Transakce kreditní kartou v QuickBooks 2021

QuickBooks můžete použít ke sledování svých obchodních kreditních karet v podstatě stejným způsobem, jakým jej používáte k vedení šekové knížky. Proces je téměř stejný, s několika vráskami.

Mimochodem, i když je tento článek skutečně o tom, že si nabíjíte peníze na své kreditní karty, mluvíme také o tom, jak zvládnout záludný problém vašich zákazníků, kteří platí kreditními kartami.

Jak sledovat obchodní kreditní karty v QuickBooks 2021

Pokud chcete pomocí QuickBooks sledovat útratu a zůstatky kreditní karty, musíte si nastavit účet kreditní karty – pokud jste tak již neučinili v nastavení QuickBooks. (Pro srovnání, bankovní účty používáte ke sledování věcí, jako jsou peníze, které proudí do az běžného účtu, spořícího účtu nebo účtu s drobnými penězi.)

Založení účtu kreditní karty

Chcete-li nastavit účet kreditní karty, postupujte zhruba podle stejných kroků, jaké používáte pro nastavení bankovního účtu:

1. Vyberte Seznamy→Účtová osnova.

Nebo klikněte na ikonu Účtové osnovy na domovské obrazovce. QuickBooks zobrazí okno Účtové osnovy, jak je znázorněno.

Okno Účtový rozvrh

2. Klikněte na tlačítko Účet v levém dolním rohu okna Účtový rozvrh a poté z rozbalovací nabídky vyberte Nový.

QuickBooks zobrazí první okno Přidat nový účet, které jednoduše zobrazí seznam tlačítek voleb odpovídajících různým typům účtů, které QuickBooks umožňuje.

3. Vyberte možnost Kreditní karta.

Výběrem možnosti Kreditní karta sdělíte společnosti QuickBooks, že si chcete založit účet kreditní karty. Jsem si jistý, že jste překvapeni. Klikněte na Pokračovat. QuickBooks zobrazí druhé okno Přidat nový účet, jak je znázorněno.

Druhé okno Přidat nový účet

4. Do textového pole Název účtu zadejte název účtu.

Proč to neudělat správně? Přesuňte kurzor do textového pole Název účtu a poté zadejte název své kreditní karty.

5. Zadejte číslo karty do účtu kreditní karty. Č. textové pole.

Pokud vytváříte obecný účet kreditní karty pro více než jednu kartu, ponechte účet kreditní karty. Č. textové pole prázdné. Když už jste u toho, můžete kartu také popsat. Možná budete chtít napsat Lichva! v textovém poli Popis v závislosti na úrokové sazbě vaší karty.

6. Klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.

QuickBooks znovu zobrazí okno Účtové osnovy. Nyní se v okně zobrazí další účet: účet kreditní karty, který jste právě vytvořili.

Výběr účtu kreditní karty, abyste jej mohli používat

Chcete-li QuickBooks sdělit, že chcete pracovat s účtem kreditní karty, použijte okno Účtová osnova. Vyberte Seznamy→Účtová osnova. Po zobrazení okna poklepejte na účet kreditní karty, který chcete použít. QuickBooks zobrazí registr kreditních karet, takže můžete začít zaznamenávat transakce.

Alternativně k oknu Účtový rozvrh můžete kliknout na ikonu Zadat poplatky za kreditní kartu v oblasti Bankovnictví na domovské obrazovce. Nebo můžete zvolit Bankovnictví→Zadat poplatky za kreditní kartu.

Zadávání transakcí kreditní kartou

Pokud zvolíte příkaz Bankovnictví→Použít registr a vyberete účet kreditní karty, QuickBooks zobrazí registr kreditních karet. Tento obrázek ukazuje registr pro účet kreditní karty s názvem Frequent Flyer Card. Vypadá to hodně jako kontrolní registr, že?

Registr kreditních karet

Registr kreditních karet funguje jako běžné registrační okno, které používáte pro běžný účet. Transakce zadáváte do řádků registru. Když zaznamenáte poplatek, QuickBooks aktualizuje zůstatek na kreditní kartě a zbývající kreditní limit.

