Tipy pro správu souborů QuickBooks 2019

Dobře, nemusíte se starat o datové soubory, do kterých QuickBooks 2019 ukládá vaše finanční informace. QuickBooks dělá skoro všechnu špinavou práci. To znamená, že máte několik úkolů v domácnosti, o které se musíte postarat.

Zálohování QuickBooks je (ne tak) těžké

Hlavním pravidlem je, že zálohujete pokaždé, když pracujete na něčem, co byste nechtěli opakovat. Někteří lidé si myslí, že týdenní práce je zanedbatelná; jiní si myslí, že měsíční cena práce je zanedbatelná.

Zde je to, co tato autorka dělá, aby zálohovala své soubory. Po zadání dat pro daný týden zálohuje každý týden. Pak si vloží disk (můžete použít jakýkoli vyměnitelný disk, jako je USB flash disk nebo zapisovatelné CD) do svého kufříku, aby v případě, že se stane něco strašného (jako meteor dopadající na kancelářskou budovu), nepřišla o obě počítač a záložní disk s daty.

Zní to jako docela dobrý systém, co? Ve skutečnosti má tato strategie své problémy:

• Protože zálohuje každý týden, možná bude muset znovu zadat až týdenní data, pokud se počítač ke konci týdne zhroutí. Pokud máte velké objemy transakcí – pokud například připravujete stovky faktur nebo píšete stovky šeků každý týden – pravděpodobně budete chtít zálohovat častěji, možná každý den.
• Druhý problém s mou strategií je možný jen vzdáleně, ale přesto stojí za zmínku: Pokud se něco špatného stane se soubory QuickBooks uloženými na pevném disku počítače a také se soubory uloženými na záložním flash disku, CD-R, CD-RW nebo nějaké jiné odnímatelné zařízení pro ukládání dat, byla by v příslovečném potoku bez pádla. (U vyměnitelného disku je mnohem pravděpodobnější, že selže než u pevného disku a snáze se ztratí.) Pokud k tomuto nejhoršímu scénáři skutečně dojde, bude muset začít znovu od začátku roku.

Někteří lidé, kteří jsou nábožensky opatrní, dávají do oběhu tři sady záložních disků, aby snížili pravděpodobnost, že k tomuto neštěstí dojde. Pravidelně také přesouvají jednu kopii mimo pracoviště, například do bezpečnostní schránky. V tomto scénáři při každém zálohování dat přepíšete nejstarší sadu záložních disků.

Řekněme, že zálohujete svá data každý týden a váš pevný disk se nejen zhroutí, ale také propukne v kouli plamenů stoupající vysoko do noci. Chcete-li obnovit soubory, použijte nejnovější sadu záloh – jeden týden staré, max. Pokud je s těmito soubory něco v nepořádku, použijete další – nejnovější sadu – dva týdny starou. Pokud je s těmito soubory něco v nepořádku , použijete poslední sadu – tři týdny starou. Tímto způsobem máte tři šance, jak získat sadu, která bude fungovat – pěkný kousek zabezpečení za cenu několika disků nebo úložných zařízení navíc.

Dvě poslední poznámky týkající se strategií a taktiky zálohování:

• QuickBooks dodává online zálohovací nástroj, který můžete také použít ke snížení rizika ztráty dat v případě ztráty záložní kopie. Pokud se opravdu zajímáte o bezpečnost dat a máte navíc 100 až 200 USD ročně, možná budete chtít pravidelně (denně?) používat službu zálohování online QuickBooks.
• Možná budete moci zkombinovat zálohu vašich dat QuickBooks s jinou metodou zálohování. Tato metoda může být další manuální možností, při které kopírujete soubory na vyměnitelné úložné zařízení, jako je to, které používá ona. Nebo můžete použít jiný online zálohovací systém, jako je Carbonite , který používá automatický systém k zabezpečení všech vašich dat.

Zálohování rychlým a špinavým způsobem

Jsi zaneprázdněný. Nemáš čas na dovádění. Chcete udělat jen obstojnou práci se zálohováním a rozhodli jste se, jak často to plánujete dělat. Zní to jako vaše situace? Poté postupujte takto:

1. Vložte prázdný disk do příslušné jednotky nebo připojte paměťové zařízení USB.

Zálohovat můžete na jakýkoli vyměnitelný disk, včetně paměťových zařízení flash, přenosných pevných disků a zapisovatelných disků CD. Uvědomte si však, že Intuit (tvůrcem QuickBooks) doporučuje, aby vám nebude používat QuickBooks příkaz backup přesunout záložního souboru na CD. Místo toho se doporučuje zálohovat soubor na pevný disk a poté pomocí příkazu Windows file-copy vypálit soubor na disk. Tento přístup obcházejícího má tendenci řešit některé problémy se zápisem na CD, se kterými se lidé setkávají při přímém zálohování na CD z QuickBooks.

