Účetní činnosti v QuickBooks Online účetní

Účetní často potřebují reklasifikovat transakce, zkoumat zrušené a smazané transakce, odepisovat faktury a provádět další činnosti. QuickBooks Online Accountant (QBOA) obsahuje nástroje, které usnadňují provádění těchto činností.

Chcete-li zobrazit a používat nástroje, které společnost QBOA poskytuje účetním, otevřete jakoukoli společnost QBO klienta. Poté na panelu nástrojů QBOA klikněte na tlačítko Účetní nástroje (to, co vypadá jako kufr). QBOA zobrazí zde zobrazenou nabídku Účetní nástroje.

Nabídka Nástroje účetního obsahuje příkazy speciálně navržené pro pomoc účetnímu.

Stránka Příprava na daně v QBOA

Nástroj Příprava na daně slouží k úpravě a kontrole účtů před přípravou daní klienta. Stránka Příprava na daně nahrazuje stránku Zkušební zůstatek. Stránka je dobře navržena tak, aby vám pomohla najít účty, které potřebují úpravy na konci roku, a snadno je provést poskytnutím odkazu na transakci se zápisem do deníku.

Stránka, kterou vidíte na začátku, představuje funkční zkušební váhu, jako je ta zde.

Karta Kontrola a úprava na stránce Příprava na daně.

• Hodnoty ve sloupci Neupravený zůstatek jsou na stránce uzamčeny, aby byla chráněna integrita dat.Pokud kliknete na karáty vedle různých nadpisů (tj. Oběžná aktiva, Bankovní účty atd.), zjistíte, že můžete kliknout na odkaz Provést úpravu ve sloupci Akce vedle příslušného účtu a vytvořit opravné účetní zápisy pro ten účet. Když kliknete na odkaz, QBOA otevře okno zápisu do deníku, kde můžete zaznamenat záznam o úpravě – a QBOA automaticky vybere položku Is Adjusting Journal Entry? zaškrtávací políčko. Jakmile záznam uložíte, QBOA znovu zobrazí stránku Příprava na daně a oznámí, že jste provedli změnu (viz následující obrázek). Pokud změnu přijmete, QBOA aktualizuje stránku Příprava na daně tak, aby zahrnovala vaši úpravu; navíc QBOA změní sloupec Upravený zůstatek tak, aby odrážel vaši úpravu.

Stránka Příprava na daně po provedení úpravy a před přijetím položky.

• Kliknutím na libovolnou hodnotu v dolarech, která se zobrazí jako odkaz, zobrazíte přehled všech transakcí, které tvoří tento zůstatek. Z přehledu můžete přejít na konkrétní transakci a v případě potřeby ji změnit. Po uložení transakce a opětovném zobrazení sestavy můžete kliknout na odkaz Zpět na přípravu na daně v horní části stránky sestavy a znovu zobrazit stránku Příprava na daně. Ještě jednou, QBOA označuje, že jste provedli změnu, a poté, co změnu přijmete, aktualizuje stránku Příprava na daně tak, aby zahrnovala změnu.
• Pomocí šipky dolů ve sloupci Akce můžete přidat poznámky a připojit dokumenty ke konkrétnímu řádku. To vám pomůže zapamatovat si, proč jste provedli konkrétní úpravu.

Pokud k přípravě daňového přiznání klienta používáte ProConnect Tax Online, cloudový software Intuit pro přípravu daní, pak se budete chtít ujistit, že účty vašich klientů jsou správně namapovány na řádky na daňových formulářích. Funkce Prep for Taxes automaticky mapuje většinu zůstatků na účtech na řádky na daňových formulářích, které budete podávat pro korporace pomocí formuláře IRS 1120 (pro korporace) nebo 1120s, partnerství, která používají formulář IRS 1065, neziskové organizace, které používají formulář IRS 990, a výhradní vlastnictví používající Formulář IRS 1040. U jiných typů obchodních organizací můžete účty k řádkům daňového formuláře přiřadit ručně. Můžete také ručně přiřadit řádky na daňových formulářích pro účty, které nástroj nerozpozná, a přiřazení daňových řádků můžete podle potřeby změnit. Všimněte si, že tlačítko Zobrazit daňové přiznání se zobrazí nedostupné, pokud jste ještě nevybrali daňový formulář pro klientskou společnost QBO.

