znovu automaticky upraví dolarovou hodnotu vašeho inventáře a upraví počty kusů položek, které prodáváte.

V zásadě to vše znamená, že QuickBooks udržuje věčný inventární systém – inventární systém, který vám dá kdykoli vědět, jaké množství položek máte v inventáři a jakou hodnotu má váš inventář. (V minulosti menší firmy často používaly systém periodických zásob , což znamenalo, že majitelé firem nikdy s žádnou přesností neznali dolarovou hodnotu svých zásob nebo množství inventárních položek, které drželi.)

Ačkoli vše v předchozím odstavci představuje dobré zprávy, několik bolestí hlavy souvisejících s inventářem vyžaduje trochu účetní magie. Konkrétně, pokud vaše firma provádí zásoby, musíte vědět, jak se vypořádat se zastaralými zásobami, likvidací zastaralých zásob a úbytkem zásob.

Řešení zastaralých zásob

Zastaralý inventář označuje položky, které jste zakoupili za účelem prodeje, ale ukázalo se, že je nelze prodat. Možná už to zákazníci nechtějí. Možná máte příliš mnoho inventáře a nikdy nebudete schopni prodat vše, co držíte.

V obou případech zaznamenáte skutečnost, že hodnota vašich zásob je ve skutečnosti nižší, než za jakou jste je koupili. A chcete zaznamenat skutečnost, že peníze, které jste utratili za zastaralou položku, jsou skutečně výdaje. Předpokládejme, že jste zakoupili nějakou položku za 100 USD, o které si nyní uvědomujete, že je zastaralá. Jak zaznamenáváte tuto zastaralost?

Deníkový záznam 7: Zaúčtování opravné položky na zastaralé zásoby

Jak ukazuje položka Journal Entry 7, k zaznamenání zastaralosti položky zásob v hodnotě 100 USD nejprve odečtete 100 USD z nákladového účtu nazývaného něco jako „Zastarání zásob“. Poté připíšete na účet protikladných aktiv pojmenovaný něco jako „Příspěvek na zastaralé zásoby“ za 100 USD.

Účet protikladných aktiv je vykázán v rozvaze bezprostředně pod majetkovým účtem, ke kterému se vztahuje. Účet protistrany svým záporným kreditním zůstatkem snižuje čistou vykazovanou hodnotu majetkového účtu. Pokud je zůstatek účtu zásob 3 100 USD a máte rezervu na zastaralý účet protikladných aktiv ve výši 100 USD, čistý zůstatek zásob se zobrazí jako 3 000 USD. Jinými slovy, účet protikladných aktiv se odečte od souvisejícího majetkového účtu.

QuickBooks vyžaduje, abyste si sami zaznamenali položku deníku 7 pomocí příkazu Make Journal Entries.

Likvidace zastaralých zásob

Když se nakonec zbavíte zastaralých zásob, zaznamenáte zápis do deníku, jako je tento. Tento zápis do deníku odepíše 100 USD na vrub účtu protikladných aktiv a připíše zásoby ve výši 100 USD. Jinými slovy, tento zápis do deníku odebere hodnotu zastaralých zásob jak z opravné položky na zastaralý účet zásob, tak ze samotného účtu zásob. Tento zápis do deníku si zaznamenáte, když se skutečně fyzicky zbavíte inventáře – když zaplatíte harampádí například za odvoz inventáře nebo když inventář hodíte do velkého kontejneru za vaší kanceláří nebo továrnou.

Deníkový záznam 8: Záznam likvidace zásob

Obecně platí, že jednou z věcí, které byste měli z daňových účetních důvodů udělat každý rok, je vypořádat se se svými zastaralými zásobami. Daňová pravidla obecně uvádějí, že zastaralé zásoby nelze odepisovat, pokud je skutečně nelikvidujete pro účely příjmu. Obvykle však můžete odepsat zásoby na jejich likvidační hodnotu. Takový odpis funguje stejně jako odpis zastaralých zásob. Odpis může být trochu složitější, pokud jste to nikdy předtím neudělali, takže možná budete chtít poradit se svým daňovým poradcem.

Ještě jeden opravdu důležitý bod o zaznamenávání likvidace zastaralého inventáře: V rámci QuickBooks evidujete likvidaci inventáře úpravou fyzického počtu položek inventáře. Ve skutečnosti nezadáváte záznam deníku, jako je ten, který je zobrazen v Záznamu deníku 8. Účty zásob upravíte pro zastaralé zásoby. Tato úprava by automaticky snížila zůstatek účtu zásob. Když se vás QuickBooks zeptá, který účet se má odečíst, zadejte povolenou částku pro zastaralý účet zásob.

Řešení úbytku zásob

Další chronickou bolestí zásob, se kterou se musí mnoho majitelů firem a obchodních manažerů potýkat, je zmenšování zásob. Je velmi pravděpodobné, někdy z těch nejnevinnějších důvodů, že vaše inventární záznamy nadhodnocují množství položek. Když k tomu dojde, musíte upravit své záznamy. V zásadě chcete snížit jak dolarovou hodnotu svého inventáře, tak množství položek inventáře.

QuickBooks zaznamenává tuto událost do deníku. Tento zápis do deníku zatíží příslušný výdajový účet – v deníkovém zápisu 9 se tento výdajový účet nazývá „Náklady na smrštění“ – za 100 USD. Záznam v deníku také musí připsat na účet zásob 100 USD.

Položka deníku 9: Záznam smrštění zásob

V rámci QuickBooks ve skutečnosti nezaznamenáváte formální záznam deníku, jako je ten, který je zde zobrazen. Používáte něco, čemu se říká list fyzického počítání, abyste upravili množství položek inventáře podle toho, co ve skutečnosti je. Když provedete tuto úpravu, QuickBooks automaticky připíše zůstatek účtu zásob a upraví počty kusů. QuickBooks také vyžaduje, abyste dodali nákladový účet, který by měl strhnout na vrub.

Za starých časů podniky porovnávaly své účetní záznamy s fyzickými počty inventárních položek pouze jednou ročně. Ve skutečnosti byl roční fyzický inventář bolestivým rituálem, kterým prošlo mnoho distributorů a maloobchodníků. V dnešní době většina podniků zjistila, že mnohem lépe funguje sčítání fyzických zásob v průběhu roku. Tento přístup, nazývaný počítání cyklů, znamená, že pravděpodobně několikrát ročně porovnáváte své účetní záznamy s fyzickými počty nejcennějších položek.

U vašich středně cenných předmětů pravděpodobně jednou nebo dvakrát ročně porovnáváte své účetní záznamy o zásobách s fyzickými počty. S vašimi nejméně cennými inventárními položkami pravděpodobně porovnáváte inventární záznamy s fyzickými počty pouze nepravidelně a můžete akceptovat určitou míru nepřesnosti. Namísto počítání šroubů v nějaké popelnici můžete například popelnici zvážit a poté provést odhad počtu šroubů.

V každém případě chcete nějaký systém, který vám umožní porovnat vaše účetní záznamy s vašimi fyzickými počty. Úbytek zásob a zastarávání zásob představují skutečné náklady na podnikání, které se do vašich účetních záznamů jiným způsobem nezaznamenají.