Sakra, měla by přiznat, že můžete zálohovat na jakýkoli pevný disk, jako je pevný disk nebo síťový disk, ale výhodou vyměnitelného disku je, že jej můžete uložit na nějaké jiné místo. Jako kompromis můžete použít síťový disk. Obvykle nechcete používat pevný disk (ačkoli je to lepší než nic), protože jednou z katastrof, která by mohla potkat vaše data QuickBooks, je selhání pevného disku.

Soubory QuickBooks můžete také zálohovat do online úložiště.

2. Pokud ukládáte data pro více než jednu společnost, ujistěte se, že společnost, jejíž data chcete zálohovat, je aktivní společností.

Chcete zálohovat správnou společnost. Chcete-li zjistit, zda je aktivní správná společnost, podívejte se na záhlaví okna aplikace QuickBooks s názvem aktivní společnosti. (Pokud si nepamatujete, že byste nastavili více souborů, nemějte obavy. Pravděpodobně máte pouze jeden soubor – obvyklý případ.)

Pokud používáte QuickBooks ve víceuživatelském režimu, musíte se před zálohováním souboru přepnout do režimu pro jednoho uživatele. Chcete-li to provést, vyberte Soubor → Přepnout do režimu jednoho uživatele.

3. Chcete-li zahájit operaci zálohování, vyberte Soubor → Společnost zálohování → Vytvořit místní zálohu.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Vytvořit zálohu.

Dialogové okno Vytvořit zálohu.

4. Řekněte QuickBooks, kam chcete zálohovat datový soubor QuickBooks.

Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Create Backup – to, co je zobrazeno – určete umístění zálohy výběrem přepínače Online Backup nebo Local Backup.

Chcete-li zálohovat soubor QuickBooks lokálně, vyberte možnost Local Backup.

5. Popište, jak by měl QuickBooks zálohovat váš datový soubor .

Dialogové okno Možnosti zálohování.

Když je stále zobrazeno první dialogové okno Vytvořit zálohu, klikněte na tlačítko Možnosti. QuickBooks zobrazí dialogové okno Možnosti zálohování, kde určíte, jak a kdy bude QuickBooks zálohovat váš datový soubor:

• Vyberte výchozí umístění. Určete, kde má být umístěn záložní soubor. Můžete to provést buď zadáním cesty k záložní složce do pole Řekněte nám, kam uložit záložní kopie (obtížný způsob), nebo kliknutím na tlačítko Procházet a poté pomocí dialogového okna Vyhledat složku, které systém Windows zobrazí, vyberte výchozí umístění zálohy.
• Jemně dolaďte operaci zálohování. Dialogové okno Možnosti zálohování nabízí několik zaškrtávacích políček, která můžete použít k doladění staré operace zálohování QuickBooks. Zaškrtávací políčko s názvem Přidat datum a čas zálohy k názvu souboru, pokud je zaškrtnuté, dělá přesně to, co říká. Zaškrtávací políčko s názvem Omezit počet záložních kopií v této složce na [X] říká společnosti QuickBooks, aby omezila počet záložních kopií vašeho souboru QuickBooks, který ukládá do složky záloh. Výchozí počet záložních kopií uchovávaných po ruce jsou tři, což by mělo být v pořádku.
• Zadejte pravidlo připomenutí zálohy. Můžete zaškrtnout políčko s názvem Připomenout mi zálohovat, když zavřu soubor společnosti každý [X] krát, abyste QuickBooks řekli, aby vám často připomínal, že máte zálohovat. Ve výchozím nastavení vám QuickBooks připomene každé čtvrté zavření datového souboru, ale můžete nahradit hodnotu v textovém poli a zadat jinou frekvenci připomenutí zálohování.
• Vyberte možnost ověření dat. QuickBooks poskytuje tři možnosti ověření dat: Kompletní ověření (bezpečné, ale pomalé), Rychlejší ověření (rychlé, ale ne tak důkladné) a Bez ověření (ušetří vám trochu času, riskujete-li později velké problémy). Možnost Kompletní ověření je to, co QuickBooks a já oba doporučujeme.