Kliknutím na kartu Daňové mapování na stránce Příprava na daně zobrazíte stránku, kterou používáte k mapování informací o společnosti QBO klienta z minulého roku přímo do daňových formulářů.

Karta Daňové mapování na stránce Zkušební zůstatek.

Pokud jste ještě nevybrali daňový formulář pro společnost QBO, budete při prvním výběru karty Daňové mapování vyzváni k jeho výběru. Nebo můžete kliknout na tlačítko Upravit (tužka) vedle vybraného formuláře v levé dolní části stránky Příprava na daně a vybrat daňový formulář.

Chcete-li přiřadit účet k řádku daňového formuláře nebo upravit řádek, ke kterému je účet přiřazen, klikněte na odkaz Přiřadit řádek daně. QBOA zobrazí na pravé straně obrazovky panel Přiřadit daňový řádek, který obsahuje seznam, ze kterého vyberte příslušný řádek daňového formuláře a poté klikněte na Uložit.

Až dokončíte kontrolu stránky Příprava na daně a provedete úpravy záznamů, můžete kliknout na tlačítko Vybrat daňovou možnost v pravém horním rohu stránky a poté kliknout na Vytvořit nové přiznání nebo Aktualizovat stávající přiznání (podle potřeby), abyste přenesli informace do ProConnect Tax Online a vygenerujte daňové přiznání. Za použití funkce Příprava na daně nic neplatíte; platíte pouze tehdy, když si vytisknete nebo podáte elektronické přiznání z ProConnect Tax Online.

Pokud nepoužíváte ProConnect Tax Online nebo nejste zpracovatelem daní, máte možnost exportovat úpravy do souboru hodnot oddělených čárkami (CSV) (čitelného v Excelu), abyste je mohli importovat do samostatné aplikace. . Na tlačítku Vybrat daňové přiznání zvolte možnost Exportovat soubor CSV.

Reklasifikace transakcí v QBOA

Když zvolíte Překlasifikovat transakce z nabídky Nástroje účetního, zobrazí se stránka Překlasifikovat transakce (viz následující obrázek). Tuto stránku můžete použít k reklasifikaci transakcí, aniž byste se museli starat o datum uzávěrky společnosti.

Tuto stránku použijte k reklasifikaci transakcí.

Pomocí informací v části Účty na levé straně stránky a části Transakce na pravé straně stránky můžete filtrovat časové období a typ účtů (Zisk a ztráta nebo Rozvaha), které chcete vzít v úvahu. Poté vyberete účet na levé straně stránky a QBOA zobrazí transakce, které splňují kritéria, na pravé straně stránky. Transakce, které zobrazují zelený kruh, můžete reklasifikovat jednotlivě nebo jako skupinu.

Chcete-li reklasifikovat transakce, postupujte takto:

1. Na levé straně stránky nastavte časové období, které chcete vzít v úvahu, spolu s účetním základem.

2. Ze seznamu Zobrazit vyberte typ účtů, které chcete vzít v úvahu – účty zisků a ztrát nebo účty rozvahy.

3. Klikněte na účet v seznamu pod seznamem Zobrazit a prohlédněte si transakce tohoto účtu.

Transakce na účtu se zobrazují na pravé straně stránky.

4. Nad seznamem transakcí na pravé straně stránky nastavte filtry pro zobrazení typů transakcí, které byste mohli zvážit reklasifikaci.

Můžete provádět změny v transakcích, které zobrazují zelené kruhy. Můžete také kliknout na transakci, otevřít ji v jejím okně transakce a poté v ní provést změny.

5. Chcete-li změnit několik transakcí současně, vyberte je kliknutím na zaškrtávací políčko vedle nich.

6. Pod seznamem transakcí zaškrtněte políčko Pro výběr transakcí změnit.

7. V seznamu Account To zadejte jiný účet.

Pokud je zapnuté sledování třídy, uvidíte také pole pro změnu přiřazené třídy, stejně jako můžete změnit účet.