Záznam poplatku z kreditní karty

Záznam poplatku z kreditní karty je podobný záznamu šeku nebo výběru z bankovního účtu. Pro ilustraci předpokládejme, že jste své oblíbené mexické restauraci La Cantina účtovali burritos a margarity v hodnotě 75 USD. Tento poplatek zaznamenáte takto:

1. Zvolte Bankovnictví→Zadat poplatky za kreditní kartu.

Zobrazí se okno Zadat poplatky za kreditní kartu, jak je znázorněno.

Okno Zadat poplatky za kreditní kartu

2. Z rozbalovací nabídky Kreditní karta vyberte kreditní kartu, ze které jste účtovali výdaje.

Klikněte na šipku dolů vedle pole Kreditní karta a poté vyberte kartu z rozbalovací nabídky.

3. Do pole Zakoupeno od zaznamenejte název podniku, který jste zaplatili kreditní kartou.

Přesuňte kurzor na řádek Zakoupeno od a klikněte na šipku dolů. Zobrazí se nabídka jmen. Vyberte si jeden z nabídky.

Pokud jste v tomto skvělém podniku ještě nikdy nejedli, zvolte Přidat nový; poté přidejte název firmy.

4. Vyberte příslušné tlačítko volby a označte, zda se jedná o transakci nákupem nebo kreditem.

Chcete-li zaznamenat nákup (což je to, co děláte většinu času a co vám ukazuje tento příklad), vyberte možnost Koupit/Nabít. Chcete-li na svůj účet zaznamenat kredit (pokud jste například něco vrátili), vyberte možnost Vrácení/Kredit.

5. Do pole Datum zadejte datum platby.

Přesuňte kurzor na řádek Datum (pokud tam kurzor již není) a zadejte datum ve formátu MM/DD/RRRR. Zadejte například 07012021 nebo 7/1/21 pro 1. července 2021. Pokud tento poplatek zadáváte dva nebo tři dny po faktu, nezadávejte dnešní datum; zadejte datum, kdy byla platba provedena. Použití tohoto data usnadňuje odsouhlasení vašich záznamů se záznamy vaší kreditní karty, když dostanete svůj měsíční výpis.

6. Zadejte částku poplatku do pole Částka.

Přesuňte kurzor na řádek Částka a zadejte celkovou částku platby. Poznámka: Nepište znak dolaru, ale zadejte tečku pro označení desetinného místa.

7. (Volitelné) Do textového pole Poznámka zadejte popis poznámky.

Přesuňte kurzor do textového pole Poznámka a zadejte konkrétní důvod, proč položku účtujete. V tomto případě můžete napsat „Attorney/CPA Lunch“ nebo něco podobného.

Počkejte. Víš co? Dovolte mi být vážnější. Bez srandy ani minutu, ano? Tento Memo box je dobrým místem pro zdokumentování obchodního účelu za poplatek, který je daňovým požadavkem, pokud zaznamenáváte cestovní, stravovací nebo zábavní služební kreditní kartu.

8. Vyplňte záložku Výdaje.

Záložku Výdaje používáte k evidenci obchodních výdajů.

Přejděte do sloupce Účet na kartě Výdaje, klikněte na šipku dolů a z nabídky vyberte účet výdajů (nejpravděpodobněji Travel & Ent: Strava na pracovní oběd). Pokud zde zadáte jméno, které QuickBooks ještě nezná, požádá vás o nastavení výdajového účtu.

QuickBooks automaticky vyplní sloupec Částka, když zadáte částku do pole Částka. Napište něco do sloupce Memo a pokud chcete, přiřaďte tento výdaj k Customer:Job a Class. Pokud chcete výdaj přiřadit třídě, musíte zapnout sledování třídy.

9. Vyplňte záložku Položky.

Protože tento poplatek je za jídlo v restauraci, poplatek neuvádíte. Pokud byste účtovali položky inventáře, jako je řezivo, zásoby papíru a tak dále, vyplnili byste kartu Položky.

Pokud máte nákupní objednávku (PO) uloženou u dodavatele, kterého jste zadali do řádku Zakoupeno od, QuickBooks vám to sdělí. Klepnutím na tlačítko Vybrat objednávku zobrazíte seznam nevyřízených objednávek s dodavatelem.