Po dokončení dialogového okna Možnosti zálohování klepněte na tlačítko OK a potom klepněte na tlačítko Další. QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Vytvořit zálohu.

Druhé dialogové okno Vytvořit zálohu.

6. Určete, kdy má QuickBooks zálohovat váš datový soubor.

Druhé dialogové okno Průvodce zálohováním nabízí tlačítka možností, která můžete použít k naplánování, kdy chcete zálohovat. Chcete-li označit, že chcete zálohovat na místě, vyberte přepínač Save It Now.

Poznámka: Velmi, a myslím hodně, když jste poprvé zálohovat soubor QuickBooks pomocí tvorbou zálohy příkaz QuickBooks nebude vás požádat, kdy měli zálohovat datový soubor. Pouze zazálohuje datový soubor a tento krok přeskočí.

7. Potvrďte umístění a název záložního souboru.

Jakmile se zobrazí druhé dialogové okno Průvodce zálohováním, klepněte na tlačítko Další. QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit záložní kopii. Pokud jste úspěšně dokončili krok 5, již jste zadali umístění příslušné složky pro záložní soubor. Pro jistotu potvrďte, že název souboru a umístění složky zobrazené v dialogovém okně Uložit záložní kopii jsou správné. Pokud umístění složky není správné, vyberte nové umístění složky z rozevírací nabídky Uložit do. Pokud název souboru není správný, upravte název zobrazený v textovém poli Název souboru.

Dialogové okno Uložit záložní kopii.

8. Klepněte na Uložit.

QuickBooks zálohuje váš datový soubor a zobrazí okno se zprávou, že zálohoval váš soubor. Zpráva také uvádí název souboru zálohy a umístění složky.

Zálohování souborů QuickBook online

Svá data můžete zálohovat online rychle a snadno. Pokud tak učiníte, již nemusíte pamatovat na zálohování a přenášet je mimo pracoviště. Chcete-li se dozvědět více o online zálohování, vyberte Soubor→ Vytvořit zálohu a poté klikněte na odkaz Další informace o online zálohování QuickBooks.

Služba Online Backup je zatraceně dobrý nápad, pokud máte rychlé připojení k internetu, ale tato služba stojí trochu peněz. V závislosti na úrovni služby zaplatíte minimálně 100 až 200 USD ročně, ale můžete si službu nastavit tak, aby QuickBooks automaticky pravidelně zálohoval vaše data a dokonce i další důležité soubory.

Dva poslední body o používání možnosti online zálohování QuickBooks:

• Jen pro pořádek, musíte se starat o bezpečnost. (Více o bezpečnostních opatřeních si můžete přečíst na webu QuickBooks, ale vaše data jsou online stejně bezpečná jako ve vaší kanceláři.)
• Většina lidí by měla používat službu Online zálohování mimo pracoviště za ceny, které Intuit nabízí, se jeví jako opravdu vynikající řešení pro každou firmu, ve které jsou důležité datové soubory QuickBooks.

Získání zpět zálohovaných dat QuickBooks

Co se stane, když ztratíte všechna data QuickBooks? Za prvé, povzbuzuji vás, abyste se cítili samolibě. Dejte si šálek kávy. Opřete se o židli. Pár minut se pochlubte. Ty, příteli, nemáš problém. Postupoval jsi podle pokynů.

Dobře, můžete mít jeden nebo dva problémy, ale pravděpodobně za to můžete vinit PC gremliny. Pokud katastrofa, která způsobila ztrátu dat, zničila i další části vašeho počítače, možná budete muset přeinstalovat QuickBooks. Možná budete muset přeinstalovat veškerý svůj další software.

Poté, co se dostatečně zasmíváte (a poskládáte svůj počítač zpět dohromady, pokud to bylo příčinou katastrofy), pečlivě proveďte následující, abyste obnovili svá data QuickBooks:

1. Získejte záložní soubory.

Najděte zálohu, kterou jste vytvořili, a nahrajte ji do příslušné jednotky (pro disk) nebo portu USB (pro flash disk nebo externí zdroj). Pokud pracujete s externím diskem, proveďte cokoli zvláštního, co potřebujete pro přístup k tomuto zařízení, například zapněte napájení externího disku.

2. Spusťte QuickBooks a zvolte Soubor → Otevřít nebo Obnovit společnost.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Otevřít nebo obnovit společnost.