8. Klepněte na tlačítko Reklasifikovat.

Zkoumání zrušených a smazaných transakcí

Můžete kliknout na Zrušené/odstraněné transakce v nabídce Nástroje účetního a zobrazit protokol auditu. Výchozí zobrazení protokolu auditu (viz následující obrázek) zobrazuje informace o transakcích, které byly zrušeny nebo odstraněny. Můžete však kliknout na tlačítko Filtr a nastavit řadu různých filtrů pro zobrazení jiných typů transakcí a událostí.

Použijte Audit Log k zobrazení všech druhů aktivit ve společnosti QBO.

Odepisování faktur

Výběrem možnosti Odepsat faktury z nabídky Nástroje účetního zobrazíte stránku Odepsat faktury, která vám umožní zobrazit faktury, které byste mohli chtít odepsat, a poté je odepsat na účet podle vašeho výběru. V horní části stránky nastavíte filtry pro zobrazení faktur, které chcete zkontrolovat. Chcete-li je zobrazit, vyberte stáří faktur

• Více než 180 dní
• Více než 120 dní
• V aktuálním účetním období
• Ve vlastním časovém období, které nastavíte

Můžete také nastavit limit zůstatku.

Jak je znázorněno na následujícím obrázku, QBOA zobrazuje na faktuře datum, věk, číslo faktury, jméno zákazníka, částku původní faktury a částku, která je stále splatná. Chcete-li odepsat faktury, zaškrtněte políčko vedle nich. Poté v dolní části stránky vyberte účet, který chcete používat k odepisování faktur, a klikněte na tlačítko Náhled a odepsat.

Funkce Odepsat neprovádí úpravy v aktuálním období; místo toho provádí úpravy v období, ve kterém byla transakce původně vytvořena – a může negativně ovlivnit uzavřená období. Chcete-li odepsat položku v uzavřeném období, přečtěte si tento online článek .

Odepisování faktur.

QBOA zobrazí dialogové okno Confirm Write Off zobrazené na následujícím obrázku. Pokud jsou informace v dialogovém okně správné, klepněte na Odepsat. V opačném případě klepněte na tlačítko Storno.

Potvrďte, že chcete odepsat vybrané faktury.

Zavírání knih

Pomocí příkazu Zavřít knihy v nabídce Nástroje účetního zobrazíte stránku Upřesnit dialogového okna Účet a nastavení společnosti QBO, jak je znázorněno na následujícím obrázku. Kliknutím kamkoli v sekci Účetnictví můžete upravit pole v této sekci, která zahrnují datum uzávěrky knih.

Nastavení data uzávěrky.

Můžete nastavit datum uzávěrky a poté povolit změny před datem uzávěrky poté, co QBO vydá varování, nebo můžete pro zadání změn před uzávěrkou vyžadovat heslo. Klepnutím na tlačítko Hotovo uložíte změny.

Kontrola zpráv v QBOA

QBOA obsahuje některé zprávy zvláště zajímavé pro účetní. Pokud otevřete klientskou společnost QBO a poté v nabídce Nástroje účetního kliknete na Výkazy účetní, zobrazí se stránka Výkazy. Zprávy označené jako oblíbené se zobrazí jako první, a pokud se posunete dolů, najdete všechny zprávy uspořádané do různých skupin. Sestavy ve skupině Pro mého účetního (nejvíce se objevují na následujícím obrázku) by vás mohly zajímat, protože obsahují sestavy, jako je sestava Upravená zkušební předvaha, sestava Úprava záznamů deníku a další. Když si tyto přehledy prohlížíte, nezapomeňte posouvat stránku dolů. Chcete-li, aby se kterýkoli z těchto přehledů zobrazil v horní části stránky Přehledy (abyste nemuseli posouvat dolů), kliknutím na hvězdičku vedle přehledu jej označte jako oblíbený.

Účetně orientované zprávy dostupné v QBOA.