10. Zaznamenejte poplatek kliknutím na tlačítko Uložit a nový nebo Uložit a zavřít.

Poplatek je zaznamenán v registru kreditních karet. Tento obrázek ukazuje, jak vypadá registr kreditních karet po zadání několika poplatků.

Kreditní karta se registruje u některých transakcí

Změna poplatků, které jste již zadali

Možná zaznamenáte platbu kreditní kartou a pak si uvědomíte, že jste ji zaznamenali nesprávně. Nebo jste to možná neměli zaznamenávat vůbec, protože jste nezaplatili za pracovní oběd. (Zaplatil to někdo jiný po jedné z těch přátelských hádek o tom, kdo by měl zaplatit účet. Víte, jaký typ argumentu mám na mysli: „Ne, trvám na tom.“ „Naopak, trvám.“ Chápete.)

Musíte jít do registru kreditních karet a upravit nebo smazat poplatek podle následujících kroků:

1. Vyberte Seznamy→Účtová osnova.

Zobrazí se okno Účtová osnova.

2. Poklepejte na účet kreditní karty, kde je chybný poplatek.

Jako kouzlo se na obrazovce objeví registr kreditních karet.

3. Vyberte transakci kreditní kartou, kterou chcete odstranit nebo změnit.

To je jednoduché. Stačí přesunout kurzor na transakci.

4. Zrušte, odstraňte nebo upravte transakci následujícím způsobem:

• • Chcete-li zrušit transakci kreditní kartou, zvolte Upravit → Zrušit platbu kreditní kartou a poté klepněte na OK.
  • Chcete-li transakci smazat, vyberte Upravit → Smazat poplatek z kreditní karty. QuickBooks zobrazí okno se zprávou s dotazem, zda opravdu chcete transakci odstranit. Klepněte na tlačítko OK.
  • Chcete-li transakci upravit, klikněte na tlačítko Upravit transakci na pásu karet v horní části okna. Vrátíte se do okna Zadat poplatky za kreditní kartu. Proveďte změny tam a poté klikněte na Uložit a nový nebo Uložit a zavřít. Můžete také provést změny v registru kreditních karet a po dokončení kliknout na tlačítko Zaznamenat.

Jak sladit výpis z kreditní karty a zaplatit účet

Jste smířit, nebo zůstatek, kreditní karty představují stejným způsobem vyvážit bankovní účet. Poté, co získáte na účtu zůstatek a kliknete na Srovnat nyní, QuickBooks zobrazí dialogové okno Provést platbu s dotazem, jak chcete zaplatit účet. Můžete platit šekem nebo zadat účet, který má být zaplacen později. (Druhou možností je metoda vyúčtování.)

Pokud se rozhodnete zaplatit účet vypsáním šeku, přejdete přímo do okna Vypsat šeky a karta Výdaje je vyplněna za vás. Vyplňte jméno vydavatele karty, datum a podobně. Až budete hotovi, klikněte na Uložit a nový nebo Uložit a zavřít. Platba je zaznamenána jak v Kontrolním registru, tak v registru Kreditních karet, protože šekovou sumou účtujete na účet závazku kreditní karty.

Pokud se rozhodnete zadat platbu jako vyúčtování, které má být zaplaceno později, přejdete do okna Zadat účty. Vyplňte vše stejně, jako kdybyste byli v okně Kontroly zápisu. Když kliknete na Uložit a nový, transakce se zaznamená do evidence závazků a registru kreditních karet.

Jak je to tedy s debetními a bankomatovými kartami?

Debetní a bankomatové karty, když se k tomu dostanete přímo, nejsou vůbec kreditní karty. Použití debetní karty nebo bankomatové karty se více podobá psaní šeku než čemukoli jinému. Namísto výběru peněz vypsáním šeku však peníze vybíráte pomocí debetní karty (které tomuto typu karty odsud říkám).

