Účel účetnictví pro práci s QuickBooks 2012

Nejdůležitější věcí, které je třeba o účetnictví porozumět, abyste ze své práce v QuickBooks 2012 vytěžili maximum, je to, že poskytuje finanční informace zúčastněným stranám. Každá zde popsaná účetní funkce je zručně prováděna každou z verzí QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier a QuickBooks Enterprise.

Zainteresované strany jsou lidé, kteří obchodují s firmou nebo s ní spolupracují; patří mezi ně manažeři, zaměstnanci, investoři, banky, prodejci, vládní úřady a agentury, které mohou zdanit firmu. Informační potřeby těchto zúčastněných stran určují, co musí účetní systém dělat.

Informační potřeby manažerů, investorů a podnikatelů

První kategorie stakeholderů zahrnuje manažery firmy, investory a podnikatele. Tato skupina potřebuje finanční informace, aby mohla určit, zda podnik vydělává peníze. Tato skupina chce také jakékoli informace, které poskytnou náhled na to, zda podnik roste nebo klesá a jak je zdravý nebo nemocný.

Ke splnění svých povinností a povinností potřebuje tato skupina často podrobné informace. Manažer nebo podnikatel může například chtít vědět, kteří zákazníci jsou obzvláště ziskoví – nebo ztrátoví. Aktivní investor může chtít vědět, které produktové řady rostou nebo se snižují.

Související soubor požadavků na informace se týká vedení evidence majetku a závazků. Aktivum je něco, co firma vlastní, jako je hotovost, inventář, nebo zařízení. Odpovědnost je nějaký dluh nebo závazek, že firma dluží, jako jsou bankovní půjčky a účty splatný.

Je zřejmé, že někdo ve firmě – třeba manažer, účetní nebo účetní – potřebuje mít velmi podrobné záznamy o množství hotovosti, kterou má firma na svých bankovních účtech, o zásobách, které má firma ve skladu nebo na svých regálech, a zařízení, které firma vlastní a používá při své činnosti.

Někdo, kdo pracuje v obchodě, řídí podnik nebo aktivně investuje do podniku, potřebuje dobré obecné informace o finančních záležitostech firmy a v mnoha případech velmi podrobné informace o důležitých aktivech (jako je hotovost) a pasivech (např. bankovní půjčky).

Informační potřeby externích věřitelů

Druhá kategorie zúčastněných stran zahrnuje externí firmy, které půjčují peníze podniku, a agentury pro podávání zpráv o úvěrech, které těmto věřitelům poskytují informace. Například banky chtějí vědět o finančních záležitostech a finanční situaci firmy, než půjčí peníze. Účetní systém potřebuje produkovat finanční informace, které banka vyžaduje, aby mohla zvážit žádost o úvěr.

Jaké informace požadují věřitelé? Věřitelé chtějí vědět, že podnik je ziskový a má pozitivní peněžní tok. Zisky a pozitivní peněžní toky umožňují podniku snadno splatit dluh. Banka nebo jiný věřitel chce také vidět aktiva, která by mohla být v nejhorším případě zlikvidována, aby zaplatila půjčku – a také další dluhy, které mohou představovat nárok na aktiva firmy.

Prodejci také obvykle požadují finanční informace od firmy. Prodejce často půjčuje peníze firmě tím, že poskytuje obchodní úvěr. Pozoruhodné na tom je, že prodejci někdy vyžadují speciální účetnictví.

Například jednou z kategorií prodejců, se kterými se společnost jako Wiley Publishing, Inc. zabývá, jsou autoři. Aby zaplatil autorovi honorář, na který má nárok, vynaloží Wiley značné množství práce na výpočtu částek honorářů za jednotku a poté tyto částky nahlásí a převede autorům.

Jiné firmy mají někdy podobné požadavky na účetní výkaznictví pro prodejce. Nabyvatelé franšízy (jako je muž nebo žena, kteří vlastní a provozují místní McDonald's) platí franšízový poplatek na základě výnosů. Maloobchodníci mohou provádět zvláštní účetnictví a výkaznictví, aby mohli využívat slev a pobídek od výrobců produktů, které prodávají.

Informační potřeby státních orgánů

Předvídatelné zainteresované strany, které požadují finanční informace od podniku, jsou federální a státní vládní agentury s jurisdikcí nad firmou. Například každý podnik ve Spojených státech musí podávat zprávy o svých příjmech, výdajích a ziscích, aby firma mohla správně vypočítat daň z příjmu splatnou federální vládě a následně tuto daň zaplatit.

Firmy se zaměstnanci musí také hlásit federální a státní vládě o mzdách vyplácených těmto zaměstnancům – a platit daně ze mzdy na základě metrik, jako je počet zaměstnanců, mzdy vyplácené zaměstnancům a dávky v nezaměstnanosti nárokované minulými zaměstnanci.

Poskytování tohoto druhu finančních informací vládním agenturám představuje klíčovou povinnost účetního systému firmy.

Informační potřeby generování obchodních forem

Kromě finančního výkaznictví popsaného v předchozích odstavcích provádějí účetní systémy obvykle jeden další klíčový úkol pro podniky: vytváření obchodních formulářů. Například účetní systém téměř vždy vytváří šeky potřebné k platbě prodejcům.

Účetní systém navíc připravuje faktury a kontroly mezd. Sofistikovanější účetní systémy, jaké používají velké firmy, připravují mnoho dalších obchodních formulářů, včetně nákupních objednávek, měsíčních zákaznických výpisů, dobropisů zákazníkům, prodejních dokladů a tak dále.