Pokud zvolíte Management Reports z nabídky Accountant Tools (nebo pokud klepnete na záložku Management Reports, která se objeví na zobrazené stránce Reports), QBOA uvádí dva přizpůsobené reporty ve stylu managementu: Basic Company Financials a Expanded Company Financials. Obě zprávy zobrazují kolekci zpráv, doplněnou elegantní titulní stránkou a obsahem. Kliknutím na odkaz Zobrazit ve sloupci Akce u obou sestav je zobrazíte na obrazovce nebo si je stáhnete do počítače jako soubory PDF.

Zpráva Expanded Company Financials obsahuje výkazy zisků a ztrát, rozvahu, výkaz peněžních toků a sestavy A/R Aging Detail a A/P Aging Detail. Sestava Základní finanční údaje společnosti obsahuje všechny sestavy kromě sestav Podrobnosti stárnutí. Pokud kliknete na šipku dolů ve sloupci Akce a poté na Upravit, můžete upravit kterýkoli balíček sestav a přidat nebo odstranit sestavy a upravit vzhled stránek v sestavě, včetně určení, zda se v sestavě objeví stránky, jako je obsah. . Pomocí stejné šipky dolů ve sloupci Akce můžete odesílat tyto zprávy e-mailem, exportovat informace do souborů PDF nebo DOCX a vytvářet jejich kopie, abyste si mohli vytvořit vlastní sadu zpráv o správě.

Zkopírování jednoho z těchto přehledů předtím, než jej změníte, je skvělý nápad; tímto způsobem zachováte původní sestavu nedotčenou, ale zároveň vytvoříte její vlastní verzi.

Pokud zvolíte Moje vlastní sestavy z nabídky Nástroje účetního nebo na kartě Vlastní sestavy na stránce Sestavy, zobrazí se sestavy, které jste si přizpůsobili a uložili. A můžete kliknout na Reports Tools v nabídce Accountant Tools a nastavit výchozí data reportů a účetní základ. Můžete také zobrazit stav odsouhlasení účtu pro hotovostní účty a účty kreditních karet a zobrazit a nastavit informace o datu uzávěrky společnosti.

Uvědomte si, že jakékoli změny provedené pomocí nástrojů sestav resetují všechna výchozí data sestav a účetní základnu, i když sestavu spustíte z obrazovky sestav. Pokud tedy vaše sestava obsahuje neočekávanou sadu dat nebo účetní základnu, zkontrolujte hodnoty nastavené v části Nástroje sestav.

V nabídce Nástroje účetního také najdete příkaz Nástroje výkazů. Když zvolíte tento příkaz, QBOA zobrazí stránku Report and Tool Defaults, která vám umožní nastavit výchozí data, která chcete použít pro sestavy a nástroje ve společnosti QBO klienta. Tato výchozí data se nevztahují na přehledy mezd, protože Mzdy jsou samostatným produktem, ani se nevztahují na Rychlé přehledy, které spouštíte ze stránky Účtová osnova; období rychlých zpráv se automaticky nastaví na hodnotu Od 90 dnů.

Stránka Report and Tool Defaults také ukazuje, zda jsou knihy zavřené, a nabízí tlačítko pro uzavření knih a stránka zobrazuje stav odsouhlasení bankovních účtů a účtů kreditních karet.

Krátký pohled na další účetní nástroje v QBOA

Nabídka Nástroje účetního obsahuje několik dalších nástrojů, které účetnímu usnadňují život, jako je stránka Vyrovnání; na této stránce se můžete rozhodnout pro odsouhlasení účtu, který vyberete, nebo si můžete prohlédnout stávající sestavy odsouhlasení.

Z nabídky Nástroje účetního můžete také vybrat Zápisy do deníku pro zobrazení okna Zápis do deníku nebo Účtový rozvrh pro zobrazení okna Účtový rozvrh. Pro rychlé otevření nového okna v QBOA můžete také použít příkaz Nové okno.

Nakonec z nabídky Nástroje účetního můžete zvolit ProConnect Tax Online, která otevře nové okno prohlížeče a přenese vás do daňového centra ProConnect Tax Online, kde můžete vidět stav daňových přiznání vašich klientů. ProConnect Tax Online se připojí k vašemu účtu QBOA, ale ve skutečnosti jde o samostatný produkt s vlastními nabídkami v navigační liště.