Dialogové okno Otevřít nebo obnovit společnost.

3. Označte, že chcete obnovit záložní kopii datového souboru QuickBooks; potom klepněte na tlačítko Další.

Jak to děláš, je jasné, že? Vyberte přepínač Obnovit záložní kopii.

4. Řekněte QuickBooks, zda jste zálohovali lokálně nebo online; potom klepněte na tlačítko Další.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Open or Restore Company (nezobrazeno).

5. Výběrem tlačítka volby Local Backup označíte, že jste provedli místní zálohu, a potom klepněte na tlačítko Next.

6. Identifikujte záložní soubor, který chcete použít; potom klepněte na Otevřít.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Otevřít záložní kopii. Pokud znáte název a umístění společnosti, můžete tyto informace zadat do příslušných polí. Pokud tyto informace neznáte, použijte rozevírací nabídku Hledat k identifikaci jednotky obsahující soubor, který chcete zálohovat; poté vyberte záložní soubor, který chcete obnovit, a klikněte na Otevřít. QuickBooks zobrazí dialogové okno Otevřít nebo obnovit společnost (není zobrazeno), které vám řekne, že další krok (kde zadáte umístění obnovení) je zatraceně důležitý.

Dialogové okno Otevřít záložní kopii.

7. Určete, kde bude obnovený soubor umístěn; potom znovu klepněte na Další.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit soubor společnosti jako. Pomocí textového pole Název souboru a rozevírací nabídky Uložit do zde identifikujte soubor, který chcete nahradit.

Dialogové okno Uložit soubor společnosti jako.

Pokud znáte název a umístění společnosti, můžete tyto informace zadat do poskytnutých textových polí. Pokud tyto informace neznáte, použijte rozbalovací nabídku Uložit do a ujistěte se, že jste obnovený soubor umístili do správné složky na správném disku.

8. Klepněte na Uložit.

Pokud soubor, který se pokoušíte obnovit, již existuje, zobrazí se okno se zprávou, které vás o tom informuje.

9. Klepnutím na tlačítko Ano přepíšete a nahradíte soubor souborem uloženým na záložním disku nebo klepnutím na tlačítko Ne zachováte původní kopii.

QuickBooks vás může požádat o heslo, aby ověřil, že máte oprávnění správce k obnovení souboru. Pokud je vše v pořádku, zobrazí se okno se zprávou. Zhluboka si vydechněte úlevou a poděkujte.

Při obnově souboru nahradíte aktuální verzi souboru verzí zálohy uloženou na záložním médiu. Neobnovujte soubor pro zábavu. Obnovte soubor pouze v případě, že je aktuální verze vyhozena do koše a chcete začít znovu pomocí verze uložené na záložním disku.

Musíte znovu zadat vše, co jste zadali od vytvoření záložní kopie. Jsi naštvaný. S trochou štěstí to není tak dlouho, co jste zálohovali.

Použití kopie účetního

Zatímco jsem na téma úklidu, který můžete dělat se soubory QuickBooks, zmíním funkci Účetní kopie.

Začnu tím, že se mi tato funkce moc nelíbí. Podle mých zkušeností - a moje firma nabízí stovky malých podniků pomocí QuickBooks - Účetní je kopírování nefunguje , že v praxi dobře. Ale i tak to možná budete chtít zkusit.

Účetní kopie umožňuje vašemu účetnímu provádět úpravy ve speciální kopii vašeho datového souboru QuickBooks, zatímco vy budete nadále zadávat své denní transakce do hlavního souboru. Když váš účetní vrátí aktualizovaný soubor, můžete změny sloučit zpět do hlavního souboru.

Chcete-li použít funkci Kopie účetního, zvolte Soubor → Vytvořit kopii. Vyberte možnost Kopírovat účetního a poté postupujte podle pokynů na obrazovce. Změny účetního můžete importovat později. Pokud potřebujete pomoc s touto funkcí, promluvte si se svým účetním.

Nikdy byste neměli upgradovat na novější verzi QuickBooks, pokud váš účetní stále pracuje s kopií účetního. Přinejmenším byste to neměli dělat, pokud plánujete použít účetní změny. Pokud se používá aktivní kopie účetního, vaše obrazovka tuto skutečnost uvede úplně nahoře vedle názvu společnosti.

