Tipy pro práci s pravidly MYOB a bankovními kanály

Jednou ze skvělých věcí na MYOB AccountRight je, že můžete nastavit bankovní pravidla pro automatické přidělování transakcí. Zde je několik tipů, jak vytvořit pravidla, která vždy fungují správně.

• Udržujte podmínky pravidla co nejjednodušší. Například nedávná platba vašemu mechanikovi se objeví jako „EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU“. Jistě, můžete vytvořit pravidlo, které řekne MYOB, aby přidělil jakoukoli transakci s těmito přesnými slovy do nákladů na motorová vozidla, ale místo toho si udělejte chvilku na zjednodušení podmínek pravidla. Vytvořte například pravidlo, které řekne MYOB, aby přidělil jakoukoli transakci se slovy 'BAY AUTOMOTIVE' do nákladů na motorová vozidla. Tímto způsobem, pokud příště budete platit kreditní kartou místo EFTPOS nebo mechanik změní své obchodní zařízení tak, že text bankovního výpisu bude vypadat jinak, pravidlo s větší pravděpodobností zůstane správné.

• Udržujte názvy pravidel informativní a snadno identifikovatelné. MYOB standardně používá jako název pravidla celý popis z textu na vašem bankovním výpisu. Pomocí výše uvedeného příkladu se název pravidla změní na „EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU“. Neakceptujte toto výchozí nastavení, ale místo toho vždy upravte názvy pravidel, abyste pravidla v budoucnu snadněji našli. Například dobrý název pravidla pro tuto transakci je pravděpodobně „Bay Automotive Vehicle Repairs“, protože tento název zahrnuje jak příslušný text bankovního výpisu, tak i typ výdaje.

• Při vytváření pravidla vždy přejděte na Pokročilé možnosti a v pravém dolním rohu zadejte jméno dodavatele nebo odběratele. Přestože výběr karty není povinný, pamatujte, že pokud nevyberete kartu, nebudete moci v budoucnu vyhledávat všechny transakce pro tohoto zákazníka nebo dodavatele. Tato absence podrobné transakční historie může být skutečnou bolestí, takže si udělejte čas navíc a přidejte tyto informace pokaždé, když vytvoříte nové pravidlo.

  Při používání internetového bankovnictví k provádění elektronických plateb dodavatelům si dobře rozmyslete, jak bude popis uveden na vašem bankovním výpisu. Zeptejte se sami sebe, budete schopni vytvořit pravidlo na základě tohoto popisu? Odpověď na tuto otázku závisí jak na vaší bance, tak na tom, zda se jméno příjemce vždy objeví na vašem výpisu. Jedním z tipů je uložit si ve svém internetovém bankovnictví údaje o dodavateli a popisy plateb, aby se pokaždé zobrazil přesně stejný text. Tímto způsobem můžete vytvořit pravidlo založené na tomto konkrétním textu.

• Dávejte pozor na duplicitní pravidla. Čas od času si projděte svůj seznam pravidel a znovu zkontrolujte, jak jste nastavili podmínky. Pokud vidíte dvě pravidla, která mají stejné podmínky, buď odstraňte jedno z pravidel, nebo změňte podmínky pravidla.

• Získejte MYOB k automatickému rozdělení osobních procent. U výdajů, které pravidelně rozdělujete mezi služební a osobní (například možná vždy alokujete 75 procent benzínu na služební a 25 procent na osobní), použijte pokročilé možnosti k vytvoření pravidla, které toto rozdělení provede automaticky.

• V okně Bankovní zdroje vždy před kliknutím na Schválit podržte myš na ikoně Pravidla použito. Tímto způsobem MYOB zobrazí, na jaký účet bude transakce přiřazena, a vy můžete zkontrolovat, zda pravidlo funguje správně.

• Nevytvářejte pravidlo s podmínkou, že jakákoli transakce obsahující slovo „BP“ bude přiřazena k benzínu. Proč ne? Protože pokud tak učiníte, každá transakce BPAY, bez ohledu na to, zda jde o elektřinu, telefon nebo daň, bude přidělena benzínu, jednoduše proto, že „BPAY“ obsahuje písmena „BP“.

• Pokud máte velký objem transakcí, zvažte při vytváření pravidla zadání názvu pravidla do pole Poznámka. Pokud například vytvoříte pravidlo s podmínkou, že každá transakce obsahující slova „Katoomba Au“ je přiřazena k Opravám motorových vozidel (protože Katoomba Au v tomto případě znamená Katoomba Automotive“), jedním trikem je přejít na Pokročilé možnosti a jako poznámku k tomuto pravidlu zadejte „Transakce vytvořená pomocí pravidla Katoomba Automotive Rule“. Tímto způsobem, pokud kontrolujete transakce na konci čtvrtletí nebo na konci roku a zjistíte, že transakce byly přiděleny nesprávně, víte, které pravidlo způsobilo, že se věci pokazily.

Při správném použití mohou bankovní pravidla ušetřit až 90 procent času při zadávání dat a prakticky eliminovat potřebu časově náročného odsouhlasování bank.