Time Single Activities to Bill for Time in QuickBooks 2012

Načasování nebo zaznamenávání jednotlivých aktivit je jednou ze dvou metod, které QuickBooks 2012 dodává pro sledování stráveného času, který bude účtován na faktuře jako položka. Chcete-li zaznamenávat servisní činnosti tak, jak k nim dochází, vyberte příkaz Zákazníci→Zadat čas→Čas/Zadat jednu činnost.

QuickBooks zobrazí okno Time/Enter Single Activity.

Chcete-li načasovat nebo zaznamenat jednu aktivitu, zaznamenejte datum aktivity do pole Datum. Pomocí pole Jméno identifikujte osobu provádějící službu. V poli Zákazník:Úloha identifikujte zákazníka nebo úlohu, pro kterou je služba prováděna.

Vyberte příslušnou položku služby z rozevíracího seznamu Položka služby a příslušnou položku mzdy z rozevíracího seznamu Položka mzdy. Pokud sledujete třídy, můžete předvídatelně aktivitu klasifikovat také pomocí rozevíracího seznamu Třída.

Pole Poznámky by mělo být použito k zaznamenání stručného vhodného popisu služby. Tento popis je uveden na faktuře, proto si dobře rozmyslete, co píšete.

Po popisu nebo poskytnutí těchto obecných informací o službě máte dva způsoby, jak zaznamenat čas strávený ve službě:

• Ručně zaznamenat čas: Čas strávený aktivitou můžete zaznamenat ručně pomocí pole Délka pro zadání času. Pokud jste strávili například 10 minut, zadejte do pole Doba trvání 0:10. Pokud jste strávili 3 hodiny a 40 minut, zadejte do pole Doba trvání 3:40.

• Nechte QuickBooks zaznamenávat čas: Můžete také nechat QuickBooks zaznamenávat čas, který jste věnovali aktivitě. Stačí kliknout na tlačítko Start v poli Doba trvání při zahájení aktivity a kliknout na tlačítko Zastavit, když aktivitu zastavíte. Chcete-li časovač pozastavit (například během hovoru), klikněte na tlačítko Pozastavit.

Poté, co v okně Čas/Zadat jednu aktivitu popíšete aktivitu, kterou provádíte, kliknutím na tlačítko Uložit a nový nebo Uložit a zavřít uložte informace o aktivitě.

Ověřte, že je zaškrtnuto políčko Fakturovatelné. Zaškrtávací políčko Fakturovatelné se zobrazí v pravém horním rohu okna Čas/Zadat jednu činnost. Zaškrtnutím políčka Zúčtovatelné sdělujete společnosti QuickBooks, že má uchovávat tento záznam o zúčtovatelné aktivitě pro pozdější zahrnutí na faktuře.

Pomocí tlačítek Předchozí a Další, která se zobrazují v horní části okna Čas/Zadat jednu aktivitu, můžete listovat tam a zpět svými záznamy o načasování aktivity. Všimněte si také, že tlačítko Pravopis je dostupné také v okně Čas/Zadat jednu aktivitu.

Můžete proto kliknout na tlačítko Pravopis a zkontrolovat pravopis v popisu poznámek, který zadáváte – což je dobrý nápad, protože tyto informace se později objeví na faktuře.

QuickBooks také umožňuje vašim zaměstnancům zadávat svůj čas přímo. Chcete-li získat informace o tom, jak tato webová služba funguje, vyberte příkaz Zákazníci → Zadat čas → Nechat zaměstnance zadat svůj čas.