Práce s přenosnými soubory

QuickBooks obsahuje funkci přenosných souborů. Přenosný soubor je menší, kondenzovaná verze souboru QuickBooks dat. Přenosný soubor je ve skutečnosti dostatečně malý, takže jej pravděpodobně můžete poslat e-mailem svému účetnímu, své sestře v Portlandu nebo mně.

Chcete-li vytvořit přenosný soubor, zvolte Soubor → Vytvořit kopii. Když QuickBooks zobrazí první dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu, vyberte možnost Přenosný soubor společnosti, klikněte na Další a postupujte podle pokynů na obrazovce. Proces se mimochodem podobá procesu zálohování. Považuji za velmi snadné uložit soubor na plochu. Poté jej můžete snadno připojit k e-mailu a odeslat. Poté, co druhá strana soubor obdrží, můžete svou kopii přetáhnout do koše. Váš skutečný soubor zůstane nedotčen. (Pro přenos prostřednictvím většiny e-mailových služeb musí mít přenosný soubor obvykle 10 MB nebo menší.)

Chcete-li otevřít přenosný soubor, osoba (může to být vaše účetní, vaše sestra v Portlandu nebo já) by měla vybrat Soubor → Otevřít nebo Obnovit společnost. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Otevřít nebo obnovit společnost, tato druhá osoba pouze určí soubor, který chce otevřít jako přenosný soubor, a poté se řídí pokyny na obrazovce.

Použití auditní stopy

Z nějakého zvláštního důvodu se ve světě účetnictví po Bernie Madoffovi lidé mnohem více zajímají o funkci QuickBooks Audit Trail. Kvůli tomuto obnovenému zájmu mi dovolte podělit se o tři věci, které potřebujete vědět o používání funkce QuickBooks Audit Trail:

• Audit trail je prostě seznam změn. QuickBooks Audit Trail – což je jednoduchá zpráva, která uvádí změny v datovém souboru QuickBooks – vám umožní zjistit, kdo co změnil.
• V posledních verzích QuickBooks nelze vypnout funkci Audit Trail. V souladu s tím je zaznamenána každá změna, kterou provedete (nebo kterou provede někdo jiný ve vaší kanceláři) v QuickBooks.
• Zprávu Audit Trail můžete vytisknout výběrem Reports → Accountant & Taxes → Audit Trail.

Použití závěrečného hesla

QuickBooks od vás nevyžaduje – nebo vás dokonce nechá – „uzavírat“ měsíce a roky, jako to dělaly staré manuální účetní systémy. (Když jste „uzavřeli“ staré účetní období, ve skutečnosti jste vynulovali účty výnosů a nákladů a poté převedli čistou částku na majetkové účty vlastníka.)

QuickBooks vám však umožňuje použít datum uzavření a heslo. Datum uzávěrky jaksi zabraňuje tomu, aby někdo zadal transakce dříve, než je zadané datum. Pokud například nastavíte heslo pro uzavření, někdo musí toto heslo zadat před zadáním transakce nebo změnou transakce datované před datem uzavření. Pokud nenastavíte heslo pro uzavření, někdo, kdo se pokouší zadat nebo změnit transakci datovanou před datem uzavření, bude varován, ale tato osoba může záznam vytvořit nebo změnit.

Chcete-li nastavit datum uzávěrky, zvolte Úpravy→ Předvolby, klepněte na ikonu Účetnictví, klepněte na kartu Předvolby společnosti a potom klepněte na tlačítko Nastavit datum/heslo, takže QuickBooks zobrazí dialogové okno Nastavit datum uzávěrky a heslo. Do textového pole Datum uzávěrky zadáte datum uzávěrky (pravděpodobně konec posledního dokončeného roku) a poté zadáte heslo (dvakrát): do textového pole Heslo pro datum uzávěrky a do textového pole Potvrdit heslo. Poznámka: Zaškrtněte políčko s názvem Vyloučit odhady, prodejní objednávky a nákupní objednávky z omezení data uzávěrky, abyste v rámci uzávěrky neztratili přístup k těmto transakcím.

Dialogové okno Nastavit datum uzavření a heslo.

Nenastavujte datum uzávěrky a heslo pro soubor QuickBooks, který chcete poslat svému účetnímu, aby mohl připravit vaše daňové přiznání. Váš daňový účetní bude pravděpodobně muset provést změny ve vašem souboru QuickBooks, aby synchronizoval věci mezi vašimi záznamy a daňovým přiznáním. Předchozí rok chcete „uzamknout“ až po dokončení daňového přiznání.