Přestože transakce debetní kartou někdy vypadá (alespoň pro vaše přátele a obchodníky, u kterých nakupujete) jako transakce kreditní kartou, měli byste s transakcí debetní kartou zacházet stejně jako se šekem. Stručně řečeno, musíte udělat toto:

• Když něco účtujete na debetní kartu, zaznamenejte transakci stejně jako běžnou kontrolu. Možná budete chtít zadat číslo transakce jako kontrolní číslo nebo do řádku Poznámka, abyste měli o transakci přehled.
• Když vybíráte hotovost debetní kartou, zaznamenejte transakci jako běžný výběr (nebo převod na účet v hotovosti), jako byste šli do banky s potvrzením o výběru.
• Když provádíte vklad prostřednictvím bankomatu pomocí debetní karty, zaznamenejte transakci stejně jako běžný vklad.

Jak je to tedy se zákaznickými kreditními kartami?

Chci před vámi mluvit o nepříjemném tématu a uzavírám naši diskuzi o tom, jak pracovat s kreditními kartami. Zde mluvím o – doušku – jak zacházet s platbami kreditní kartou zákazníků.

Dobře, pokud to ještě nevíte, i když vám vaši zákazníci pravděpodobně rádi platí kreditními kartami, z kreditních karet zákazníků vás bolí hlava. Důvodem je to, že vaše obchodní banka nebo zpracovatel kreditních karet shromažďuje poplatky za kreditní kartu zákazníka a poté – možná denně nebo možná každých pár dní – ukládá na váš bankovní účet velký balík peněz. Hotovost představuje součet nedávných poplatků za kreditní kartu mínus poplatek (který je doufám skromný).

To vše zní dost neškodně, ale zde je příklad toho, jak to funguje. Zákazníci A, B a C přijdou v pondělí a utratí 5 USD, 10 USD a 15 USD. Poté v úterý přijdou zákazníci D, E a F a utratí 10 USD, 50 USD a 30 USD. Ve středu neprodáte nic někomu, kdo používá kreditní kartu, ale na svém bankovním účtu vidíte vklad ve výši 105 USD od společnosti vydávající kreditní karty.

Problém je v tom, že se díváte na transakce kreditní kartou za poslední dva dny a víte, že jejich celková částka je 120 USD, protože to je celková částka, kterou jste prodali zákazníkům A, B, C, D, E a F. se 105 dolary? Je chybějících 15 USD servisní poplatek? Oh, ne, počkej. Možná, že zákazník A zavolal své společnosti vydávající kreditní kartu a zablokoval první poplatek ve výši 5 USD. Nebo to možná byl zákazník B?

Pokud přijímáte kreditní kartu, víte, jak to funguje, že? Je to královská bolest hlavy.

Myslím, že pravděpodobně máte dva rozumné přístupy, jak se s tímto šílenstvím vypořádat:

• Způsob dobrého účetního: Platby kreditní kartou zákazníka můžete zaznamenávat obvyklým způsobem – způsobem, který QuickBooks očekává. The Good Accountant's Way produkuje pěkné a přesné záznamy, ale za cenu enormních potíží s vedením účetnictví. Máte zájem o více informací? Skvělý! Pomocí příkazu QuickBooks Help můžete vyhledat online nápovědu QuickBooks pro téma záznamu platby kreditní kartou.
• Cesta špatného účetního: Můžete pouze zaznamenávat transakce potvrzení o prodeji, když společnost vydávající kreditní kartu vloží čisté částky poplatků na váš bankovní účet. Jinými slovy, s použitím příkladů uvedených v předchozím odstavci, namísto zaznamenávání jednotlivých transakcí pro zákazníky A, B, C, D, E a F při uskutečnění prodeje, můžete zaznamenat transakci ve výši 105 USD, když společnost vydávající kreditní kartu vloží 105 USD na váš bankovní účet. Pokud znáte servisní poplatek společnosti vydávající kreditní kartu, můžete jej zaznamenat také pomocí zápisu do deníku. (Pravděpodobně budete chtít požádat o pomoc svého účetního.)

Měl bych ti říct něco jiného. Cesta špatného účetního pravděpodobně není opodstatněná, pokud se nenacházíte v situaci velkého objemu – jako je maloobchodní prodejna – a pokud používáte systém periodických zásob nebo pokud neprodáváte zásoby. Pokud máte pouze několik transakcí kreditní kartou – řekněme jednu každých pár dní – nebo pokud se snažíte použít systém věčného inventáře, měli byste použít Cestu dobrého účetního.