Tipy pro rozpočtování s Quickbooks

Quickbooks vám může pomoci s procesem sestavování rozpočtu. Rozpočet může být velmi užitečným nástrojem, ale nemusí nutně fungovat pro každého. Zde je několik komentářů k této záležitosti:

• Rozpočtování je příkladem staré fráze „Naplánujte si práci a pak pracujte podle plánu“. Rozpočty nejsou pouta. Rozpočty nejsou svěrací kazajky. Rozpočty jsou jednoduše plánovací nástroje, které používáte k promyšlenému rozhodování o finančních záležitostech vaší firmy na nadcházející rok.
• Pokud z procesu sestavování rozpočtu nezískáte žádnou hodnotu, neměli byste to dělat. Nebo byste alespoň měli změnit způsob, jakým to děláte. Bez legrace – pokud z procesu nezískáte hodnotu, nezvyšujte rozpočet. Většina podniků však získá hodnotu. Pokud můžete řídit svou firmu bez rozpočtu – nerozdělujte rozpočet. Při řízení vaší firmy používáte ty nástroje, které vám přinášejí největší hodnotu. Pro mnoho lidí to dělá rozpočet. Pokud to není pro vás, přeskočte práci. Čas je pro majitele firem a manažery často tím nejvzácnějším zdrojem.
• Rozpočty mohou být základními nástroji pro řízení lidí s finančně vyčíslitelnou odpovědností. Rozpočty mají špatný rap a nejsou dokonalé, ale víte co? Pokud pro vás pracují lidé, kteří mají povinnosti, které můžete finančně vyčíslit, můžete k řízení těchto lidí použít rozpočet.

Předpokládejme, že máte prodejce, kteří by každý měsíc měli jednotlivě prodat věci v hodnotě 25 000 USD. Pokud sestavujete rozpočet podle prodejce (pravděpodobně budete muset nastavit třídu pro každého prodejce nebo účet příjmů pro každého prodejce), můžete rozpočet použít k porovnání skutečných tržeb generovaných každou osobou s rozpočtovanými tržbami očekávanými pro ni.

Pokud se na Joea podíváte každý měsíc a uvidíte, že má předvídatelné tržby 30 000 $, můžete tyto informace použít při správě Joea. Joeova nadprodukce pravděpodobně znamená, že odvádí dobrou práci. Když se podíváte na Joeova bratra Boba a uvidíte, že každý měsíc vydělává 20 000 $, když očekáváte, že bude tržeb 25 000 $, pravděpodobně vidíte problém a příležitost ke zlepšení. Tohle všechno dává smysl, ne?

• Lidé, kteří rádi dělají rozpočet, se zaměřují na nepříznivé odchylky. Ačkoli nepříznivé odchylky často identifikují problémy, které je třeba napravit, příznivé odchylky jsou někdy zajímavější a užitečnější k pitvě.

Předpokládejme, že máte firmu, ve které očekáváte, že prodejci budou generovat tržby 25 000 $ měsíčně. Pokud Julia generuje tržby 75 000 $ měsíčně, je to zatraceně zajímavé. Julia pravděpodobně něco ví nebo má dovednosti nebo přístup, které ostatní prodejci nemají. Možná, s trochou štěstí, můžete přijít na to, proč se Julii tak daří – a pak využít tyto nové znalosti k tomu, aby vaše ostatní prodejci prodávali každý měsíc více věcí.

• Klíčová rozpočtová čísla, která je třeba sledovat, jsou často velmi malé. Ačkoli rozpočet podle QuickBooks může mít stovky čísel, můžete být schopni řídit své podnikání v pohodě, když se podíváte na několik čísel. Možná ve vašem podnikání všechno závisí na prodeji. Pokud prodeje skutečně řídí všechno ostatní – vaše výdaje a samozřejmě všechny vaše zisky – možná nemáte moc důvodů sledovat částku, kterou každý měsíc utratíte za telefonní účet nebo náklady na poštovné.

Pokud dokážete rozdělit svůj finanční plán na několik čísel, která musíte sledovat, můžete si výrazně zjednodušit sestavování rozpočtu a finanční analýzy. Jediné, co musíte udělat, je identifikovat klíčové finanční statistiky, které je třeba sledovat – a pak je pravidelně sledovat.

Finanční ukazatele jsou často velmi užitečnými nástroji pro sledování finanční výkonnosti firmy. Mnoho majitelů podniků úspěšně řídí své podnikání bez formálního rozpočtu tím, že se podívá na dvě nebo tři položky, včetně nákladů na prodané zboží a procent hrubé marže. Náklady na prodané zboží zahrnují náklady na prodávané produkty nebo položky. Procento hrubé marže je procento z prodeje, které zbyde po zaplacení nákladů na prodané zboží.