Time Single Activities to Bill for Time in QuickBooks 2014

Řádkové položky, které se objevují na faktuře, jsou většinou položky, které popíšete v seznamu položek a poté vyčíslíte přímo ve faktuře. V některých podnicích služeb však můžete ve skutečnosti prodat mnoho jednotek stejné položky. Chcete-li zaznamenávat servisní činnosti tak, jak k nim dochází, vyberte příkaz Zákazníci→Zadat čas→Čas/Zadat jednu činnost.

QuickBooks zobrazí okno Time/Enter Single Activity.

Chcete-li načasovat nebo zaznamenat jednu aktivitu, zaznamenejte datum aktivity do pole Datum. Pomocí pole Jméno identifikujte osobu provádějící službu. V poli Zákazník:Úloha identifikujte zákazníka nebo úlohu, pro kterou je služba prováděna.

Vyberte příslušnou položku služby z rozevíracího seznamu Položka služby a (pokud sledujete zaměstnance) příslušnou mzdovou položku z rozevíracího seznamu Položka mzdy. Pokud sledujete třídy, můžete předvídatelně aktivitu klasifikovat také pomocí rozevíracího seznamu Třída.

Pomocí pole Poznámky zaznamenejte stručný a vhodný popis služby. Tento popis je uveden na faktuře, proto si dobře rozmyslete, co píšete.

Po popisu nebo poskytnutí těchto obecných informací o službě máte dva způsoby, jak zaznamenat čas strávený ve službě:

• Zaznamenat čas ručně: Čas strávený aktivitou můžete zaznamenat ručně pomocí pole Délka pro zadání času. Pokud jste strávili například 10 minut, zadejte do pole Doba trvání 0:10. Pokud jste strávili 3 hodiny a 40 minut, zadejte do pole Doba trvání 3:40.

• Nechte QuickBooks zaznamenávat čas: Můžete také nechat QuickBooks zaznamenávat čas, který jste věnovali aktivitě. Stačí kliknout na tlačítko Start v poli Doba trvání při zahájení aktivity a kliknout na tlačítko Zastavit, když aktivitu zastavíte. Chcete-li časovač pozastavit (například během hovoru), klepněte na tlačítko Pozastavit.

Poté, co v okně Čas/Zadat jednu aktivitu popíšete aktivitu, kterou provádíte, kliknutím na tlačítko Uložit a nový nebo Uložit a zavřít uložte informace o aktivitě.

Ověřte, že je zaškrtnuto políčko Fakturovatelné (v pravém horním rohu okna Čas/Zadejte jednu činnost). Zaškrtnutím políčka Zúčtovatelné sdělujete společnosti QuickBooks, že má uchovávat tento záznam o zúčtovatelné aktivitě pro pozdější zahrnutí do faktury.

Pomocí tlačítek Předchozí a Další, která se zobrazují v horní části okna Čas/Zadat jednu činnost, můžete listovat tam a zpět svými záznamy o načasování činnosti. Všimněte si také, že je k dispozici také tlačítko Kontrola pravopisu. Kliknutím na tlačítko Pravopis zkontrolujete pravopis v popisu poznámek, který zadáte – což je dobrý nápad, protože tyto informace se později objeví na faktuře.

Chcete-li do faktury přidat fakturovatelný čas a náklady, vytvořte fakturu obvyklým způsobem. Poté, co identifikujete zákazníka (a pokud jste zadali čas pro zákazníka) a pokud jste sledovali čas nebo náklady pro zákazníka, QuickBooks zobrazí okno se zprávou s dotazem, zda chcete účtovat nějaký čas nebo náklady. .

Pokud uvedete „ano“, QuickBooks zobrazí dialogové okno Choose Billable Time and Costs.

Karta Čas v dialogovém okně Vybrat fakturovatelný čas a náklady zobrazuje všechny časy, které jste pro zákazníka zaznamenali. Chcete-li tyto časy přidat do faktury, klikněte na sloupec Použít pro čas. (Sloupec Použít je sloupec zcela vlevo a zobrazuje značku zaškrtnutí.)

Nebo, pokud chcete vybrat všechny časy, klikněte na tlačítko Vybrat vše. Potom klepněte na tlačítko OK. QuickBooks přidá každý z těchto zúčtovatelných časů do faktury jako samostatné řádky. Následující obrázek ukazuje, jak se informace o fakturovatelném čase zobrazují v okně Vytvořit faktury.